“¿Adónde fue mi correo electrónico? Simplemente desapareció”. Es impactante cuántas veces he escuchado esto a lo largo de mi carrera. Pero no tan sorprendente como la cantidad de personas que no se dan cuenta de que pueden buscar fácilmente un correo electrónico específico en Outlook . 

Después de leer esta guía sobre cómo buscar correos electrónicos de Outlook^{(Outlook email)} por fecha, remitente, palabra clave y más, también podrá encontrar cualquier correo electrónico en Outlook . Le daremos todos los consejos de búsqueda de correo electrónico de Outlook^{(Outlook email)} que puede manejar.

¿Están indexados sus correos electrónicos?^{(Are Your Emails Indexed?)}

Para obtener los mejores resultados de búsqueda de correo electrónico, asegurémonos de que Outlook haya indexado todo. 

¿Qué es la indexación? Al^(Just) igual que el índice de un libro tiene todos los temas enumerados y dónde encontrarlos, la indexación de Outlook crea una base de datos como esa. Es más fácil para los programas buscar a través de una base de datos que un montón de texto de forma libre^{(freeform text)} .

1. Coloque el cursor en el campo Buscar en el buzón actual^{(Search Current Mailbox )} , también conocido como el cuadro de búsqueda instantánea^{(Instant Search box)} . Esto abrirá la barra de herramientas de búsqueda .^{(Search tools )}
2. Haga clic en el botón Herramientas de búsqueda^{(Search Tools )} y luego en Estado de indexación^{(Indexing Status)} . Se abrirá una pequeña ventana que muestra cuántos correos electrónicos quedan por indexar. 

Si el número de elementos que se van a indexar es cualquier cosa menos cero, espere unos minutos. Eso asegurará que la búsqueda sea lo más completa posible.

La indexación requiere algunos recursos. Si descubre que ralentiza Outlook o su computadora demasiado, puede desactivar la indexación para obtener un mejor rendimiento de la computadora^{(computer performance)} .

Añadir pestaña de búsqueda de forma permanente^{(Permanently Add Search Tab)}

¿No sería genial si pudiéramos acceder fácilmente a la pestaña de búsqueda^{(search tab)} sin tener que hacer clic en la barra de búsqueda^{(search bar)} cada vez? Vamos a hacer eso.

• Haga clic en Archivo^(File) .

• Haga clic en Opciones^(Options) en el lado izquierdo, aproximadamente a la mitad hacia abajo.

• En la ventana Opciones, haga clic en Personalizar cinta^{(Customize Ribbon)} . 

• En el panel Personalizar cinta^{(Customize Ribbon pane)} de opciones , haga clic en el menú desplegable en Elegir comandos de:^{(Choose commands from:)} y seleccione Fichas de herramientas^{(Tool Tabs)} .

• Busque Herramientas^{(Search Tools)} de búsqueda y selecciónela. Luego haga clic en el botón Add>> . 

• Las herramientas de búsqueda aparecerán en el área de pestañas principales^{(Main Tabs)} . Utilice las flechas hacia arriba y hacia abajo junto a esta área para determinar dónde aparecerá en la cinta o déjela donde está. Luego haga clic en Aceptar^(OK) para confirmar el cambio.

• Busque la pestaña Herramientas de búsqueda. ^{(Search Tools )}Ahora podemos acceder a todas las herramientas de búsqueda fácilmente en cualquier momento.

Establecer el alcance de la búsqueda^{(Set The Scope Of The Search)}

En la pestaña Herramientas de búsqueda^{(Search Tools tab)} , podemos configurar fácilmente el alcance de la búsqueda. En el lado izquierdo, veremos que podemos establecer el alcance en Todos los buzones^{(All Mailboxes)} , Buzón^{(Current Mailbox)} actual , Carpeta actual^{( Current Folder)} , Subcarpetas^{( Subfolders)} o Todos los elementos de Outlook^{(All Outlook Items)} .

Todos los buzones^{(All Mailboxes)} : elija este ámbito si tenemos buzones compartidos u otras cuentas en Outlook . Algunas personas pueden tener sus cuentas de correo electrónico personales y de trabajo en Outlook .

Buzón actual^{(Current Mailbox)} : elija este ámbito para mantener la búsqueda dentro de un solo buzón. Asegúrese de que el buzón esté seleccionado en el panel izquierdo de Outlook .

Carpeta actual^{(Current Folder)} : este alcance limitará la búsqueda a la carpeta que está actualmente seleccionada en el panel izquierdo de Outlook .

Subcarpetas^(Subfolders) : esto limita el alcance a las carpetas en cualquier carpeta seleccionada en el panel izquierdo.

Todos los elementos de Outlook^{(All Outlook Items)} : el alcance más abierto aplicará la búsqueda a todos los correos electrónicos, contactos, elementos del calendario y tareas. Debido a la gran cantidad de datos, las búsquedas en este ámbito pueden ser lentas y generar resultados innecesarios. Utilice este alcance con moderación.

Operadores de búsqueda en Outlook^{(Search Operators In Outlook)}

Los resultados de la búsqueda se pueden hacer más específicos mediante el uso de operadores de búsqueda. 

Para encontrar una frase específica, coloque comillas dobles alrededor de la frase de búsqueda^{(search phrase)} .

Ejemplo: “ informe TPS ”

Para encontrar elementos que deben tener dos o más palabras, pero no necesariamente uno al lado del otro o en el orden escrito, use el operador AND .

Ejemplo: trabajo Y^{(AND )} fin de semana

Para buscar elementos que contengan una palabra clave y excluir elementos que contengan una palabra clave diferente, utilice el operador NOT .

Ejemplo: sábado NO^{(NOT )} genial

¿Buscas algo que pueda tener una palabra u otra? Prueba el operador OR .

Ejemplo: jirafa O^{(OR )} producto

Todos estos operadores se pueden combinar para hacer la búsqueda tan específica como queramos. Podríamos tener algo tan complejo como el " informe TPS ^{(TPS report)}" Y el fin de semana^{(” AND weekend)} O la jirafa NO^(NOT) es genial.

Buscar en Outlook por palabra clave^{(Search Outlook By Keyword)}

La búsqueda más fácil de correo electrónico de Outlook^{(Outlook email)} es la búsqueda por palabra clave^{(keyword search)} . La forma más sencilla de hacerlo es desde el campo de búsqueda instantánea^{(Instant Search)} en la parte superior de nuestra bandeja de entrada.

• Establezca^(Set) el alcance en el cuadro desplegable junto al campo Búsqueda instantánea^{(Instant Search field)} o en la pestaña Buscar^{(Search tab)} .

• Escriba la palabra clave o palabras en el campo de búsqueda^{(search field)} y toque la tecla Intro^{(Enter )} . Los operadores de búsqueda se pueden utilizar aquí para ayudar a que la búsqueda sea más específica.

Buscar en Outlook por remitente^{(Search Outlook By Sender)}

Para buscar el correo electrónico de Outlook por remitente:

• Vaya a la pestaña Buscar y haga clic^{(Search tab and click)} en el botón Desde^{(From )} . 

• eso va a entrar

  de: "Nombre del remitente"

  en el campo Búsqueda instantánea^{(Instant Search field)} . 

• Elimine el nombre^{(Remove Sender Name)} del remitente entre comillas dobles y escriba el nombre de la persona que estamos buscando. También podemos escribir el término completo directamente en la Búsqueda instantánea^{(Instant Search)} . Toque la tecla Intro^{(Enter )} para buscar.

Buscar en Outlook por tema^{(Search Outlook By Subject)}

Para buscar el correo electrónico de Outlook^{(Outlook email)} por asunto: 

• En la pestaña Buscar, haga clic en Asunto^(Subject) . 

• esto pone

  asunto: "palabras clave"

  en el campo Búsqueda instantánea^{(Instant Search field)} . 

• Reemplace las palabras clave con el tema que estamos buscando. La frase completa también se puede escribir en la Búsqueda instantánea^{(Instant Search)} . Toque la tecla Intro^{(Enter )} para buscar.

Buscar Outlook por fecha^{(Search Outlook By Date)}

Para buscar correos electrónicos de Outlook por fecha:

• En la pestaña Buscar, haga clic en Esta semana^{(This Week)} . Mostrará las opciones; Hoy^(Today) , ayer, esta semana , la ^(Week)semana^(Week) pasada , este mes , el ^(Month)mes^(Month) pasado , este año, el año pasado.

• Lo que sea que se seleccione se ingresará en el campo de búsqueda instantánea^{(Instant Search field)} como;

  recibido:hoy, recibido:ayer, recibido:esta semana, recibido:la semana pasada, recibido:este mes, recibido:el mes pasado, recibido:este año, recibido:el año pasado

  Pulse la tecla Intro^{(Enter )} para buscar.

También podemos usar el operador receive: con fechas de calendario (

received:dd/mm/yyyy

day name

received:tuesday

day name Outlook Tuesday Tuesdays

Buscar en Outlook elementos con archivos adjuntos^{(Search Outlook For Items With Attachments)}

Para buscar correo electrónico de Outlook^{(Outlook email)} por archivos adjuntos:

• En la pestaña Buscar, haga clic en Tiene archivos adjuntos^{(Has Attachments)} . 

• eso va a entrar

  adjuntos: sí

  en el campo Búsqueda instantánea^{(Instant Search field)} . Esto debe combinarse con otro tipo de búsqueda para reducir el campo. Toque Entrar^{(Enter )} para buscar.

También podríamos teclear

hasattachments:no

Buscar en Outlook por categoría^{(Search Outlook By Category)}

El uso de la herramienta Categoría^{(Category tool)} para organizar correos electrónicos está infrautilizado. 

• Podemos buscar por categoría usando el botón Categorizado^{(Categorized )} debajo de la pestaña de búsqueda. 

• entrará

  categoría: = "Categoría de color"

  en el campo Búsqueda instantánea^{(Instant Search field)} . Presione Entrar^(Enter) para buscar.

Esto también se puede escribir manualmente. Simplemente^(Just) cambie el color para adaptarse a la categoría. Por ejemplo, para buscar la categoría roja, escribiríamos

category:=”Red Category”

category:=”Blue Category”

Buscar correo electrónico de Outlook por destinatario^{(Search Outlook Email By Recipient)}

Esta es la forma de buscar correos electrónicos en función de a quién se enviaron. 

• Pulsando sobre el botón Enviado a^{(Sent To )} nos mostrará las opciones; Enviado^(Sent) a: Yo o CC^{(Me or CC)} : Yo, No enviado directamente^{(Sent Directly)} a mí y Enviado^(Sent) a otro destinatario^(Recipient) . 

• Ingresará el texto de búsqueda^{(search text)} como (para:”[email protected]“ O cc^{(OR cc)} :” [email protected] ”). Toque Entrar^{(Enter )} para buscar.

• Si elegimos Enviado^(Sent) a otro destinatario^(Recipient) , deberemos editar el texto en la barra de búsqueda^{(search bar)} . se verá como

  a: " Nombre del destinatario "(Recipient)

  . 

• Elimine^(Delete) la parte Nombre del destinatario^{(Recipient Name part)} e ingrese el nombre que estamos buscando. Presiona ^(Hit) Enter para buscar.

Buscar por leído o no leído^{(Search By Read Or Not Read)}

Puede buscar correos electrónicos de Outlook según hayan sido leídos o no.

• Al hacer clic en el botón No leído en la pestaña ^(Unread)Buscar^{(Search tab)} , encontrará todos los correos electrónicos que aún no se han leído. 

• entra

  es leído: no

  en la barra de búsqueda^{(search bar)} . Presione Entrar^{(Enter )} para buscar.

• Para encontrar el correo electrónico que se ha leído, cámbielo a

  es leído: sí

  y presione Entrar^{(Enter )} para buscar.

Buscar por marcado^{(Search By Flagged)}

El uso de banderas para marcar correos electrónicos importantes ayuda a estar al tanto de todo. 

• Para encontrar correos electrónicos marcados, haga clic en el botón Marcado^{(Flagged )} en la pestaña Buscar. 

• buscará con

  bandera de seguimiento: bandera de seguimiento

  . Otras opciones son

  bandera de seguimiento: sin marcar

  y

  bandera de seguimiento: completado

  . Toque Entrar^(Enter) para buscar.

Buscar por importancia^{(Search By Importance)}

Vea^(See) solo los correos electrónicos importantes en Outlook de la siguiente manera.

• Debajo del botón marcado en la pestaña Buscar^{(Search tab)} , está el botón Importante^(Important) . Al hacer clic en eso, se devolverán los elementos marcados como importantes. 

• La consulta de búsqueda^{(search query)} parece

  Importancia: Alta

  . Podemos cambiar alto para que sea bajo o normal también. Haga clic^(Click) en la lupa^{(magnifying glass)} o presione Entrar^{(Enter )} para buscar.

Combinar opciones de búsqueda^{(Combining Search Options)}

Todas las opciones de búsqueda anteriores se pueden combinar. Por ejemplo, si estamos buscando elementos importantes y marcados, podemos ingresar

importance:high followupflag:followup

search bar

Esto puede escribirse o simplemente hacer clic en el botón Importante^{(Important button)} y luego en el botón Marcado^{(Flagged button)} .

Más opciones de búsqueda^{(More Search Options)}

Haga clic en el botón Más en la ^(More)pestaña Buscar^{(Search tab)} y veremos más de 20 formas más de buscar. 

En su mayoría, colocará un menú desplegable debajo de la barra de búsqueda^{(search bar)} con las opciones que admite el tipo de búsqueda específico.^{(search type)}

más-agregado-desplegable.png^{(more-added-drop-down.png)}

Opciones de búsqueda avanzada^{(Advanced Search Options)}

Podemos acceder a más de cien opciones de búsqueda diferentes que van mucho más allá de lo que hemos cubierto. Es posible que nunca usemos esto, pero es bueno saber que está aquí. 

• Haga clic en Herramientas de búsqueda^{(Search Tools )} y luego en Búsqueda avanzada^{(Advanced Find)} . 

• Se abrirá la ventana  Búsqueda avanzada .^{(Advanced Find)}

Tómate un tiempo y mira por aquí. Es abrumador cuánto se puede hacer. Podemos buscar en base a cualquier campo de cualquier elemento de Outlook^{(Outlook item)} . Hay unos pocos cientos de cosas diferentes que podemos buscar.

El poder de la búsqueda de Outlook^{(The Power Of Outlook Search)}

¿No le sorprende lo extensas y poderosas que son las capacidades de búsqueda de Outlook ? ¿^(Did) Sabías que todo eso era posible? La mayoría de las personas probablemente nunca usen una décima parte de todas las cosas que puede hacer Outlook . Use esto como un trampolín para aprender qué más puede hacer Outlook por usted. 

Puede crear sus propios accesos directos de Outlook para tareas de correo electrónico. Configure^(Set) las reglas de Outlook para organizar el correo electrónico en carpetas. ¡ O incluso programe un correo electrónico para que se envíe a una hora específica^{(schedule an email to be sent at a specific time)} ! Hacer que Outlook solo lea los correos electrónicos es un poco como usar un Ferrari para comprar comestibles.

Search Outlook Email by Sender, Date, Keyword, Size and More

“Where’d mу email go? It jυst disappeared.” It’s shocking hоw mаny times I’ve heard this over my career. But not as shоcking as how many people who don’t rеalize that they can easily search for a specific email in Outloоk. 

After reading this guide on how to search Outlook email by date, sender, keyword, and more, you’ll be able to find any email in Outlook too. We’re going to give you all the Outlook email search tips you can handle.

Are Your Emails Indexed?

For the best email search results, let’s make sure Outlook has indexed everything. 

What’s indexing? Just like the index of a book has all the topics listed and where to find them, Outlook indexing creates a database like that. It’s easier for programs to search through a database than a bunch of freeform text.

1. Put the cursor in the Search Current Mailbox field, also known as the Instant Search box. This will bring up the Search tools bar.
2. Click on the Search Tools button and then on Indexing Status. A small window will open showing how many emails are left to be indexed. 

If the number of items to be indexed is anything but zero, give it a few minutes. That will ensure that the search is as complete as possible.

Indexing does take some resources. If you find that it slows down Outlook or your computer too much, you can turn off indexing to get better computer performance.

Permanently Add Search Tab

Wouldn’t it be great if we could easily get into the search tab without having to click in the search bar every time? Let’s do that.

• Click on File.

• Click on Options on the left side, about halfway down.

• In the Options window, click on Customize Ribbon. 

• In the Customize Ribbon pane, click on the dropdown menu under Choose commands from: and select Tool Tabs.

• Look for Search Tools and select it. Then click on the Add>> button. 

• Search Tools will appear in the Main Tabs area. Use the up and down arrows beside this area to determine where it will appear in the ribbon, or leave it where it is. Then click OK to commit the change.

• Look for the Search Tools tab. Now we can access all the search tools easily anytime.

Set The Scope Of The Search

In the Search Tools tab, we can easily set the scope of the search. On the left side, we’ll see that we can set the scope to All Mailboxes, Current Mailbox, Current Folder, Subfolders, or All Outlook Items.

All Mailboxes – choose this scope if we have shared mailboxes or other accounts in Outlook. Some people may have both their work and personal email accounts in Outlook.

Current Mailbox – choose this scope to keep the search within just the one mailbox. Ensure that the mailbox is selected in the left pane of Outlook.

Current Folder – this scope will limit the search to the folder that is currently selected in the left pane of Outlook.

Subfolders – this limits the scope to the folders under whatever folder is selected in the left pane.

All Outlook Items – The most open scope will apply the search to all emails, contacts, calendar items, and tasks. Because of the large amount of data, searches on this scope can be slow and yield unnecessary results. Use this scope sparingly.

Search Operators In Outlook

Search results can be made more specific by using search operators. 

To find a specific phrase, put double quote marks around the search phrase.

Example: “TPS report”

To find items that must have two or more words in it, but not necessarily right next to each other or in the order written, use the AND operator.

Example: work AND weekend

To find items containing a keyword and exclude items that contain a different keyword, use the NOT operator.

Example: saturday NOT great

Looking for something that could have one word or another? Try the OR operator.

Example: giraffe OR product

All these operators can be combined to make the search as specific as we’d like. We could have something as complex as “TPS report” AND weekend OR giraffe NOT great.

Search Outlook By Keyword

The easiest search Outlook email is the keyword search. It’s most simply done from the Instant Search field at the top of our inbox.

• Set the scope in the drop-down box next to the Instant Search field, or in the Search tab.

• Type the keyword, or words, into the search field and tap the Enter key. The search operators can be used here to help make the search more specific.

Search Outlook By Sender

To search Outlook email by sender:

• Go to the Search tab and click on the From button. 

• That will enter <pre>from:”Sender Name”</pre> in the Instant Search field. 

• Remove Sender Name from between the double-quotes and type in the name of the person we’re looking for. We can also just type the whole term directly into the Instant Search. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Subject

To search Outlook email by subject: 

• Under the Search tab, click on Subject. 

• This puts <pre>subject:”keywords”</pre> in the Instant Search field. 

• Replace keywords with the subject we’re looking for. The whole phrase can be typed into Instant Search too. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Date

To search Outlook emails by date:

• In the Search tab, click on This Week. It will show the options; Today, Yesterday, This Week, Last Week, This Month, Last Month, This Year, Last Year.

• Whatever is selected it will be entered in the Instant Search field like; <pre>received:today, received:yesterday, received:this week, received:last week, received:this month, received:last month, received:this year, received:last year</pre> Hit the Enter key to search.

We can also use the received: operator with calendar dates (<pre>received:dd/mm/yyyy</pre>) or day names (<pre>received:tuesday</pre>). When a day name is used, Outlook will search only on the most recent of that day. So just this past Tuesday, not all the Tuesdays ever.

Search Outlook For Items With Attachments

To search Outlook email by attachments:

• Under the Search tab, click on Has Attachments. 

• That will enter <pre>hasttachments:yes</pre> in the Instant Search field. This should be combined with another type of search to narrow the field. Tap Enter to search.

We could also type <pre>hasattachments:no</pre> to exclude results that have attachments from the results.

Search Outlook By Category

Using the Category tool to organize emails is under-utilized. 

• We can search by category using the Categorized button under the search tab. 

• It will enter <pre>category:=”Color Category”</pre> in the Instant Search field. Press Enter to search.

This can also be typed in manually. Just change the color to suit the category. For example, to search the red category, we’d type <pre>category:=”Red Category”</pre>. For blue, we’d type <pre>category:=”Blue Category”</pre> and so on.

Search Outlook Email By Recipient

This is the way to search for emails based on who they were sent to. 

• Clicking on the Sent To button will show us the options; Sent To: Me or CC: Me, Not Sent Directly to Me, and Sent to Another Recipient. 

• It will enter the search text like (to:”[email protected]“ OR cc:”[email protected]”). Tap Enter to search.

• If we choose Sent to Another Recipient, we’ll need to edit the text in the search bar. It will look like <pre>to:”Recipient Name”</pre>. 

• Delete the Recipient Name part and enter the name we’re looking for. Hit Enter to search.

Search By Read Or Not Read

You can search Outlook emails by whether they’ve been read or unread.

• Clicking on the Unread button in the Search tab will find all emails that haven’t been read yet. 

• It enters <pre>isread:no</pre> in the search bar. Press Enter to search.

• To find email that has been read change it to <pre>isread:yes</pre> and press Enter to search.

Search By Flagged

Using flags to mark important emails helps stay on top of things. 

• To find emails that are flagged, click on the Flagged button in the Search tab. 

• It will search with <pre>followupflag:followup flag</pre>. Other options are <pre>followupflag:unflagged</pre> and <pre>followupflag:completed</pre>. Tap Enter to search.

Search By Importance

See only important emails in Outlook as follows.

• Under the flagged button in the Search tab, there’s the Important button. Clicking on that will return any items that are marked important. 

• The search query looks like <pre>importance:high</pre>. We can change high to be low or normal as well. Click on the magnifying glass or hit Enter to search.

Combining Search Options

All of the above search options can be combined. For example, if we’re looking for items that are important and flagged, we can enter <pre>importance:high followupflag:followup</pre> flag in the search bar. 

This could either be typed in or just click on the Important button and then the Flagged button.

More Search Options

Click on the More button in the Search tab and we’ll see over 20 more ways to search. 

Mostly, it will put a drop-down menu under the search bar with the options that the specific search type supports.

more-added-drop-down.png

Advanced Search Options

We can access well over a hundred different search options going far beyond what we’ve covered. We might never use this, but it’s good to know it’s here. 

• Click on Search Tools then Advanced Find. 

• The Advanced Find window will open. 

Take some time and look around here. It’s overwhelming how much can be done. We can search based on any field of any Outlook item. There are a few hundred different things we can search on.

The Power Of Outlook Search

Aren’t you amazed at how extensive and powerful Outlook’s search capabilities are? Did you even know that was all possible? Most people probably never use a tenth of all the things that Outlook can do. Use this as a springboard into learning what else Outlook can do for you. 

You can create your own Outlook shortcuts for email tasks. Set up Outlook rules to organize email into folders. Or even schedule an email to be sent at a specific time! Having Outlook just read emails is a bit like using a Ferrari to get groceries.

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