Como usuario, al crear un documento extenso en Microsoft Word , un índice es una herramienta conveniente para sus lectores potenciales. Normalmente, vemos índices en las contraportadas de los libros. Permiten a los lectores buscar una palabra o frase para encontrar la página que hace referencia a ese tema.

De la misma manera, en una tabla de contenido en Microsoft Word , los usuarios pueden insertar un índice y luego actualizarlo automáticamente. Esto elimina gran parte del trabajo manual de crear estas excelentes fuentes de referencia. Aquí, se mostrará a los usuarios cómo crear el índice y también cómo actualizarlo en Word .

Cómo crear un índice en Word

A continuación se enumeran los pasos para crear un índice en Word.

1. Marque sus entradas.
2. Editar o eliminar entradas de índice.
3. Actualice el Índice.
4. Crear^(Create) un índice automáticamente^{(Index Automatically)} en Microsoft Word

Ahora veremos cada paso a medida que avanzamos a continuación:

1] Marque sus entradas de índice

Word puede crear su índice automáticamente, pero es lo suficientemente inteligente como para saber qué elementos desea incluir en él. Entonces, para que los usuarios creen un índice, deberán marcar las entradas. Esta es la mayor parte del trabajo que hará para el índice. Pero una vez que comience a marcar las entradas, podrá recorrerlas rápidamente.

Abra el documento de Microsoft Word y vaya a la pestaña Referencias . ^(References)Seleccione su primera entrada de índice arrastrando el cursor a través de ella.

En la cinta, verá la sección Índice^(Index) hacia el lado derecho. Seleccione el botón Marcar entrada^{(Mark Entry)}  .

Aparecerá una ventana emergente para que describa su entrada. Esta ventana puede permanecer abierta mientras selecciona las entradas restantes. Ingrese la  entrada principal^{(Main entry)}  en la parte superior y, opcionalmente, una  subentrada^(Subentry) .

Luego elija entre Opciones^(Options)  para una referencia cruzada, la página actual o un rango de páginas.

O puede formatear el número de página que se muestra en negrita y/o cursiva.

Haga clic en Marcar^(Mark)  para una sola entrada o  Marcar todo^{(Mark All)}  para marcar ese mismo texto en todas partes de su documento.

Cuando haya terminado con la ventana Marcar entrada de índice , haga clic en ^{(Mark Index Entry)}Cerrar^(Close) .

En el documento, las entradas de índice están etiquetadas con XE . Si agrega una subentrada o una referencia cruzada, también lo notará dentro de la etiqueta XE .

Si no ve sus etiquetas XE pero le gustaría verlas, vaya a la  pestaña  Inicio y haga clic en el botón ^(Home)Show/Hide Paragraph  .

2] Editar o eliminar entradas de índice

Si los usuarios necesitan realizar un cambio en una entrada, por ejemplo, eliminar una referencia cruzada, lo harán dentro de ese campo XE. Realice los cambios dentro de las comillas. Otra opción es eliminar la entrada marcada y luego marcarla nuevamente.

Además, para eliminar una entrada de índice, seleccione todo el texto dentro de las llaves {  } y presione Eliminar^(Delete) . Luego puede seguir los pasos anteriores para marcar la entrada nuevamente con los cambios que desea.

3] Crear el Índice en Word

Cuando esté a punto de insertar su índice, mueva el cursor al lugar que desee en el documento. Luego, seleccione la  pestaña  Referencias y haga clic en ^(References)Insertar índice^{(Insert Index)} .

Antes de que se cree el índice, tiene algunas configuraciones que puede ajustar si lo desea. Estos son Vista previa de impresión, Cabecera de ^{(Print Preview,)} pestaña, ^{(Tab Leader,)} Tipo de ^(Type)formato^(Formats)   y Columnas.^(Columns.)

Después de realizar los ajustes de índice, haga  clic en Aceptar^(OK) . Su índice aparecerá en su documento con sus entradas. Verás todo bonito y ordenado y en orden alfabético.

4] Actualizar el Índice

Los usuarios pueden continuar marcando entradas adicionales después de crear el índice y simplemente actualizarlo. Y si edita o elimina entradas, también deberá actualizar el índice.

Haga clic^(Click) dentro del área de índice en su documento, el botón Actualizar índice^{(Update Index)}  en la cinta en la  pestaña Referencias cobrará vida. ^(References)Si el botón aún está atenuado como se muestra en la imagen de arriba, asegúrese de que el cursor esté dentro del índice.

Si desea eliminar el índice por completo, seleccione todo su texto y toque la tecla Eliminar^(Delete) . Entonces es probable que desee eliminar las entradas del índice (como se ve arriba) si no planea usar un índice en absoluto.

5] Crear^(Create) un índice automáticamente^{(Index Automatically)} en Word

Puede tomar algún tiempo marcar todas las entradas que desea en su índice de Word . Pero un índice puede ser una herramienta valiosa para sus lectores. Así que considere agregar uno si su audiencia puede beneficiarse de él para su próximo documento de Word , libro u otro material extenso.

Si esto fue útil, también le puede interesar: Cómo usar texto vinculado en Microsoft Word^{(How to use linked text in Microsoft Word)} .

How to create an Index in Word

As a user, when creating a lengthy document in Microsoft Word, an index is a convenient tool for your potential readers. Normally, we get to see indexes in the backs of books. They allow readers to look up a word or phrase to find the page referencing that topic.

In the same way, in a table of contents in Microsoft Word, users can insert an index and then update it automatically. This takes much of the manual work out of creating these great reference sources. Here, users will be shown how to create the index and also update it in Word.

How to create an Index in Word

Listed below are steps to create an index in word.

1. Mark Your Entries.
2. Edit or Remove Index Entries.
3. Update the Index.
4. Create an Index Automatically in Microsoft Word

Now we will have a look at each step as we proceed below-

1] Mark Your Index Entries

Word can build your index automatically, but it’s smart enough to know which items you want in it. So for users to create an index, they will need to mark the entries. This is the bulk of the work you will do for the index. But once you start marking entries, you will be able to zip through them quickly.

Open Microsoft Word document and go to the References tab. Select your first index entry by dragging your cursor through it.

In the ribbon, you will see the Index section toward the right side. Select the Mark Entry button.

A pop-up window will appear for you to describe your entry. This window can remain open while you select your remaining entries. Enter the Main entry at the top and optionally a Subentry.

Then choose from Options for a cross-reference, the current page, or a page range.

Or you can format the page number that displays in bold and/or italic.

Click on Mark for a single entry or Mark All to mark that same text everywhere in your document.

When you are done with the Mark Index Entry window, click on Close.

On the document, index entries are labeled with XE. If you add a Subentry or cross-reference, you will notice that within the XE tag as well.

If you do not see your XE tags but would like to, go to the Home tab and click the Show/Hide Paragraph button.

2] Edit or Remove Index Entries

If users need to make a change to an entry, for instance, remove a cross-reference, they will do so within that XE field. Make the changes inside the quotation marks. Another option is to remove the marked entry and then mark it again.

Also, to remove an index entry, select all text within and including the braces { } and hit Delete. You can then follow the steps above to mark the entry again with the changes you want.

3] Create the Index in Word

When about to insert your index, move the cursor to the spot you want it in the document. Then, select the References tab and click Insert Index.

Before the index is created, you have a few settings you can adjust if you like. These are Print Preview, Tab Leader, Formats Type and Columns.

After you make your index adjustments, click OK. Your index will pop into your document with your entries. You’ll see everything nice and neat and in alphabetical order.

4] Update the Index

Users can continue to mark additional entries after creating the index and simply updating it. And if you edit or remove entries, you will need to update the index as well.

Click inside the index area in your document, the Update Index button in the ribbon on the References tab will come alive. If the button is still grayed out as shown in the image above, make sure your cursor is within the index.

If you want to remove the index completely, select all of its text and tap the Delete key. You will then likely want to delete the index entries (as seen above) if you don’t plan to use an index at all.

5] Create an Index Automatically in Word

It may take some time to mark all the entries you want in your Word index. But an index can be a valuable tool for your readers. So consider adding one if your audience can benefit from it for your next Word document, book, or other lengthy material.

If this was helpful, you might also like – How to use linked text in Microsoft Word.

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