Si ha intentado imprimir un documento en Windows 10 , sabe que no se imprimirá a menos que la impresora esté en línea. Por lo general, esto solo implica encender la impresora y esperar unos segundos a que el estado cambie de fuera de línea a en línea.

Desafortunadamente, esto no sucede todo el tiempo. En su lugar, la impresora permanecerá en estado fuera de línea aunque su impresora esté encendida y conectada a su computadora oa la red. Hay bastantes razones por las que Windows puede no detectar que la impresora está en línea y haré todo lo posible para cubrir tantas soluciones como sea posible.

Paso 1: Dispositivos de ciclo de energía

Lo primero que debe hacer antes de profundizar en la configuración y las herramientas es simplemente intentar apagar y encender la impresora y la computadora. Muchas veces eso soluciona el problema. Apague su impresora y apague su computadora. Luego encienda su impresora y espere hasta que esté conectada a la red. Si está utilizando un cable USB , espere hasta que la impresora termine de iniciarse.

Ahora encienda su computadora y vea si la impresora todavía aparece sin conexión o no. Asegúrese de que la impresora esté completamente apagada y no solo en modo de ahorro de energía. Si no está seguro, lo mejor que puede hacer es desenchufar la impresora por completo durante unos 30 segundos.

Paso 2: Utilice el software de la impresora

Si su impresora todavía se muestra fuera de línea, entonces puede intentar usar el software de la impresora que vino con su impresora. Estas utilidades de la impresora generalmente pueden detectar la impresora en la red y solucionar cualquier problema que haga que la impresora parezca desconectada.

Por ejemplo, puede consultar mi publicación anterior sobre el uso de HP Print and Scan Doctor para ayudar con los problemas de las impresoras HP. Para Canon , vaya a su sitio de soporte^{(support site)} , ingrese su número de modelo y luego haga clic en la pestaña Software . Puede descargar su software My Printer para administrar y mantener su impresora.

Esto se aplica prácticamente a todos los fabricantes de impresoras. Si tiene una impresora Dell^{(Dell printer)} , vaya a la página de descargas y controladores^{(drivers and downloads)} de Dell , busque su impresora y luego descargue la aplicación de la impresora.

Arriba^(Above) hay un ejemplo del software Kyocera Print Center ejecutándose en mi máquina con Windows 10. Le mostrará el estado de la impresora y le brindará detalles adicionales como los niveles de tinta, etc. Si no está seguro de si el software de la impresora está instalado o no en su máquina, puede verificar yendo a Configuración^(Settings) , luego haciendo clic en Dispositivos^(Devices) y finalmente haciendo clic en Impresoras y Escáneres^{(Printers & Scanners)} .

Windows 10 enumerará las impresoras en el lado derecho y, si hay un paquete de software instalado para administrar la impresora, dirá Aplicación disponible para este dispositivo^{(App available for this device)} . Si hace clic en la impresora, luego en Administrar^(Manage) , verá el botón Abrir aplicación de impresora^{(Open printer app)} .

En mi caso, ni siquiera sabía que ya tenía el software instalado en mi sistema, así que esto fue útil.

Paso 3: Configure la impresora en línea

A veces, aunque la impresora esté en línea y conectada, los ajustes están configurados incorrectamente. Abra la cola de la impresora yendo a Dispositivos e impresoras^{( Devices and Printers)} en el Panel^{(Control Panel)} de control y haciendo doble clic en la impresora.

Aquí desea hacer clic en Impresora^(Printer) en la barra de menú y luego asegurarse de desmarcar Pausar impresión^{(Pause Printing)} y Usar impresora sin conexión^{( Use Printer Offline)} .

Paso 4: Ejecute el Solucionador de problemas

Si el problema está relacionado con el subsistema de impresión de Windows , entonces ejecutar el solucionador de problemas podría ayudar. ^(Windows)Puede ejecutar el solucionador de problemas siguiendo los pasos del Paso 2^{(Step 2)} para llegar a la pantalla Administrar^(Manage) su dispositivo para la impresora. Una vez allí, verá el enlace Ejecutar el solucionador de problemas . ^{(Run the troubleshooter)}Haga clic^(Click) en eso y verificará el servicio de cola de impresión, la configuración de red, etc.

El solucionador de problemas suele funcionar si el problema está relacionado con Windows .

Paso 5: Compruebe el puerto de la impresora

Si nada ha funcionado hasta ahora, el problema probablemente esté relacionado con la configuración del puerto. Lo más probable es que esto solo se aplique a una impresora en red, que tiene una dirección IP. La causa más probable es que la dirección IP de la impresora haya cambiado, pero la configuración del puerto aún apunta a la dirección IP anterior.

Primero, averigüe la dirección IP de su impresora imprimiendo una página de configuración de red. Si no puede averiguar cómo hacerlo, consulte mi publicación anterior sobre cómo usar algunas herramientas simples y gratuitas para escanear su red^{(free tools to scan your network)} y ver la dirección IP de todos los dispositivos en su red.

Una vez que tenga la dirección IP, vaya a Panel^{(Control Panel)} de control , Dispositivos^(Devices) e impresoras^(Printers) y haga clic derecho en la impresora. Asegúrese^(Make) de seleccionar Propiedades de la impresora^{(Printer Properties)} , no Propiedades en la parte inferior.

Haga clic en la pestaña Puertos^(Ports) y luego desplácese hacia abajo en la lista hasta que vea el único puerto que está marcado. Selecciónelo y luego haga clic en Configurar puerto^{( Configure Port)} .

Este cuadro de diálogo le indicará la dirección IP actual que cree que tiene la impresora. Si la dirección IP de la impresora es diferente a la que aparece aquí, entonces ese es su problema. Simplemente^(Simply) actualice la dirección IP aquí y debería estar listo para comenzar.

Si obtiene algún tipo de error, como el que se muestra a continuación, al intentar configurar el puerto, probablemente se deba a que está configurado como un puerto WSD .

An error occurred during port configuration. This operating is not supported.

Un puerto WSD, que significa Servicios web para dispositivos,^{(Web Services for Devices,)}  es un puerto configurado automáticamente que no puede editar. Si este es el caso y no puede conectarse a su impresora, debe agregar un nuevo puerto TCP/IP (mediante el botón Agregar puerto^{(Add Port)} ). Puede leer mi publicación anterior sobre adding a network printer by creating a TCP/IP port . También puede leer mi artículo sobre cómo solucionar problemas de impresoras inalámbricas^{(how to troubleshoot wireless printers)} , que brinda algunos consejos adicionales.

La otra opción menos técnica es seguir el Paso 6^{(Step 6)} , que consiste en eliminar la impresora y luego volver a agregarla, utilizando así automáticamente la nueva dirección IP.

Paso 6: Retire y vuelva a agregar la impresora

Si aún no puede hacer que la impresora funcione, entonces su mejor opción podría ser quitarla y luego volver a instalarla. Cuando Windows instala una impresora, la detectará, verificará todas las configuraciones y se asegurará de que el controlador de la impresora esté instalado correctamente.

Puede eliminar la impresora yendo a Panel^{(Control Panel)} de control , Dispositivos^(Devices) e impresoras^(Printers) , haciendo clic con el botón derecho en la impresora y eligiendo Eliminar dispositivo^{(Remove Device)} .

También es una buena idea reiniciar la computadora una vez antes de reinstalar la impresora. Tenga en cuenta que esto no eliminará el controlador de la impresora de su sistema. Si hay algún problema con el controlador, siga el Paso 7.

Una vez que haya reiniciado, haga clic en Agregar impresora^{(Add Printer)} y Windows debería detectar automáticamente la impresora conectada localmente a su red.

Paso 7: reinstale el controlador de la impresora

A veces, el problema puede estar asociado con el controlador de impresión actual. Si este es el caso, debe descargar el controlador más reciente para su impresora desde el sitio web del fabricante. Sin embargo, antes de hacerlo, es una buena idea eliminar el controlador de impresión actual.

Lea mi guía sobre cómo eliminar un controlador de impresora de Windows . Tenga en cuenta que el artículo aún se aplica a Windows 10.

Con suerte, ya ha podido imprimir. De lo contrario, recomiendo leer mi otra guía general para solucionar problemas de impresoras . Además de todo lo anterior, siempre es una buena idea instalar las últimas actualizaciones de Windows, ya que generalmente contienen controladores de impresión más nuevos, lo que podría hacer que su impresora funcione mejor con Windows 10 . Si tiene alguna pregunta, publique un comentario. ¡Disfrutar!

Troubleshoot Printer Stuck in Offline Status in Windows

If you have tried to print a document in Windows 10, yоu know that it won’t print unless the printer is onlіne. Usually, this just invоlves turning on your prіnter and waiting a few seconds for the status tо change from offline to online.

Unfortunately, this doesn’t happen all the time. Instead, the printer will remain in offline status even though your printer is on and connected to your computer or to the network. There are quite a few reasons why Windows may not detect that the printer is online and I’ll do my best to cover as many solutions as possible.

Step 1: Power Cycle Devices

The first thing to do before you get deep into settings and tools is to simply try power cycling your printer and computer. A lot of times that fixes the problem. Turn off your printer and turn off your computer. Then power on your printer and wait until it is connected to the network. If you’re using a USB cable, just wait till the printer is finished starting up.

Now turn on your computer and see if the printer is still showing up offline or not. Make sure the printer is fully turned off and not just in power saving mode. If you’re not sure, the best thing to do is to unplug the printer completely for about 30 seconds.

Step 2: Use Printer Software

If your printer is still showing offline, then you can try to use the printer software that came with your printer. These printer utilities can usually detect the printer on the network and fix any issues that are causing the printer to appear offline.

For example, you can check out my previous post on using HP Print and Scan Doctor to help with issues for HP printers. For Canon, go to their support site, enter your model number and then click on the Software tab. You can download their My Printer software to manage and maintain your printer.

This pretty much applies to all printer manufacturers. If you have a Dell printer, go to the Dell drivers and downloads page, search for your printer and then download the printer application.

Above is an example of Kyocera Print Center software running on my Windows 10 machine. It will show you the status of the printer and give you additional details like ink levels, etc. If you’re not sure whether or not printer software is installed on your machine, you can check by going to Settings, then clicking on Devices and finally clicking on Printers & Scanners.

Windows 10 will list out the printers on the right-hand side and if there is a software package installed to manage the printer, it will say App available for this device.  If you click on the printer, then click on Manage, you’ll see an Open printer app button.

In my case, I didn’t even know I had the software already installed on my system, so this was helpful.

Step 3: Set Printer Online

Sometimes, even though the printer is online and connected, the settings are incorrectly configured. Open the printer queue by going to Devices and Printers in Control Panel and double-clicking on the printer.

Here you want to click on Printer in the menu bar and then make sure to uncheck Pause Printing and Use Printer Offline.

Step 4: Run the Troubleshooter

If the problem is with the Windows printing subsystem, then running the troubleshooter might help. You can run the troubleshooter by following the steps in Step 2 to get to the Manage your device screen for the printer. Once there, you’ll see the Run the troubleshooter link. Click on that and it will check the spooler service, the network settings, etc.

The troubleshooter usually works if the problem is related to Windows.

Step 5: Check Printer Port

If nothing has worked till now, the problem is probably related to the port configuration. This will most likely only apply to a networked printer, which has an IP address. The most likely cause is that the IP address of the printer has changed, but the port configuration still points to the old IP address.

First, find out the IP address for your printer by printing out a network configuration page. If you can’t figure out how to do that, then check out my previous post on how to use some simple and free tools to scan your network and view the IP address of all devices on your network.

Once you have the IP address, go to Control Panel, Devices and Printers and right-click on the printer. Make sure to select Printer Properties, not Properties at the bottom.

Click on the Ports tab and then scroll down the list until you see the one port that is checked. Select it and then click on Configure Port.

This dialog will tell you the current IP address that it thinks the printer has. If the IP address of the printer is different than the one listed here, then that’s your problem. Simply update the IP address here and you should be good to go.

If you get any kind of error, like the one shown below, when trying to configure the port, then it’s probably because it’s configured as a WSD port.

An error occurred during port configuration. This operating is not supported.

A WSD port, which stands for Web Services for Devices, is an automatically configured port that you cannot edit. If this is the case and you can’t connect to your printer, you have to add a new TCP/IP port (via Add Port button). You can read my previous post on adding a network printer by creating a TCP/IP port. You can also read my article on how to troubleshoot wireless printers, which gives some extra tips.

The other less technical option is to follow Step 6, which is to delete the printer and then re-add it, thereby automatically using the new IP address.

Step 6: Remove and Re-Add Printer

If you can’t get the printer working yet, then your best option might be to remove it and then re-install it. When Windows installs a printer, it will detect it, check all the settings, and make sure the driver for the printer is installed properly.

You can remove the printer by going to Control Panel, Devices and Printers, right-clicking on the printer and choosing Remove Device.

It’s also a good idea to restart the computer once before you reinstall the printer. Note that this will not remove the driver for the printer from your system. If there is some issue with the driver, follow Step 7.

Once you have restarted, click Add Printer and Windows should automatically detect the printer connected locally on connected to your network.

Step 7 – Reinstall Printer Driver

Sometimes the issue can be associated with the current print driver. If this is the case, you should download the latest driver for your printer from the manufacturer’s website. However, before you do that, it’s a good idea to remove the current print driver.

Read my guide on how to remove a printer driver from Windows. Note that the article still applies to Windows 10.

Hopefully, you’ve been able to print by now. If not, I recommend reading my other general guide to troubleshooting printers. In addition to everything above, it’s always a good idea to install the latest Windows updates as those usually contain newer print drivers, which could make your printer work better with Windows 10. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

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