Cuando trabaja en Microsoft Excel , puede encontrar que sus datos se han vuelto un poco difíciles de seguir, con conjuntos de datos distribuidos en hojas separadas, tablas dinámicas y más. Sin embargo, no siempre necesita usar varias hojas de trabajo o archivos de Excel para trabajar con sus datos, especialmente si está trabajando en equipo.

Para ayudarlo a mantener sus datos organizados, puede combinar datos en Excel . Puede fusionar hojas de trabajo de archivos separados, fusionar archivos de Excel separados en uno o usar la función de consolidación para combinar sus datos en su lugar. 

Aquí se explica cómo combinar archivos y datos de Excel usando estos métodos.

Cómo mover o copiar hojas de trabajo individuales en Excel^{(How To Move Or Copy Single Worksheets In Excel)}

Un archivo típico de Microsoft Excel se divide en diferentes hojas (u hojas de trabajo) que se enumeran como pestañas en la parte inferior de la ventana de Excel . Actúan como páginas, lo que le permite distribuir datos en varias hojas en un solo archivo.

Puede mover o copiar hojas de trabajo entre diferentes archivos de Excel (o el mismo archivo, si desea duplicar sus conjuntos de datos).

• Para comenzar, abra su archivo (o archivos) de Excel . En la ventana abierta del archivo de Excel del que desea copiar, haga clic en la hoja de trabajo que desea seleccionar en la parte inferior de la ventana de Excel . Puede seleccionar varias hojas manteniendo presionada la tecla Mayús^(Shift) y haciendo clic en la pestaña de cada hoja.

• Para comenzar a copiar o mover hojas, presione la pestaña Inicio^(Home) en la barra de cinta en la parte superior.

• Desde aquí, haga clic en Format > Move or Copy Sheet .

• En el cuadro Mover o Copiar^{(Move or Copy)} , seleccione el archivo de Excel que desea copiar o mover del menú desplegable Al cuadro . ^{(To Box)}Seleccione dónde desea colocar las hojas en la sección Antes de la hoja^{(Before Sheet)} . De forma predeterminada, Excel moverá las hojas; haga clic en la casilla de verificación Crear una copia^{(Create a copy)} si prefiere copiarlas. 
• Presione Aceptar^(OK) para mover o copiar las hojas de trabajo una vez que esté listo.

Las hojas de trabajo que seleccionó se moverán o copiarán, según lo desee, aunque esto no las fusionará por completo.

Cómo combinar varios archivos de Excel juntos^{(How To Merge Multiple Excel Files Together)}

Puede usar la herramienta Mover o copiar hoja en ^{(Move or Copy Sheet)}Excel para combinar datos en varios archivos de Excel . Puede hacer esto seleccionando todas las hojas de trabajo activas en un archivo, luego fusionándolas en su único archivo de destino, repitiendo este proceso para múltiples archivos.

• Para hacer esto, abra sus archivos de Excel . En la ventana abierta de un archivo de Excel que desea mover o copiar a otro archivo, seleccione todas las pestañas de la hoja en la parte inferior de la ventana manteniendo presionada la tecla Mayús^(Shift) y haciendo clic en cada pestaña de la hoja.

• A continuación, presione Home > Format > Move or Copy Sheet desde la barra de cinta.

• En el cuadro de diálogo abierto Mover o Copiar , seleccione el archivo de ^{(Move or Copy)}Excel de destino para fusionarlo desde el menú desplegable Para cuadro . ^{(To Box)}Seleccione dónde desea colocar sus hojas combinadas en la sección de la hoja Antes^{(Before sheet)} . Si desea dejar el archivo original intacto, presione Crear una copia^{(Create a copy)} para copiar las hojas en lugar de moverlas, luego presione Aceptar^(OK) para comenzar el proceso de mover o copiar.

Si tiene más de un archivo de Excel , deberá repetir estos pasos para fusionarlos en un solo archivo.

Uso de la herramienta de consolidación para combinar datos en Excel^{(Using The Consolidate Tool To Merge Data In Excel Together)}

Con los métodos anteriores, puede mover y copiar hojas entre diferentes archivos de hojas de cálculo de Excel . Esto mueve los datos, pero no los integra particularmente bien: los datos aún se mantienen en hojas separadas.

Para solucionar este problema, puede usar la herramienta Consolidar en ^{(Consolidate)}Excel para combinar datos numéricos de varias hojas de trabajo en una nueva hoja de trabajo única. Desafortunadamente, este proceso no funciona con celdas que usan texto; deberá cortar y pegar estos datos manualmente o crear un script VBA en Excel^{(create a VBA script in Excel)} para que lo haga por usted.

Para que esto funcione, sus datos deberán presentarse de la misma manera en sus hojas con etiquetas de encabezado coincidentes. También deberá eliminar cualquier dato en blanco (por ejemplo, celdas vacías) de sus datos antes de comenzar.

• Para fusionar datos en Excel usando este método, abra sus archivos de Excel y, en el archivo de ^(Excel)Excel de destino para fusionar datos, cree una nueva hoja de trabajo presionando el + (plus) button al lado de las pestañas de la hoja en la parte inferior de la ventana.

• En su nueva hoja de trabajo, presione Data > Consolidate .

• En la ventana Consolidar , asegúrese de que ^{(Consolidate)}Suma^(Sum) esté seleccionada en el menú desplegable Función . ^(Function)Haga clic^(Click) en el botón junto al cuadro de entrada Referencia^(Reference) para comenzar a seleccionar su primer conjunto de datos: estos son los datos que desea fusionar. También puede escribir la referencia al rango de celdas usted mismo, si lo prefiere.

• Para seleccionar los datos con el mouse, haga clic en la hoja que contiene su hoja de trabajo una vez que esté visible el cuadro Consolidar – Referencia , seleccione los datos y luego presione el botón ^{(Consolidate – Reference)}Insertar^(Insert) .

• El rango de celdas aparecerá en el cuadro de entrada Referencia ; haga clic en el botón ^(Reference)Agregar^(Add) para agregarlo a la lista Todas las referencias^{(All References)} .

• Repita los pasos anteriores para seleccionar conjuntos de datos adicionales, haciendo clic en Agregar^(Add) para agregar cada conjunto a su hoja. Si sus datos tienen etiquetas de columna o fila, asegúrese de que se procesen correctamente presionando las casillas de verificación Fila superior^{(Top row)} o Columna izquierda^{(Left column )} en la sección Usar etiquetas^{(Use labels)} .

• Si desea continuar editando los datos en las hojas de trabajo separadas originales, haga clic para habilitar la casilla de verificación Crear enlaces a datos de origen^{(Create links to source data)} . Esto asegurará que cualquier cambio en sus datos originales se refleje en su hoja combinada más adelante.

• Una vez que esté listo para fusionar sus datos en una sola hoja, presione el botón Aceptar^(OK) .

• Aparecerán sus datos combinados, con un menú de opciones junto a las etiquetas de las filas para poder cambiar entre diferentes vistas de datos; haga clic en estas opciones (por ejemplo, el botón 1^{(1 button)} ) para ocultar o ver los datos que ha combinado en parte o en su totalidad.

Si elige crear enlaces a los datos de origen, su nueva hoja de trabajo actuará como una versión reflejada de sus hojas y archivos separados. De lo contrario, sus datos se copiarán en esta hoja para que los edite directamente.

Uso de datos combinados de Excel^{(Using Merged Excel Data)}

Ya sea que decida fusionar datos en Excel en una sola hoja o un archivo, o si prefiere distribuir su trabajo en varios archivos, estos consejos lo ayudarán a mantenerse organizado. Cuando esté listo, puede comenzar a compartir su archivo de Excel^{(share your Excel file)} con otros para colaborar y analizar sus datos de manera efectiva como equipo.

Si le preocupa perder el seguimiento de los cambios en sus datos combinados, no se preocupe: puede realizar un seguimiento de los cambios en Excel^{(track changes in Excel)} fácilmente utilizando su función de seguimiento integrada. 

Háganos saber sus consejos de análisis de datos de Excel en la sección de comentarios a continuación.^(Excel)

How To Merge Data In Multiple Excel Files

When yоu’re working in Microsoft Excel, you may find that your data has become a little hard to follow, with data sets spread across separate sheets, pivot tables, and mоre. You don’t always need to use multiple worksheets or Excel files to work on your dаta, however, especially if you’re working as a team.

To help you keep your data organized, you can merge data in Excel. You can merge worksheets from separate files, merge separate Excel files into one, or use the consolidate feature to combine your data instead. 

Here’s how to merge Excel files and data together using these methods.

How To Move Or Copy Single Worksheets In Excel

A typical Microsoft Excel file is broken up into different sheets (or worksheets) which are listed as tabs at the bottom of the Excel window. They act like pages, allowing you to spread data across multiple sheets in a single file.

You can move or copy worksheets between different Excel files (or the same file, if you wish to duplicate your data sets).

• To start, open your Excel file (or files). In the open window of the Excel file you wish to copy from, click on the worksheet you wish to select at the bottom of the Excel window. You can select multiple sheets by holding Shift and clicking on each sheet tab.

• To begin copying or moving sheets, press the Home tab in the ribbon bar at the top.

• From here, click Format > Move or Copy Sheet.

• In the Move or Copy box, select the Excel file you wish to copy or move to from the To Box drop-down menu. Select where you wish to place the sheets in the Before Sheet section. By default, Excel will move the sheets—click the Create a copy checkbox if you’d prefer to copy them instead. 
• Press OK to move or copy the worksheets once you’re ready.

The worksheets you selected will then be moved or copied, as desired, although this won’t merge them together entirely.

How To Merge Multiple Excel Files Together

You can use the Move or Copy Sheet tool in Excel to merge data in multiple Excel files together. You can do this by selecting all of the active worksheets in a file, then merging them into your single target file, repeating this process for multiple files.

• To do this, open your Excel files. In the open window of an Excel file you wish to move or copy into another file, select all of the sheet tabs at the bottom of the window by holding the Shift key and clicking on each sheet tab.

• Next, press Home > Format > Move or Copy Sheet from the ribbon bar.

• In the open Move or Copy dialog box, select the target Excel file to merge to from the To Box drop-down menu. Select where you wish to place your merged sheets in the Before sheet section. If you want to leave the original file intact, press Create a copy to copy the sheets rather than move them, then press OK to begin the moving or copying process.

If you have more than one Excel file, you’ll need to repeat these steps to merge them together into a single file.

Using The Consolidate Tool To Merge Data In Excel Together

Using the methods above, you can move and copy sheets between different Excel spreadsheet files. This moves the data, but it doesn’t integrate it particularly well—the data is still kept in separate sheets.

To get around this problem, you can use the Consolidate tool in Excel to merge numerical data together from multiple worksheets into a new, single worksheet. Unfortunately, this process doesn’t work with cells using text—you’ll need to cut and paste this data manually, or create a VBA script in Excel to do it for you.

For this to work, your data will need to be presented in the same way across your sheets with matching header labels. You’ll also need to delete any blank data (for instance, empty cells) from your data before you begin.

• To merge data in Excel using this method, open your Excel files and, in the target Excel file for merging data, create a new worksheet by pressing the + (plus) button next to the sheet tabs at the bottom of the window.

• In your new worksheet, press Data > Consolidate.

• In the Consolidate window, make sure that Sum is selected in the Function drop-down menu. Click the button next to the Reference entry box to begin selecting your first data set—this is the data you wish to merge. You can also type the reference to the cell range in yourself, if you’d prefer.

• To select the data using your mouse, click on the sheet containing your worksheet once the Consolidate – Reference box is visible, select the data, then press the Insert button.

• The cell range will appear in the Reference entry box—click the Add button to add it to the All References list.

• Repeat the steps above to select additional sets of data, clicking Add to add each set to your sheet. If your data has column or row labels, make sure that these are processed correctly by pressing the Top row or Left column checkboxes in the Use labels section.

• If you want to continue to edit the data in the original, separate worksheets, click to enable the Create links to source data checkbox. This will ensure that any changes to your original data are reflected in your merged sheet later.

• Once you’re ready to merge your data into a single sheet, press the OK button.

• Your merged data will appear, with an options menu next to the row labels to be able to switch between different data views—click on these options (for instance, the 1 button) to hide or view the data you’ve merged in part or in full.

If you choose to create links to the source data, your new worksheet will act as a mirrored version of your separate sheets and files. Otherwise, your data will be copied into this sheet for you to edit directly.

Using Merged Excel Data

Whether you decide to merge data in Excel into a single sheet or a file, or if you prefer to spread your working across multiple files, these tips should help you to keep organized. When you’re ready, you can begin to share your Excel file with others to collaborate and analyze your data effectively as a team.

If you’re worried about losing track of changes to your merged data, don’t worry—you can track changes in Excel easily using its built-in tracking feature. 

Let us know your Excel data analysis tips in the comments section below.

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