Las tres fórmulas más utilizadas en Excel que realizan cálculos matemáticos simples son CONTAR^(COUNT) , SUMA^(SUM) y PROMEDIO^(AVERAGE) . Ya sea que esté administrando un presupuesto financiero en Excel o simplemente haciendo un seguimiento de sus próximas vacaciones, probablemente haya usado alguna de estas funciones antes.

En este artículo, repasaremos los conceptos básicos de estas tres funciones y sus contrapartes relevantes y útiles: CONTAR.SI.CONJUNTO^(COUNTIFS) , SUMAR.SI.CONJUNTO y PROMEDIO.SI.CONJUNTO^{(SUMIFS and AVERAGEIFS)} .

Excel CONTAR, SUMA y PROMEDIO

Para saber cuántos teléfonos móviles hemos vendido, podemos usar rápidamente la fórmula COUNT como se muestra a continuación:^(COUNT)

=COUNT(E2:E16)

Por otro lado, para obtener la cantidad total de ventas que hemos realizado, podemos usar la fórmula SUM como se muestra a continuación:^(SUM)

=SUM(E2:E16)

Por último, para averiguar las ventas promedio que hicimos para todos los teléfonos, podemos usar la fórmula PROMEDIO^(AVERAGE) de la siguiente manera:

=AVERAGE(E2:E16)

El resultado debe ser el siguiente:

Las fórmulas CONTAR^(COUNT) , SUMA y PROMEDIO^{(SUM and AVERAGE formulas)} sólo funcionarán para registros en los que el valor de la celda^{(cell value)} esté en formato numérico^{(number format)} . Se ignorará cualquier registro dentro del rango de la fórmula^{(formula range)} (es decir, E2:E16 en este ejemplo) que no esté en el formato de número .^{(number format)}

Por lo tanto, asegúrese de que todas las celdas dentro de la fórmula COUNT , SUM y AVERAGE^{(SUM and AVERAGE formula)} tengan el formato Number , no Text . Intente usar la misma fórmula, pero con E:E como rango en lugar de E2:E16 . Devolverá el mismo resultado que antes porque ignora el encabezado (es decir , Precio de venta^{(Sale Price)} ), que está en formato de texto.

Ahora, ¿qué sucede si queremos saber el número de ventas, el monto total de las ventas y el monto promedio de las ventas por teléfono, solo para los vendidos en EE^(USA) . UU .? Aquí es donde COUNTIFS , SUMIFS y AVERAGEIFS^{(SUMIFS and AVERAGEIFS)} juegan un papel importante. Observa la siguiente fórmula:

COUNTIFS

Desglose de la fórmula:

1. =COUNTIFS( – El “=” indica el comienzo de una fórmula en la celda y CONTAR.SIGO^(COUNTIFS) es la primera parte de la función de Excel^{(Excel function)} que estamos usando.
2. D2:D16 : se refiere^(Refers) al rango de datos para verificar si cumple con los criterios que se incluirán en la fórmula de conteo^{(count formula)} .
3. "EE. UU."^(“USA”) : criterios^(Criteria) para buscar en el rango de datos^{(data range)} especificado ( D2: D16 )
4. ) – Corchete de cierre que^{(Closing bracket)} indica el final de la fórmula.

La fórmula devuelve 6, que es el número de ventas de productos enviados desde el almacén de EE^{(USA warehouse)} . UU .

SUMAMOS^(SUMIFS)

Desglose de la fórmula:

1. =SUMIFS( – El “=” indica nuevamente el comienzo de la fórmula.
2. E2:E16 : se refiere^(Refers) al rango de datos que nos gustaría totalizar, es decir, el precio de venta^{(sale price)} en nuestro ejemplo.
3. D2:D16 : se refiere^(Refers) al rango de datos para verificar si cumple con los criterios para ser incluido en la cantidad total.
4. "EE. UU."^(“USA”) : criterios^(Criteria) para buscar en el rango de datos^{(data range)} especificado ( D2: D16 )
5. ) – Corchete de cierre que^{(Closing bracket)} indica el final de la fórmula.

La fórmula muestra $6,050 de ventas totales que se realizaron para productos enviados desde el almacén de EE^{(USA warehouse)} . UU .

PROMEDIOSIS^(AVERAGEIFS)

Desglose de la fórmula:

1. =AVERAGEIFS( – El “=” indica el comienzo de la fórmula.
2. E2:E16 : se refiere^(Refers) al rango de datos que nos gustaría promediar. En este ejemplo, queremos obtener la cantidad promedio de ventas de todos los teléfonos vendidos en EE^(USA) . UU .
3. D2:D16 : se refiere^(Refers) al rango de datos para verificar si cumple con los criterios para incluirse en la fórmula promedio.
4. "EE. UU."^(“USA”) : criterios^(Criteria) para buscar en el rango de datos^{(data range)} especificado
5. ) – Corchete de cierre que^{(Closing bracket)} indica los extremos de la fórmula.

La fórmula muestra que vendimos el producto por alrededor de $1,008 por teléfono en EE. UU.

Las tres fórmulas pueden tomar más de un criterio. Por ejemplo, si queremos conocer las mismas cifras (es decir , COUNT , SUM y AVERAGE ) para productos vendidos en EE^(USA) . UU ., pero específicamente solo para la  marca Samsung , solo necesitamos agregar el rango de datos a verificar seguido de su criterio.

Consulte^(Please) el ejemplo a continuación donde se agrega un segundo criterio a las verificaciones de criterios iniciales. ( El texto azul^{(Blue text)} indica el primer criterio y el rojo indica el segundo criterio)

=COUNTIFS(D2:D16,"USA", B2:B16,"Samsung")

=SUMIFS(E2:E16,D2:D16,"USA", B2:B16,"Samsung")

=AVERAGEIFS(E2:E16,D2:D16,"USA", B2:B16,"Samsung")

Notará que Excel también tiene  fórmulas CONTAR.SI^(COUNTIF) , SUMAR.SI^(SUMIF) y PROMEDIO.SI^(AVERAGEIF) sin el sufijo “S” . Se utilizan de forma similar a COUNTIFS , SUMIFS y AVERAGEIFS . Sin embargo, aquellos sin el sufijo “S” en la fórmula tienen la limitación de permitir solo un criterio por fórmula.

Como la sintaxis es ligeramente diferente, recomendaría usar  COUNTIFS , SUMIFS y AVERAGEIFS solo, ya que se puede usar para uno o más criterios, si es necesario. ¡Disfrutar!

How to Use COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS in Excel

The three most commonly used formulas in Excel that perform simple mathematical calculations аre COUNT, SUM and AVERAGE. Whether you are managing a financial budget in Excel or simply keeping track of your next vacation, you’ve probably used one of these functions before.

In this article, we’re going to go through the basics of these three functions and their relevant and useful counterparts: COUNTIFS, SUMIFS and AVERAGEIFS.

Excel COUNT, SUM and AVERAGE

To know how many mobile phones that we have sold, we can quickly use the COUNT formula as shown below:

=COUNT(E2:E16)

On the other hand, to get the total amount of sales that we have made, we can use the SUM formula as shown below:

=SUM(E2:E16)

Lastly, to find out the average sales that we made for all phones, we can use the AVERAGE formula as below:

=AVERAGE(E2:E16)

The result should be as below:

COUNT, SUM and AVERAGE formulas will only work for records where the cell value is in number format. Any record within the formula range (i.e. E2:E16 in this example) not in the number format will be ignored.

So, please ensure that all cells within the COUNT, SUM and AVERAGE formula are all formatted as Number, not Text. Try to use the same formula, but with E:E as the range instead of E2:E16. It will return the same result as before because it ignores the header (i.e. Sale Price), which is in text format.

Now, what if we want to know number of sales, total amount of sales and the average amount of sales per phone, just for those sold in USA? This is where COUNTIFS, SUMIFS and AVERAGEIFS play an important role. Observe the formula below:

COUNTIFS

Formula breakdown:

1. =COUNTIFS( – The “=” indicates the beginning of a formula in the cell and COUNTIFS is the first part of the Excel function that we are using.
2. D2:D16 – Refers to range of data to check to see if it satisfies the criteria to be included in the count formula.
3. “USA” – Criteria to look for in the data range specified (D2:D16)
4. ) – Closing bracket indicating the end of the formula.

The formula returns 6 which is the number of sales for products shipped from the USA warehouse.

SUMIFS

Formula breakdown:

1. =SUMIFS( – The “=” indicates the beginning of the formula again.
2. E2:E16 – Refers to range of data that we would like to total, i.e. sale price in our example.
3. D2:D16 – Refers to range of data to check to see if it satisfies the criteria to be included in the total amount.
4. “USA” – Criteria to look for in the data range specified (D2:D16)
5. ) – Closing bracket indicating the end of the formula.

The formula shows $6,050 total sales that were made for products shipped from the USA warehouse.

AVERAGEIFS

Formula breakdown:

1. =AVERAGEIFS( – The “=” indicate the beginning of formula.
2. E2:E16 – Refers to range of data that we would like to average. In this example, we want to get the average amount of sales for all phones sold in the USA.
3. D2:D16 – Refers to range of data to check to see if it satisfies the criteria to be included in the average formula.
4. “USA” – Criteria to look for in the data range specified
5. ) – Closing bracket indicating the ends of the formula.

The formula shows we sold the product for around $1,008 per phone in USA.

All three formula can take more than one criteria. For example if we want to know the same figures (i.e. COUNT, SUM and AVERAGE) for products sold in USA, but specifically only for the Samsung brand, we just need to add the data range to be checked followed by its criteria.

Please see example below where a second criteria is added to the initial criteria checks. (Blue text indicates the first criteria and red indicates the second criteria)

=COUNTIFS(D2:D16,"USA", B2:B16,"Samsung")

=SUMIFS(E2:E16,D2:D16,"USA", B2:B16,"Samsung")

=AVERAGEIFS(E2:E16,D2:D16,"USA", B2:B16,"Samsung")

You will notice that Excel also has COUNTIF, SUMIF and AVERAGEIF formulas without the suffix “S”. Those are used similar to COUNTIFS, SUMIFS and AVERAGEIFS. However, those without the suffix “S” in the formula have the limitation of only allowing one criteria per formula.

As the syntax is slightly different, I would recommend using COUNTIFS, SUMIFS and AVERAGEIFS only as it can be used for either one criteria or more, if necessary. Enjoy!

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