Si está creando una hoja de cálculo interactiva, es posible que necesite una lista desplegable para que los usuarios puedan elegir entre las opciones. Para eso, puede seguir este tutorial para crear una lista desplegable en Microsoft Excel o Google Sheets^{(create a drop-down list in Microsoft Excel or Google Sheets)} . Puede crear un menú desplegable único y anidado con la ayuda de esta guía.

Al igual que varios lenguajes de programación, también es posible incluir la instrucción if-else en una hoja de cálculo de Excel . Supongamos que está creando una hoja de cálculo para personas que deben seleccionar diferentes opciones de acuerdo con varios criterios. En ese momento, es aconsejable utilizar una lista desplegable para que pueda ofrecer más de una opción a las personas.

Cómo crear una lista desplegable en Excel

Para crear una lista desplegable en Excel , siga estos pasos:

1. Seleccione una celda donde desea mostrar el menú desplegable.
2. Vaya a Datos > Validación de datos.
3. Seleccione la lista en el menú Permitir .^(Allow)
4. Escriba^(Write) sus opciones en el cuadro Fuente^(Source) .
5. Guarde su cambio.

Para comenzar, debe seleccionar una celda en su hoja de cálculo donde desea mostrar la lista desplegable. Después de eso, cambie de la pestaña Inicio^{(Home )} a la pestaña Datos^{(Data )} . En la sección Herramientas de datos , haga clic en el botón ^{(Data Tools)}Validación de datos^{(Data Validation )} y seleccione la misma opción nuevamente.

Ahora, expanda la lista desplegable Permitir y seleccione ^{(Allow )}Lista^(List) . Luego, debe anotar todas las opciones una tras otra. Si desea mostrar AA, BB y CC como ejemplos, debe escribirlos así:

AA,BB,CC

No importa cuántas opciones desee proporcionar, debe separarlas con una coma. Después de eso, haga clic en el botón Aceptar. Ahora, debería encontrar una lista desplegable como esta:

También puede agregar un mensaje de error. Aparece cuando los usuarios intentan ingresar un valor diferente a las opciones dadas. Para eso, cambie a la pestaña Alerta de error^{(Error Alert )} y escriba su mensaje. Siga este tutorial para agregar mensajes de error en Excel^{(add error messages in Excel)} .

Cómo crear una lista desplegable anidada en Excel

Si desea obtener datos de algunos menús desplegables o celdas existentes y mostrar las opciones correspondientes en una celda diferente, esto es lo que puede hacer.

Debe abrir la misma ventana de Validación de datos y seleccionar ^{(Data Validation )}Lista^(List) en el menú Permitir . ^{(Allow )}Esta vez, debe ingresar un rango en el cuadro Fuente como este:^{(Source )}

=$A$1:$A$5

Según este rango, la nueva lista desplegable mostrará las mismas opciones que están escritas en las celdas A1 a A5.

Cómo crear una lista desplegable en Hojas de cálculo de Google

Para crear una lista desplegable en Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} , siga estos pasos:

1. Seleccione una celda y vaya a Data > Data Validación de datos.
2. Seleccione la Lista de elementos.
3. Escriba sus artículos u opciones.
4. Guarde su cambio.

Al principio, seleccione una celda en una hoja de cálculo y haga clic en Datos^{(Data )} en la barra de navegación superior. Después de eso, seleccione la opción Validación de datos de la lista.^{(Data validation )}

Ahora, expanda el menú desplegable Criterios y seleccione ^{(Criteria )}Lista de elementos^{(List of items)} . A continuación, debe anotar todas las opciones o elementos en el cuadro vacío.

Por último, haga clic en el botón Guardar^{(Save )} para mostrar la lista desplegable en una celda.

Al igual que Excel , Google Sheets muestra un mensaje de advertencia o error por ingresar datos no válidos. De forma predeterminada, muestra un mensaje de advertencia y permite a los usuarios escribir texto personalizado. Si desea evitar que los usuarios ingresen datos no válidos, debe elegir la opción Rechazar entrada^{(Reject input )} en la ventana Validación de datos .^{(Data validation)}

Cómo crear una lista desplegable anidada en Hojas de cálculo de Google

Es casi lo mismo que Excel , pero el nombre de la opción es diferente. Debe seleccionar la opción Lista de un rango de la lista de ^{(List from a range )}Criterios^{(Criteria )} e ingresar un rango de acuerdo con sus necesidades. Puede ingresar un campo como este-

=$A$1:$A$5

Mostrará todos los textos de las celdas A1 a A5 en esta lista desplegable.

¡Eso es todo! Espero que te ayude.

How to create a drop-down list in Excel and Google Sheets

If you are creating an interactive spreadѕheet, you may need a droр-down list so that users can сhoose between options. For that, you can follow this tutorial to create a drop-down list in Microsoft Excel or Google Sheets. You can create a single as well as a nested drop-down menu with the help of this guide.

Like various programming languages, it is possible to include the if-else statement in an Excel spreadsheet as well. Let’s assume that you are creating a spreadsheet for people who should select different options according to various criteria. At such a moment, it is wise to use a drop-down list so that you can provide more than one choice to the people.

How to create a drop-down list in Excel

To create a drop-down list in Excel, follow these steps-

1. Select a cell where you want to show the drop-down menu.
2. Go to Data > Data Validation.
3. Select the List from the Allow menu.
4. Write down your options in the Source box.
5. Save your change.

To get started, you need to select a cell in your spreadsheet where you want to show the drop-down list. After that, switch from the Home tab to the Data tab. In the Data Tools section, click the Data Validation button, and select the same option again.

Now, expand the Allow drop-down list, and select List. Then, you need to write down all the options one after one. If you want to display AA, BB, and CC as the examples, you need to write them like this-

AA,BB,CC

No matter how many options you want to provide, you need to separate them by a comma. After going that, click the OK button. Now, you should find a drop-down list like this-

You can add an error message as well. It appears when users try to enter a different value other than the given options. For that, switch to the Error Alert tab, and write down your message. Follow this tutorial to add error messages in Excel.

How to create a nested drop-down list in Excel

If you want to obtain data from some existing drop-down menus or cells and display options accordingly in a different cell, here is what you can do.

You need to open the same Data Validation window and select List in the Allow menu. This time, you need to enter a range in the Source box like this-

=$A$1:$A$5

According to this range, the new drop-down list will show the same options that are written in the A1 to A5 cells.

How to create a drop-down list in Google Sheets

To create a drop-down list in Google Sheets, follow these steps-

1. Select a cell and go to Data > Data validation.
2. Select the List of items.
3. Write down your items or options.
4. Save your change.

At first, select a cell in a spreadsheet and click the Data from the top navigation bar. After that, select the Data validation option from the list.

Now, expand the Criteria drop-down menu, and select List of items. Next, you need to write down all the options or items in the empty box.

At last, click the Save button to show the drop-down list in a cell.

Like Excel, Google Sheets shows a warning or error message for entering invalid data. By default, it shows a warning message and allows users to write custom text. If you want to prevent users from entering invalid data, you need to choose the Reject input option in the Data validation window.

How to create a nested drop-down list in Google Sheets

It is almost the same as Excel, but the name of the option is different. You need to select the List from a range option from the Criteria list and enter a range according to your needs. You can enter a field like this-

=$A$1:$A$5

It will show all the texts from A1 to A5 cells in this drop-down list.

That’s it! Hope it will help you.

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