Si usa Outlook para comunicarse con sus colegas, probablemente haya querido enviar correos electrónicos repetidamente a un grupo específico cuya membresía cambia con frecuencia. Por ejemplo, es posible que deba enviar un correo electrónico a todos sus representantes de servicio al cliente todos los días, pero debido a la alta rotación, la lista puede cambiar con frecuencia.

Puede escribir el nombre o el correo electrónico de cada persona manualmente cada vez que envíe un correo electrónico, pero rápidamente esto puede volverse engorroso a medida que el grupo crece. No solo eso, sino que también corre el riesgo de olvidar a alguien sin darse cuenta, lo que podría provocar un drama en la oficina. ¡Ahí es donde entra en juego una lista de distribución o un grupo de contactos!

En su mayor parte, los términos "grupo de contacto" y "lista de distribución" son intercambiables. Microsoft comenzó a usar la frase "grupo de contacto", presumiblemente porque es un poco más intuitiva que "lista de distribución". 

Sin embargo, existe una distinción real entre los dos en las organizaciones que usan Microsoft 365 . Los administradores de Microsoft 365 pueden convertir las listas de distribución de Outlook existentes en " ^(Outlook)Grupos^(Groups) ", lo que, a su vez, brinda a los miembros del grupo acceso a bibliotecas compartidas y espacios de colaboración como Microsoft Teams , Yammer y Planner .

Si bien es probable que su departamento de TI gobierne las listas de distribución de Outlook de su organización, especialmente la temida y, a menudo, mal mantenida lista de todo el personal, aún puede crear sus propios grupos de contactos en Outlook . 

A continuación, lo guiaremos a través de cómo crear grupos de contactos en Outlook tanto para la versión del navegador como para la aplicación de escritorio. 

Cómo crear un grupo de contactos^{(Contact Group)} en Outlook Online

Crear un grupo de contactos en la versión del navegador de Outlook es fácil.

1. Inicie sesión en su cuenta en Outlook.com o seleccione Outlook desde el iniciador de aplicaciones si ya ha iniciado sesión en Microsoft 365 . Si no ve Outlook en la lista de aplicaciones (lo verá), seleccione Todas las aplicaciones^{(All apps)} .

1. En el panel izquierdo, en Grupos^(Groups) , seleccione Nuevo grupo^{(New group)} .

1. En la ventana emergente, asigne un nombre y una descripción a su nuevo grupo y seleccione Crear^(Create) . (Si su organización lo ha habilitado, es posible que se le solicite que cree una dirección de correo electrónico para el grupo. En ese caso, para facilitar el uso, intente que la dirección de correo electrónico sea idéntica al nombre del grupo).

1. Ahora, agregue miembros al grupo. Busque^(Search) personas por nombre o por dirección de correo electrónico. Seleccione el resultado de la búsqueda de la persona que desea agregar al grupo y aparecerá en "Esta persona será agregada".

1. Repite^(Repeat) el paso 4 hasta que hayas agregado a todos los que quieras al grupo. Luego seleccione el botón Agregar^(Add) .
2. Seleccione Cerrar^(Close) .
3. Envía un correo electrónico al grupo que creaste seleccionando Nuevo mensaje^{(New message)} .

1. En el campo Para^(To) , comience a escribir el nombre del grupo que creó y selecciónelo de la lista que aparece.

Pan comido. Pero, ¿qué sucede si necesita agregar o eliminar personas del grupo? sigue leyendo

Cómo editar un grupo de contactos^{(Contact Group)} en Outlook Online

Microsoft ha facilitado la edición de un grupo de contactos sin tener que salir de Outlook Online^{(Outlook Online)} . Algunos pasos pueden ser ligeramente diferentes dependiendo de cómo su organización haya configurado Microsoft 365 , pero los pasos a continuación deberían ayudarlo.

1. En el panel izquierdo, en Grupos^(Groups) , seleccione el grupo que desea editar.
2. En la entrada de ese grupo, seleccione el icono Más^(More) (tres puntos/puntos suspensivos).

1. Seleccione Configuración^(Settings) . (Dependiendo de cómo esté configurado Outlook para su organización, es posible que vea una opción para Agregar miembros^{(Add members)} directamente desde el ícono Más).

1. En el panel Configuración^{(Group Settings)} del grupo que aparece a la derecha, seleccione Editar grupo^{(Edit group)} .

1. Seleccione la pestaña  Miembros .^{(Members )}
2. Desde allí, puede agregar miembros o eliminarlos del grupo seleccionando el icono X junto a la entrada de la persona que desea eliminar.

1. Si ha agregado miembros al grupo, seleccione el botón Agregar^(Add) . De lo contrario, seleccione Cerrar^(Close) .

Otra forma^(Way) de editar grupos de contactos^{(Edit Contact Groups)} en Outlook Online

Según cómo esté configurado Outlook , también podrá editar grupos de contactos siguiendo estos pasos:

1. Vaya a la sección Personas de ^{(People )}Outlook (a la derecha del icono  Calendario ).^(Calendar)

1. En el panel izquierdo de la sección Grupos^(Groups) , seleccione Propietario^(Owner) para mostrar los grupos que ha creado.

1. Seleccione^(Select) el grupo que desea editar de la lista.
2. Seleccione Administrar miembros del grupo^{(Manage group members)} .

1. Desde allí, puede agregar miembros o eliminar miembros existentes seleccionando la X junto a una entrada.

Cómo crear un grupo de contactos en la aplicación de ^{(Contact Group)}escritorio^{(Desktop App)} de Outlook

Crear un grupo de contactos en la versión de escritorio de Outlook es aún más sencillo que en la versión en línea.

1. Inicie Outlook y seleccione el ícono Personas^(People) cerca de la esquina inferior izquierda (donde cambia entre correo electrónico, tareas, personas y calendario).

1. A continuación, en la barra de herramientas, seleccione Nuevo grupo de contactos^{(New Contact Group)} . (Si su organización usa Microsoft 365 , también puede ver un botón Nuevo grupo^{(New Group)} . Para nuestros propósitos, usaremos Nuevo grupo de contactos^{(New Contact Group)} para facilitar los correos electrónicos grupales).

1. En la ventana Grupo de contacto^{(Contact Group)} que aparece, asigne un nombre a su grupo de contacto y luego seleccione Agregar miembros^{(Add Members)} y elija de dónde desea obtener sus nuevos miembros. Las opciones pueden incluir De los contactos de Outlook^{(From Outlook Contacts)} , De la libreta de direcciones^{(From Address Book)} o Nuevo contacto de correo electrónico^{(New Email Contact)} . 

1. Una por una, busque las personas que desea agregar al grupo de contactos. Asegúrese^(Make) de que su entrada esté resaltada y seleccione el botón Miembros^(Members) (o haga doble clic en su entrada) para agregarlos. Cuando haya terminado, seleccione Aceptar^(OK) .
2. Cierre la ventana, asegurándose de responder Sí^(Yes) si se le solicita que guarde los cambios.
3. Ahora, cuando envíe un nuevo correo electrónico, puede escribir el nombre del grupo de contactos en el campo Para^(To) . Se agregará su grupo de contacto. Si lo desea, puede expandir la lista de grupos y Outlook reemplazará la lista con sus miembros. Sin embargo, tenga cuidado, no podrá colapsar la lista nuevamente.

Los grupos de contactos^(Contact) aparecen como entradas en la libreta de direcciones de Outlook , por lo que podrá encontrarlos en esa lista ordenada alfabéticamente.

Cómo editar un grupo de contactos en la aplicación de ^{(Contact Group)}escritorio^{(Desktop App)} de Outlook

Ahora editemos un grupo de contactos existente en la versión de escritorio de Outlook .

1. Inicie Outlook y seleccione el ícono Personas^(People) cerca de la esquina inferior izquierda.
2. Busque^(Find) y seleccione el grupo que desea editar en su lista de contactos.
3. En el panel de la derecha, seleccione Editar^(Edit) . Eso lo llevará de regreso a donde puede administrar el grupo agregando y/o eliminando miembros.

Ya sea que esté usando la versión en línea de Outlook o la aplicación de escritorio, definitivamente vale la pena tomarse unos minutos para crear listas de distribución de Outlook que usará repetidamente. Estaras contento de haberlo hecho.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you use Outlook to communicate with yoυr colleagueѕ, you’ve probably wаnted to repeatedly email a specific group whose membership changes often. For exаmple, you may need to email all of your customer service reps every day, but due to high turnover, the list may chаnge often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

Related posts

• Cómo Forward Outlook Emails a Gmail

• Cómo crear un Drop Down List en Excel

• Cómo crear accesos directos de Microsoft Outlook para correo electrónico y tareas

• Buscar correo electrónico de Outlook por remitente, fecha, palabra clave, tamaño y más

• Mover automáticamente correos electrónicos a carpetas en Outlook usando reglas

• Cómo cambiar el Background en Microsoft Teams

• Cómo Create Labels en Word de un Excel Spreadsheet

• Cómo crear Breakout Rooms en Microsoft Teams

• Cómo hacer un Booklet en Word

• 12 consejos y trucos útiles de Microsoft Word

• Cómo realizar un seguimiento de los cambios en Word (en línea, móvil y escritorio)

• ¿Qué es Microsoft Myanalytics y cómo usarlo?

• Cómo agregar Headers and Footers en PowerPoint

• Cómo configurar respuestas fuera de la oficina en Outlook

• Cómo de forma segura Password Protect un Excel File

• Use la ventana de observación de Excel para monitorear celdas importantes en un libro de trabajo

• Cómo agregar una narración de audio a una presentación de PowerPoint

• Cómo crear Gantt Charts en Microsoft Excel

• Cómo Automatically Backup un Word Document a onedrive

• Cómo agregar Music a presentaciones de PowerPoint