Los rangos con nombre son una característica útil, pero a menudo infrautilizada, de Microsoft Excel . Los rangos con nombre pueden hacer que las fórmulas sean más fáciles de entender (y depurar), simplificar la creación de hojas de cálculo complicadas y simplificar sus macros.

Un rango con nombre es solo un rango (ya sea una sola celda o un rango de celdas) al que asigna un nombre. Luego puede usar ese nombre en lugar de referencias de celdas normales en fórmulas, en macros y para definir la fuente para gráficos o validación de datos.

Usar un nombre de rango, como TaxRate , en lugar de una referencia de celda estándar, como Sheet2 !$C$11, puede hacer que una hoja de cálculo sea más fácil de entender y depurar/auditar.

Uso de rangos con nombre en Excel

Por ejemplo, echemos un vistazo a un formulario de pedido simple.  Nuestro archivo incluye un formulario de pedido rellenable con un menú desplegable para seleccionar el método de envío, más una segunda hoja con una tabla de costos de envío y la tasa de impuestos.

La versión 1 (sin rangos con nombre) usa referencias de celdas normales de estilo A1^(A1-style) en sus fórmulas (que se muestran en la barra de fórmulas a continuación).

La versión 2 usa rangos con nombre, lo que hace que sus fórmulas sean mucho más fáciles de entender. Los rangos con nombre también facilitan el ingreso de fórmulas, ya que Excel mostrará una lista de nombres, incluidos los nombres de funciones, entre los que puede elegir, cada vez que comience a escribir un nombre en una fórmula.  Haga doble clic^{(Double-click)} en el nombre en la lista de selección para agregarlo a su fórmula.

Al abrir la ventana Administrador de nombres desde la pestaña ^{(Name Manager)}Fórmulas^(Formulas) , se muestra una lista de los nombres de los rangos y los rangos de celdas a los que hacen referencia.

Pero los rangos con nombre también tienen otros beneficios. En nuestros archivos de ejemplo, el método de envío se selecciona usando un menú desplegable (validación de datos) en la celda B13 en Sheet1 . El método seleccionado luego se usa para buscar los costos de envío en Sheet2 .

Sin rangos con nombre, las opciones desplegables deben ingresarse manualmente ya que la validación de datos no le permitirá seleccionar una lista de origen en una hoja diferente. Por lo tanto, todas las opciones deben ingresarse dos veces: una vez en la lista desplegable y nuevamente en Sheet2 . Además, las dos listas deben coincidir.

Si se comete un error en una de las entradas de cualquiera de las listas, la fórmula de costo de envío generará un error #N/A cuando se seleccione la opción errónea. Nombrar la lista en Sheet2 como ShippingMethods elimina ambos problemas.

Puede hacer referencia a un rango con nombre al definir la validación de datos para una lista desplegable simplemente ingresando =ShippingMethods en el campo de origen, por ejemplo. Esto le permite usar una lista de opciones que están en otra hoja.

Y si el menú desplegable hace referencia a las celdas reales utilizadas en la búsqueda (para la fórmula de costo de envío), las opciones del menú desplegable siempre coincidirán con la lista de búsqueda, evitando errores #N/A.

Crear un rango con nombre en Excel

Para crear un rango con nombre, simplemente seleccione la celda o el rango de celdas que desea nombrar, luego haga clic en el cuadro de nombre^{( Name Box)} (donde normalmente se muestra la dirección de la celda seleccionada, justo a la izquierda de la barra de fórmulas^{(Formula Bar)} ), escriba el nombre que desea usar y presione Entrar^(Enter) .

También puede crear un rango con nombre haciendo clic en el botón Nuevo^(New) en la ventana Administrador^(Manager) de nombres . Esto abre una ventana de Nuevo nombre^{(New Name)}  donde puede ingresar el nuevo nombre.

De manera predeterminada, el rango que se va a nombrar se establece en cualquier rango seleccionado cuando hace clic en el botón Nuevo^(New) , pero puede editar ese rango antes o después de guardar el nuevo nombre.

Tenga en cuenta que los nombres de rango no pueden incluir espacios, aunque pueden incluir guiones bajos y puntos. Generalmente, los nombres deben comenzar con una letra y luego contener solo letras, números, puntos o guiones bajos.

Los nombres no distinguen entre mayúsculas y minúsculas, pero el uso de una cadena de palabras en mayúsculas, como TaxRate o December2018Sales , hace que los nombres sean más fáciles de leer y reconocer. No puede usar un nombre de rango que imite una referencia de celda válida, como Dog26 .

Puede editar los nombres de sus rangos o cambiar los rangos a los que se refieren usando la ventana Administrador de nombres.^(Manager)

Tenga en cuenta también que cada rango con nombre tiene un alcance definido. Normalmente, el alcance se establecerá de forma predeterminada en Libro^(Workbook) de trabajo, lo que significa que se puede hacer referencia al nombre del rango desde cualquier lugar dentro del libro de trabajo. Sin embargo, también es posible tener dos o más rangos con el mismo nombre en hojas separadas, pero dentro del mismo libro de trabajo.

Por ejemplo, podría tener un archivo de datos de ventas con hojas separadas para enero^(January) , febrero^(February) , marzo^(March) , etc. Cada hoja podría tener una celda (rango con nombre) llamada MonthlySales , pero normalmente el alcance de cada uno de esos nombres sería solo la hoja que contiene eso.

Por lo tanto, la fórmula =ROUND(MonthlySales,0) daría las ventas de febrero^(February) , redondeadas al dólar entero más cercano, si la fórmula está en la hoja de febrero^(February) , pero las ventas de marzo si están en la hoja de ^(March)marzo^(March) , etc.

Para evitar confusiones en los libros de trabajo que tienen múltiples rangos en hojas separadas con el mismo nombre o simplemente en libros de trabajo complicados con docenas o cientos de rangos con nombre, puede ser útil incluir el nombre de la hoja como parte de cada nombre de rango.

Esto también hace que cada nombre de rango sea único, de modo que todos los nombres puedan tener un alcance de Libro de trabajo. ^(Workbook)Por ejemplo, January_MonthlySales , February_MonthlySales , Budget_Date , Order_Date , etc.

Dos precauciones con respecto al alcance de los rangos con nombre:^{(Two cautions regarding the scope of named ranges:)} (1) no puede editar el alcance de un rango con nombre después de crearlo y (2) solo puede especificar el alcance de un nuevo rango con nombre si lo crea usando el botón Nuevo^(New) en la ventana Administrador de nombres .^{( Name Manager)}

Si crea un nuevo nombre de rango escribiéndolo en el Cuadro^(Box) de nombre , el ámbito se establecerá de forma predeterminada en el Libro^(Workbook) de trabajo (si no existe ningún otro rango con el mismo nombre) o en la hoja donde se crea el nombre. Por lo tanto, para crear un nuevo rango con nombre cuyo alcance se limite a una hoja en particular, use el botón "Nuevo" del Administrador de nombres.

Finalmente, para aquellos que escriben macros, se puede hacer referencia fácilmente a los nombres de los rangos en el código VBA simplemente colocando el nombre del rango entre corchetes. ^(VBA)Por ejemplo, en lugar de ThisWorkbook.Sheets (1).Cells(2,3), simplemente puede usar [ SalesTotal ] si ese nombre hace referencia a esa celda.

¡ Comience^(Start) a usar rangos con nombre en sus hojas de cálculo de Excel y rápidamente comenzará a apreciar los beneficios! ¡Disfrutar!

Why You Should Be Using Named Ranges in Excel

Named ranges are a useful, but often underutilized, featυre of Microsoft Excel.  Named ranges can make formulas easier to understand (and debug), simplify the creation of complіcated spreadsheets, and simplify your mаcros.

A named range is just a range (either a single cell, or a range of cells) to which you assign a name.  You can then use that name in place of normal cell references in formulas, in macros, and for defining the source for graphs or data validation.

Using a range name, like TaxRate, in place of a standard cell reference, like Sheet2!$C$11, can make a spreadsheet easier to understand and debug/audit.

Using Named Ranges in Excel

For example, let’s look at a simple order form.  Our file includes a fillable order form with a dropdown to select the shipping method, plus a second sheet with a table of shipping costs, and the tax rate.

Version 1 (without named ranges) uses normal A1-style cell references in its formulas (shown in the formula bar below).

Version 2 uses named ranges, making its formulas much easier to understand.  Named ranges also make it easier to enter formulas, since Excel will display a list of names, including function names, that you can pick from, whenever you start to type a name in a formula.  Double-click the name in the pick list to add it to your formula.

Opening the Name Manager window from the Formulas tab displays a list of the range names and the cell ranges they reference.

But named ranges have other benefits also.  In our example files, the shipping method is selected using a dropdown (data validation) in cell B13 on Sheet1.  The selected method is then used to lookup the shipping costs on Sheet2.

Without named ranges, the dropdown choices must be manually entered since data validation will not allow you to select a source list on a different sheet.  So all of the choices must be entered twice: once in the dropdown list, and again on Sheet2.  In addition, the two lists must match.

If an error is made in one of the entries in either list, then the shipping cost formula will generate an #N/A error when the erroneous choice is selected.  Naming the list on Sheet2 as ShippingMethods eliminates both problems.

You can reference a named range when defining the data validation for a dropdown list by simply entering =ShippingMethods in the source field, for example.  This allows you to use a list of choices that are on another sheet.

And if the dropdown is referencing the actual cells used in the lookup (for the shipping cost formula), then the dropdown choices will always match the lookup list, avoiding #N/A errors.

Create a Named Range in Excel

To create a named range, simply select the cell or range of cells you want to name, then click in the Name Box (where the selected cell address is normally displayed, just left of the Formula Bar), type the name you want to use, and press Enter.

You can also create a named range by clicking the New button in the Name Manager window.  This opens a New Name window where you can enter the new name.

By default, the range to be named is set to whatever range is selected when you click the New button, but you can edit that range before or after saving the new name.

Note that range names cannot include spaces, although they can include underscores and periods.  Generally, names should begin with a letter and then contain only letters, numbers, periods, or underscores.

Names are not case-sensitive, but using a string of capitalized words, such as TaxRate or December2018Sales, makes the names easier to read and recognize.  You cannot use a range name that mimics a valid cell reference, such as Dog26.

You can edit your range names or change the ranges they refer to using the Name Manager window.

Note also that each named range has a defined scope.  Normally, the scope will default to Workbook, which means the range name can be referenced from anywhere within the workbook.  However, it is also possible to have two or more ranges with the same name on separate sheets, but within the same workbook.

For example, you might have a sales data file with separate sheets for January, February, March, etc.  Each sheet could have a cell (named range) called MonthlySales, but normally the scope of each of those names would only be the sheet containing it.

Thus, the formula =ROUND(MonthlySales,0) would give February sales, rounded to the nearest whole dollar, if the formula is on the February sheet, but March sales if on the March sheet, etc.

To avoid confusion in workbooks having multiple ranges on separate sheets with the same name or simply complicated workbooks with dozens or hundreds of named ranges, it can be helpful to include the sheet name as part of each range name.

This also makes each range name unique, so that all the names can have a Workbook scope.  For example, January_MonthlySales, February_MonthlySales, Budget_Date, Order_Date, etc.

Two cautions regarding the scope of named ranges: (1) You cannot edit the scope of a named range after it is created, and (2) you can only specify the scope of a new named range if you create it using the New button in the Name Manager window.

If you create a new range name by typing it in the Name Box, the scope will default to either Workbook (if no other range with the same name exists), or to the sheet where the name is being created.  Therefore, to create a new named range whose scope is limited to a particular sheet, use the Name Manager “New” button.

Finally, for those who write macros, range names can be easily referenced in VBA code by simply placing the range name within brackets.  For example, instead of ThisWorkbook.Sheets(1).Cells(2,3) you can simply use [SalesTotal] if that name refers to that cell.

Start using named ranges in your Excel worksheets and you will quickly being to appreciate the benefits! Enjoy!

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