Si usa clientes de correo electrónico comunes en un entorno corporativo^(Corporate) como Outlook , probablemente esté acostumbrado a configurar su respuesta de fuera de la oficina^{(setting your out of office reply)} . ¿^(Did) Sabía que también puede configurar respuestas fuera de la oficina en Gmail ?

Dado que la mayoría de las personas usan Gmail como su cuenta de correo electrónico personal, puede ser útil informar a las personas cuando está de vacaciones o de vacaciones.

Hacer esto es bastante simple en Gmail , pero el proceso es ligeramente diferente al que podría estar acostumbrado en Outlook . En este artículo, aprenderá cómo configurar fuera de la oficina en Gmail , cómo deshabilitarlo y lo que la gente puede esperar de usted cuando lo tenga habilitado.

Cómo configurar fuera^(Out) de la oficina^(Office) en Gmail

Si está a punto de irse de vacaciones por un tiempo y desea alertar a las personas que es posible que no pueda responder a su correo electrónico tan rápido como de costumbre, una respuesta de fuera de la oficina es el camino a seguir.

Para comenzar con los pasos a continuación, primero inicie sesión en su cuenta de Gmail .

1. Seleccione el icono de configuración^(Settings) de engranajes en la esquina superior derecha de su cuenta de Gmail .

2. Seleccione Ver todas las configuraciones^{(See all settings)} en la parte superior de la lista de configuraciones.

3. Desplácese hacia abajo hasta la sección Respondedor de vacaciones^{(Vacation responder)} en la parte inferior. Cambie la configuración a Respondedor de vacaciones en^{(Vacation responder on)} .

4. Seleccione el primer día de sus vacaciones. Escriba la línea de asunto y el mensaje que le gustaría responder automáticamente cada vez que las personas le envíen un correo electrónico.

Tenga en cuenta las siguientes opciones cuando complete este formulario.

• No es necesario que habilite y seleccione un Último día^{(Last day)} , pero es una buena idea hacerlo para no olvidar dejar habilitado el Respondedor de vacaciones .^(Vacation)
• De manera predeterminada, el campo del mensaje usa un editor de formato enriquecido donde puede usar la barra de formato para dar formato al texto del mensaje. Si selecciona Texto^{(Plain Text)} sin formato sobre el campo del mensaje, el formato cambiará a texto sin formato.
• Seleccione Solo enviar una respuesta a las personas en mis contactos^{(Only send a response to people in my Contacts)} si desea dirigir las respuestas automáticas del respondedor de vacaciones solo a las personas que ya conoce e ignorar a todas las demás. ^(Vacation)Esta es una buena idea si no quiere que los extraños sepan que está fuera de casa por un período prolongado. 

5. Seleccione Guardar cambios^{(Save Changes)} para habilitar el Respondedor de vacaciones.

Cómo desactivar fuera^(Out) de la oficina^(Office) en Gmail

Hay dos formas de desactivar el Respondedor de vacaciones^(Vacation) . Mientras esté habilitado, verá un mensaje en la parte superior de su bandeja de entrada sobre el estado del respondedor.

Puede seleccionar Finalizar ahora^{(End now)} para apagar el respondedor al instante. Esta es una forma rápida de desactivarlo sin tener que buscar de nuevo en la configuración de Gmail para modificar la configuración del respondedor.

Sin embargo, si prefiere deshabilitar la respuesta de vacaciones en la configuración de ^(Vacation)Gmail , puede seleccionar Configuración de vacaciones^{(Vacation Settings)} en el mensaje de notificación o puede volver a la ventana Configuración de Gmail .^{(Gmail Settings)}

Desplácese^(Scroll) hacia atrás hasta la parte inferior del menú Configuración de Gmail^{(Gmail Settings)} para encontrar nuevamente la sección Respondedor de vacaciones .^{(Vacation responder)}

Seleccione Respuesta^{(Vacation responder off)} automática desactivada para desactivar la respuesta automática. 

Nota: no tendrá que hacer esto si configuró el campo Último día^{(Last day)} en la fecha de finalización de sus vacaciones. El respondedor de vacaciones se desactivará automáticamente después de esta fecha.^(Vacation)

Pero si desea desactivar el Respondedor de vacaciones^(Vacation) antes de la configuración del último día, el procedimiento anterior funcionará.

Cómo funciona el Respondedor de vacaciones de Gmail

Tenga en cuenta que, dado que solo puede ingresar las fechas de inicio y finalización para el respondedor de vacaciones^(Vacation) , las horas se configuran automáticamente por correo electrónico.

• Fecha de inicio Hora: 12:00 a.m. medianoche
• Fecha de finalización Hora: 23:59

Si prefiere que la hora comience a la medianoche anterior al día de inicio de sus vacaciones, configure la Fecha de inicio un^{(Start Date one)} día antes del inicio de sus vacaciones.

Las personas que te envíen correos electrónicos mientras hayas habilitado el Respondedor de vacaciones^(Vacation) verán el siguiente comportamiento en tu cuenta de Gmail .

• Las personas verán tu respuesta automática la primera vez que te envíen un mensaje. Si te envían un mensaje nuevamente, no se enviará la respuesta automática.
• Si pasan cuatro días y la misma persona le envía un mensaje, la respuesta automática se activará nuevamente.
• Si edita su respuesta de vacaciones, el temporizador vuelve a comenzar y cualquier persona que le envíe un mensaje por primera vez después de la edición obtendrá una respuesta automática.
• Gmail es lo suficientemente inteligente como para no responder automáticamente a ningún mensaje que se clasifique automáticamente en la carpeta de correo no deseado o en las listas de correo.
• Otros usuarios de Gmail verán su estado "fuera de la oficina" si comienzan a redactar un correo electrónico para usted. 

Cree ^{(Create Smarter Out)}respuestas^(Replies) de fuera de la oficina^(Office) más inteligentes en Gmail con filtros

Si desea crear una respuesta automática más específica con mensajes personalizados para personas específicas, puede hacerlo mediante los filtros de Gmail^{(Gmail Filters)} .

1. Antes de que pueda usar un filtro para la reproducción automática, debe crear una plantilla de correo electrónico^{(email template)} para responder. Para hacer esto, redacte un nuevo correo electrónico en Gmail con el correo electrónico con el que desea responder. Luego, seleccione el menú "Más" de tres puntos en la esquina inferior derecha de la ventana y seleccione Plantillas^(Templates) , seleccione Guardar borrador como plantilla^{(Save draft as template)} y luego seleccione Guardar como plantilla nueva^{(Save as new template)} .

1. Asigne un nombre a la plantilla en la ventana emergente.

1. Para acceder a los filtros de Gmail , vuelva a la Configuración de Gmail^{(Gmail Settings)} . Seleccione Filtros y direcciones bloqueadas^{(Filters and Blocked Addresses)} en la parte superior de la ventana Configuración.

1. Desplácese hasta la parte inferior de esta página y seleccione Crear un nuevo filtro^{(Create a new filter)} .

4. En el formulario Crear^(Create) filtro, escriba la dirección de correo electrónico a la que desea responder automáticamente en el campo De^(From) . Seleccione Crear filtro^{(Create filter)} cuando haya terminado.

1. En la ventana Crear^(Create) filtro, active la casilla de verificación junto a Enviar plantilla^{(Send template)} . En el cuadro desplegable, seleccione la plantilla Boss Reply que creó anteriormente.

1. Finalmente, simplemente seleccione el botón Crear filtro^{(Create filter)} en la parte inferior y su nuevo filtro y respuesta automática ahora están activos.

Ahora, cada vez que la persona con la dirección que ha definido en el filtro le envíe un correo electrónico, recibirá una respuesta de fuera de la oficina^{(out of office)} con la plantilla que ha creado.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you use common email clients in a Corporate environment like Oυtlook, you’re probably used tо setting your out of office reply. Did you know you can also set up out of office replies in Gmail as well?

Since most people use Gmail as their personal email account, it can be useful letting people know when you’re on vacation or holiday.

Doing this is fairly simple in Gmail, but the process is slightly different than you might be used to in Outlook. In this article you’ll learn how to set up out of office in Gmail, how to disable it, and what people can expect to see from you when you do have it enabled.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you’re about to head out on vacation for a while and want to alert people that you may not be able to respond to their email as quickly as usual, an out of office reply is the way to go.

To get started with the steps below, first log into your Gmail account.

1. Select the gear Settings icon at the upper right corner of your Gmail account.

2. Select See all settings at the top of the Settings list.

3. Scroll down to the Vacation responder section at the bottom. Change the setting to Vacation responder on.

4. Select the first day of your vacation. Type the subject line and message that you’d like to auto-reply whenever people email you.

Note the following options when you’re filling out this form.

• You don’t have to enable and select a Last day, but it’s a good idea to just so you don’t forget to leave your Vacation responder enabled.
• By default the message field uses a rich formatting editor where you can use the formatting bar to format the message text. If you select Plain Text above the message field, the formatting will change to plain text.
• Select Only send a response to people in my Contacts if you want to target the Vacation responder’s auto-replies only to people you already know, and ignore all others. This is a good idea if you don’t want strangers knowing that you’re away from home for an extended period. 

5. Select Save Changes to enable the Vacation responder.

How to Turn Off Out of Office in Gmail

There are two ways you can disable the Vacation responder. While it’s enabled, you’ll see a message at the top of your inbox about the status of the responder.

You can select End now to turn off the responder instantly. This is a quick way to disable it without having to search through your Gmail settings again to modify the responder settings.

However, if you prefer to disable the Vacation responder in Gmail settings, you can either select Vacation Settings in the notification message, or you can go back to your Gmail Settings window.

Scroll back to the bottom of the Gmail Settings menu to find the Vacation responder section again.

Select Vacation responder off to disable the automatic responder. 

Note – you won’t have to do this if you’ve set the Last day field to the end date of your vacation. The Vacation responder will automatically disable after this date.

But if you want to turn off the Vacation responder before the Last day setting, the above procedure will work.

How Gmail Vacation Responder Works

Keep in mind that since you can only enter the start and end dates for the Vacation responder, the times are set automatically by email.

• Start Date Time: 12:00 AM midnight
• End Date Time: 11:59 PM

If you’d rather have the time start at midnight before the day your vacation starts, then set the Start Date one day earlier than the start of your vacation.

People who email you while you’ve enabled the Vacation responder will see the following behavior from your Gmail account.

• People will see your auto-response the first time they message you. If they message you again, the auto-response won’t be sent.
• If four days pass and the same person messages you, the auto-response will trigger again.
• If you edit your vacation response, the timer starts over and anyone who messages you the first time after editing will get an auto-response.
• Gmail is smart enough not to auto-respond to any messages that get automatically sorted into the spam folder or mailing lists.
• Other Gmail users will see your “out of office” status if they start composing an email to you. 

Create Smarter Out of Office Replies in Gmail with Filters

If you’d like to create a more targeted auto reply with customized messages for specific people, you can do this by using Gmail Filters.

1. Before you can use a filter to auto-replay, you need to create an email template to reply with. To do this, compose a new email in Gmail with the email you want to reply with. Then, select the three dots “More” menu at the lower right corner of the window, and select Templates, select Save draft as template, and then select Save as new template.

1. Give the template a name in the pop-up window.

1. To access Gmail filters, go back into Gmail Settings. Select Filters and Blocked Addresses at the top of the Settings window.

1. Scroll to the bottom of this page and select Create a new filter.

4. In the Create filter form, type the email address you want to auto-reply to in the From field. Select Create filter when you’re done.

1. In the Create filter window, enable the checkbox next to Send template. In the dropdown box, select the Boss Reply template that you created earlier.

1. Finally, just select the Create filter button at the bottom and your new filter and auto-reply is now active.

Now, any time the person with the address you’ve defined in the filter sends you an email, they’ll receive an out of office reply with the template that you’ve created.

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