La plataforma de programación VBA^{(VBA programming)} que se ejecuta en casi todos los productos de Microsoft Office^{(Microsoft Office)} es una de las herramientas más poderosas que cualquiera puede usar para mejorar el uso de esos productos.

Esta guía de VBA para principiantes le mostrará cómo agregar el menú Desarrollador a su aplicación de ^(Developer)Office , cómo ingresar a la ventana del editor de VBA y cómo funcionan las instrucciones y bucles básicos de ^(VBA)VBA para que pueda comenzar a usar VBA en Excel , Word , Powerpoint , Outlook y OneNote .

Esta guía de VBA utiliza la última versión de los productos de Microsoft Office . Si tiene una versión anterior, es posible que vea algunas ligeras diferencias con respecto a las capturas de pantalla.

Cómo habilitar y usar el editor de VBA^{(How To Enable & Use The VBA Editor)}

En cualquiera de los productos de Office usados ​​en esta guía, puede notar que no tiene el menú Desarrollador al que se hace referencia. ^(Developer)El menú de desarrollador sólo está disponible en Excel , Word , Outlook y Powerpoint . OneNote no ofrece una herramienta para editar el código VBA desde dentro de la aplicación, pero aún puede hacer referencia a la ^(VBA)API de OneNote^{(OneNote API)} para interactuar con OneNote desde otros programas de Office . 

Aprenderá cómo hacer esto en nuestra próxima guía avanzada de VBA .^{(Advanced VBA)}

• Para habilitar el menú Desarrollador en cualquier producto de oficina, seleccione el menú ^(Developer)Archivo^(File) y seleccione Opciones^(Options) en el menú de navegación izquierdo. 
• Verá una ventana emergente del menú Opciones . ^(Options)Seleccione Personalizar cinta^{(Customize Ribbon)} en el menú de navegación de la izquierda.

La lista de la izquierda incluye todos los menús y comandos de menú disponibles en esa aplicación de Office . La lista de la derecha son los que están actualmente disponibles o activados.

• Debería ver Desarrollador^(Developer) en la lista de la derecha, pero no se activará. Simplemente^(Just) seleccione la casilla de verificación para activar el menú Desarrollador .^(Developer)

• Si no ve Desarrollador^(Developer) disponible a la derecha, cambie el menú desplegable Elegir comandos de la izquierda a ^{(Choose commands)}Todos los comandos^{(All Commands)} . Busque Desarrollador^(Developer) en la lista y seleccione Add>> en el centro para agregar ese menú a la cinta^(Ribbon) .
• Seleccione Aceptar^(OK) cuando haya terminado.
• Una vez que el menú Desarrollador^(Developer) esté activo, puede volver a la ventana principal de su aplicación y seleccionar Desarrollador^(Developer) en el menú superior. 
• Luego seleccione Ver código^{(View Code)} del grupo Controles^(Controls) en la cinta para abrir la ventana del editor de VBA .

• Esto abrirá la ventana del editor de VBA donde puede escribir el código que aprenderá en las próximas secciones.

• Intente agregar el menú Desarrollador^(Developer) a algunas de las aplicaciones de Office que usa todos los días. Una vez que se sienta cómodo abriendo la ventana del editor de VBA , continúe con la siguiente sección de esta guía.^(VBA)

Consejos generales de programación de VBA para principiantes^{(General VBA Programming Tips for Beginners)}

Notará que cuando se abre el editor de VBA , las opciones de navegación en el panel izquierdo se ven diferentes de una aplicación de Office a otra.

Esto se debe a que los objetos disponibles en los que puede colocar el código VBA dependen de los objetos que haya en la aplicación. Por ejemplo, en Excel , puede agregar código VBA al libro de trabajo o a los objetos de hoja. ^(VBA)En Word , puede agregar código VBA a los documentos. ^(VBA)En Powerpoint , solo para módulos.

Así que no te sorprendas con los diferentes menús. La estructura y sintaxis del código VBA es la misma en todas las aplicaciones. ^(VBA)La única diferencia son los objetos a los que puede hacer referencia y las acciones que puede realizar en esos objetos a través del código VBA .

Antes de sumergirnos en los diferentes objetos y acciones que puede realizar en ellos a través del código VBA , veamos primero la estructura y sintaxis VBA más comunes que puede usar cuando escribe código VBA .

Dónde poner el código VBA^{(Where To Put VBA Code)}

Cuando esté en el editor de VBA , debe usar los dos cuadros desplegables en la parte superior de la ventana de edición para elegir a qué objeto desea adjuntar el código y cuándo desea que se ejecute el código.

Por ejemplo, en Excel , si elige Hoja^(Worksheet) de trabajo y Activar^(Activate) , el código se ejecutará cada vez que se abra la hoja de trabajo. 

Otras acciones de la hoja de cálculo que puede usar para activar su código VBA incluyen cuándo cambia la hoja de cálculo, cuándo se cierra (desactiva), cuándo se ejecuta el cálculo de la hoja de cálculo y más.

Cuando agregue código VBA en el editor, siempre asegúrese de colocar su código VBA en el objeto y usar la acción correcta que desea usar para activar ese código.

Declaraciones IF de VBA^{(VBA IF Statements)}

Una instrucción IF funciona en VBA al igual que en cualquier otro lenguaje de programación.

La primera parte de la instrucción IF analiza si una condición o un conjunto de condiciones es verdadera. Estas condiciones se pueden unir mediante un operador AND u OR para vincularlas.

Un ejemplo sería verificar si una calificación en una hoja de cálculo está por encima o por debajo de una calificación de "aprobado" y asignar el estado de aprobado o reprobado a otra celda.

If Cells(2, 2) > 75 Then Cells(2, 3) = “Pass” Else Cells(2, 3) = “Fail”

Si no desea la declaración completa en una sola línea, puede dividirla en varias líneas agregando un símbolo "_" al final de las líneas.

If Cells(2, 2) > 75 Then _
Cells(2, 3) = “Pass”  Else _
Cells(2, 3) = “Fail”

El uso de esta técnica a menudo puede hacer que el código sea mucho más fácil de leer y depurar.

VBA para los siguientes bucles^{(VBA For Next Loops)}

Las declaraciones IF son excelentes para comparaciones individuales, como el ejemplo anterior de mirar una sola celda. Pero, ¿qué sucede si desea recorrer un rango completo de celdas y hacer la misma instrucción IF en cada una?

En este caso, necesitaría un bucle  FOR .

Para hacer esto, necesitaría usar la longitud de un rango y recorrer esa longitud por la cantidad de filas que contienen datos.

Para hacer esto, debe definir el rango y las variables de celda, y recorrerlas. También deberá definir un contador para poder enviar los resultados a la fila adecuada. Entonces su código VBA primero tendría esta línea.

Dim rng como rango, celda como rango ^{(Dim rng As Range, cell As Range)}
Dim rowCounter como entero^{(Dim rowCounter as Integer)}

Defina el tamaño del rango de la siguiente manera. 

Set rng = Range(“B2:B7”)
rowCounter = 2

Finalmente, puede crear su ciclo FOR para recorrer cada celda en ese rango y hacer la comparación.

For Each cell In rng
   If cell.Value > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"

   rowCounter = rowCounter + 1

Next cell

Una vez que se ejecuta este script de VBA^{(VBA script)} , verá los resultados en la hoja de cálculo real.

Ciclos while de VBA^{(VBA While Loops)}

Un ciclo while^(Loop) también realiza un ciclo a través de una serie de declaraciones, al igual que el ciclo FOR , pero la condición del ciclo para continuar es una condición que permanece verdadera.

Por ejemplo, podría escribir el mismo bucle FOR anterior, como un bucle WHILE , simplemente usando la variable rowCounter de la siguiente manera.

While rowCounter < rng.Count + 2
   If Cells(rowCounter, 2) > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"
   rowCounter = rowCounter + 1
Wend

Nota: se requiere el límite de terminación rng.Count + 2 porque el contador de filas comienza en 2 y debe terminar en la fila 7 donde terminan los datos. Sin embargo, el conteo del rango (B2:B7) es solo 6, y el bucle While solo terminará una vez que el contador sea MAYOR^(GREATER) que el contador, por lo que el último valor del contador de fila debe ser 8 (o rng.Count + 2).

También puede configurar el ciclo While de la siguiente manera:

While rowCounter <= rng.Count + 1

Solo puede incrementar el conteo de rango (6) en 1, porque una vez que la variable rowCounter llega al final de los datos (fila 7), el ciclo puede terminar.

Bucles de VBA Do While y Do Until^{(VBA Do While and Do Until Loops)}

Los bucles Do While y Do Until son casi idénticos a los bucles While, pero funcionan ligeramente diferentes.

• El bucle While^{(While Loop)} comprueba si una condición es verdadera al principio del bucle.
• El bucle Do-While^{(Do-While Loop)} comprueba si una condición es verdadera después de ejecutar las declaraciones en el bucle.
• El bucle Do-Until^{(Do-Until Loop)} comprueba si una condición sigue siendo falsa después de ejecutar el bucle.

En este caso, reescribiría el ciclo While anterior de la siguiente manera, como un ciclo Do-While.

Do
   If Cells(rowCounter, 2) > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"
   
   rowCounter = rowCounter + 1
Loop While rowCounter < rng.Count + 2

En este caso, la lógica no cambia mucho, pero si quiere asegurarse de que la comparación lógica se lleve a cabo después de que se ejecuten todas las sentencias (permitiendo que todas se ejecuten al menos una vez), entonces un Do-While o Do-Until loop es la opción correcta.

Declaraciones de casos seleccionados de VBA^{(VBA Select Case Statements)}

El tipo final de declaración lógica que deberá comprender para comenzar a estructurar su código VBA son las declaraciones ^(VBA)Select Case .

Dado el ejemplo anterior, supongamos que desea tener un método de calificación que no sea solo aprobado. En su lugar, desea asignar una calificación de letra de la A a la F.

Podría hacer esto con la siguiente instrucción Select Case :

For Each cell In rng
   
   Select Case cell

   Case 95 To 100
      Cells(rowCounter, 3) = "A"
   Case 85 To 94
      Cells(rowCounter, 3) = "B"
   Case 75 To 84
      Cells(rowCounter, 3) = "C"
   Case 65 To 74
      Cells(rowCounter, 3) = "D"
   Case 0 To 64
      Cells(rowCounter, 3) = "F"
   End Select

   rowCounter = rowCounter + 1

Next cell

La hoja de cálculo resultante después de ejecutar este script de VBA se parece a la siguiente.

Ahora ya sabe todo lo que necesita saber para comenzar a usar VBA en sus aplicaciones de Microsoft Office^{(Microsoft Office)} .

The Best VBA Guide (For Beginners) You’ll Ever Need

The VBA programming platform that runs throughout nearly all Microsoft Office products is one of the most powerful tools anyone can use to enhance their use of those products.

This VBA guide for beginners will show you how to add the Developer menu to your Office application, how to enter the VBA editor window, and how basic VBA statements and loops work so that you can get started using VBA in Excel, Word, Powerpoint, Outlook, and OneNote.

This VBA guide uses the latest version of Microsoft Office products. If you have an earlier version you may see some slight differences from the screenshots.

How To Enable & Use The VBA Editor

In any of the Office products used in this guide, you may notice that you don’t have the referenced Developer menu. The developer menu is only available in Excel, Word, Outlook, and Powerpoint. OneNote doesn’t offer a tool to edit VBA code from inside the application, but you can still reference the OneNote API to interact with OneNote from other Office programs. 

You’ll learn how to do this in our upcoming Advanced VBA guide.

• To enable the Developer menu in any office product, select the File menu, and select Options from the left navigation menu. 
• You’ll see an Options menu pop-up. Select Customize Ribbon from the left navigation menu.

The left list includes all available menus and menu commands available in that Office application. The list on the right are those that are currently available or activated.

• You should see Developer in the list on the right, but it will not be activated. Just select the checkbox to activate the Developer menu.

• If you don’t see Developer available on the right, then change the left Choose commands from dropdown to All Commands. Find Developer from the list and select Add>> in the center to add that menu to the Ribbon.
• Select OK when you’re done.
• Once the Developer menu is active, you can go back to your main application window and select Developer from the top menu. 
• Then select View Code from the Controls group in the ribbon to open the VBA editor window.

• This will open the VBA editor window where you can type the code you’ll learn in the next few sections.

• Try adding the Developer menu to a few of the Office applications you use every day. Once you’re comfortable opening the VBA editor window, continue on to the next section of this guide.

General VBA Programming Tips for Beginners

You’ll notice when the VBA editor opens, the navigation options in the left panel look different from one Office application to the other.

This is because the available objects where you can place VBA code depend on what objects there are in the application. For example, in Excel, you can add VBA code to workbook or sheet objects. In Word, you can add VBA code to documents. In Powerpoint, only to modules.

So, don’t be surprised by the different menus. The structure and syntax of the VBA code is the same across all applications. The only difference are the objects you can reference and the actions you can take on those objects through the VBA code.

Before we dive into the different objects and actions you can take on them via VBA code, let’s first look at the most common VBA structure and syntax you can use when you write VBA code.

Where To Put VBA Code

When you’re in the VBA editor, you need to use the two dropdown boxes at the top of the editing window to choose which object you want to attach the code to, and when you want the code to run.

For example, in Excel, if you choose Worksheet and Activate, the code will run whenever the worksheet is opened. 

Other worksheet actions you can use to trigger your VBA code include when the worksheet changes, when it’s closed (deactivated), when the worksheet calculation is run, and more.

When you add VBA code in the editor, always make sure to place your VBA code on the object and using the correct action that you want to use to trigger that code.

VBA IF Statements

An IF statement works in VBA just like it works in any other programming language.

The first part of the IF statement looks at whether a condition or set of conditions is true. These conditions can be joined by an AND or OR operator to link them together.

One example would be to check if a grade in a spreadsheet is above or below a “passing” grade, and assigning the pass or fail status to another cell.

If Cells(2, 2) > 75 Then Cells(2, 3) = “Pass” Else Cells(2, 3) = “Fail”

If you don’t want the entire statement on a single line, you can split it into multiple lines by adding a “_” symbol at the end of the lines.

If Cells(2, 2) > 75 Then _
Cells(2, 3) = “Pass”  Else _
Cells(2, 3) = “Fail”

Using this technique can often make code much easier to read and debug.

VBA For Next Loops

IF statements are great for single comparisons, like the example above of looking at a single cell. But what if you want to loop through an entire range of cells and do the same IF statement on each?

In this case you’d need a FOR loop. 

To do this, you’d need to use the length of a range, and loop through that length by the number of rows that contain data.

To do this, you need to define the range and cell variables, and loop through them. You’ll also need to define a counter so you can output the results to the appropriate row. So your VBA code would first have this line.

Dim rng As Range, cell As Range
Dim rowCounter as Integer

Define the range size as follows. 

Set rng = Range(“B2:B7”)
rowCounter = 2

Finally, you can create your FOR loop to step through every cell in that range and do the comparison.

For Each cell In rng
   If cell.Value > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"

   rowCounter = rowCounter + 1

Next cell

Once this VBA script is run, you see the results in the actual spreadsheet.

VBA While Loops

A While Loop also loops through a series of statements, just like the FOR loop, but the condition of the looping to continue is a condition remaining true.

For example, you could write the same FOR loop above, as a WHILE loop, by simply using the rowCounter variable as follows.

While rowCounter < rng.Count + 2
   If Cells(rowCounter, 2) > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"
   rowCounter = rowCounter + 1
Wend

Note: the rng.Count + 2 terminating limit is required because the row counter starts at 2 and needs to end on row 7 where the data ends. However, the count of the range (B2:B7) is only 6, and the While loop will only end once the counter is GREATER than the counter – so the last rowCounter value needs to be 8 (or rng.Count + 2).

You could also set up the While loop as follows:

While rowCounter <= rng.Count + 1

You can only increment the range count (6) by 1, because once the rowCounter variable reaches the end of the data (row 7), the loop can finish.

VBA Do While and Do Until Loops

Do While and Do Until loops are nearly identical to While loops, but work slightly different.

• The While Loop checks whether a condition is true at the beginning of the loop.
• The Do-While Loop checks whether a condition is true after executing the statements in the loop.
• The Do-Until Loop checks whether a condition is still false after executing the loop.

In this case you would rewrite the While loop above as follows, as a Do-While loop.

Do
   If Cells(rowCounter, 2) > 75 Then _
   Cells(rowCounter, 3) = "Pass" Else _
   Cells(rowCounter, 3) = "Fail"
   
   rowCounter = rowCounter + 1
Loop While rowCounter < rng.Count + 2

In this case the logic doesn’t change very much, but if you want to make sure the logic comparison takes place after all of the statements are run (allowing them all to run no matter what at least once), then a Do-While or Do-Until loop is the right option.

VBA Select Case Statements

The final type of logical statement you’ll need to understand to start structuring your VBA code are Select Case statements.

Given the example above, let’s say you want to have a grading method that isn’t just pass fail. Instead, you want to assign a letter grade from A through F.

You could do this with the following Select Case statement:

For Each cell In rng
   
   Select Case cell

   Case 95 To 100
      Cells(rowCounter, 3) = "A"
   Case 85 To 94
      Cells(rowCounter, 3) = "B"
   Case 75 To 84
      Cells(rowCounter, 3) = "C"
   Case 65 To 74
      Cells(rowCounter, 3) = "D"
   Case 0 To 64
      Cells(rowCounter, 3) = "F"
   End Select

   rowCounter = rowCounter + 1

Next cell

The resulting spreadsheet after this VBA script runs looks like the one below.

Now you know everything you need to know to start using VBA in your Microsoft Office applications.

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