Si desea copiar texto de un archivo PDF para agregarlo a un documento de Word , pegar una fórmula en una hoja de cálculo de Excel o insertarlo en diapositivas de PowerPoint para una presentación, puede ser tan fácil como usar la función Copiar^(Copy) y Pegar^(Paste) .

Sin embargo, es posible que eso no funcione necesariamente para todos los archivos PDF debido a la seguridad y otros permisos, pero hay otras formas de realizar la misma tarea.

Cómo copiar texto de un PDF^{(How to Copy Text From a PDF)}

Antes de que pueda copiar texto de PDF a otra aplicación, debe confirmar que no tiene configuraciones de seguridad que no permitan la copia; de lo contrario, no podrá copiar nada. Esto puede indicarse mediante una función de copia atenuada o atenuada en Reader .

Si el PDF que recibió está protegido por una contraseña^{(protected by a password)} , use la combinación de contraseña designada para abrirlo y luego verifique la configuración de seguridad para confirmar que se permite la copia de contenido.

• Para hacer esto, haga clic con el botón derecho en el documento y seleccione Propiedades del documento^{(Document Properties)} .

• Haga clic en la pestaña Seguridad^{(Security )} y mire el Resumen de restricciones de documentos^{(Document Restrictions Summary)} para ver si la copia de contenido está permitida o no.

Nota^(Note) : un PDF con restricciones de contenido suele tener la palabra "Protegido" junto al nombre del archivo en la parte superior. 

• Abra el PDF en cualquier lector y luego copie el texto que desee usando cualquiera de los métodos a continuación.

Hay varias formas de copiar texto de un archivo PDF que cubriremos en esta guía. 

Función de copiar y pegar^{(Copy & Paste Function)}

Este es el método de facto para copiar texto de la mayoría de los documentos o archivos, no solo de los PDF^(PDFs) . Puede usar el método abreviado de teclado CTRL+CCTRL+V para pegarlo en el otro documento^{(paste it onto the other document)} . 

Si está usando una Mac, presione Comando-C^(Command-C) para copiar el texto y Comando-V^(Command-V) para pegar el contenido del Portapapeles^(Clipboard) en el documento o aplicación actual.

Como alternativa, puede usar el botón derecho del ratón o del panel táctil y hacer clic en Seleccionar herramienta^{(Select tool)} . 

Seleccione el texto que desea copiar en el documento PDF arrastrando el mouse para resaltar la parte que desea copiar, haga clic con el botón derecho en el texto seleccionado y seleccione Copiar^(Copy) .

También puede ir a la pestaña del menú y hacer clic en Edit>Copy . Una vez que se haya copiado, vaya al documento en el que desea pegar el texto copiado, haga clic con el botón derecho en el espacio donde desea colocarlo y seleccione Pegar^(Paste) o haga clic en Edit>Paste .

 Herramienta de instantánea o captura de pantalla^{(Snapshot Or Screenshot Tool)}

La herramienta Instantánea en su lector de PDF^{(PDF reader)} lo ayuda a seleccionar el texto que desea como captura de pantalla o gráfico y luego pegarlo en otro documento sin afectar el formato. Si elige este método, obtendrá exactamente la porción de texto que desea, pero no será editable.

Para hacer esto, abra el documento PDF , haga clic en ^(PDF)Edit > Take a snapshot .

Alternativamente, seleccione la barra de título de la ventana PDF y presione ^(PDF)Alt+PrtScn en su teclado para capturar la pantalla^{(capture the screen)} y luego recorte según la parte que desee.

Si usa una Mac, presione Command+Shift+4 y use el cursor en la pantalla para arrastrar y seleccionar el texto que desea capturar.

Lector de PDF en línea^{(Online PDF Reader)}

Puede copiar texto de un documento PDF en su navegador o lector en línea.

Para hacer esto, abra el PDF en su navegador haciendo clic con el botón derecho en el archivo y seleccionando Open With > (choose browser) o arrástrelo a una ventana abierta en su navegador. 

Seleccione el texto que desee. Presione CTRL+C para copiar el texto y pegarlo en otro documento usando CTRL+V . También puede hacer clic con el botón derecho del mouse o el panel táctil y seleccionar Copiar^(Copy) , y luego hacer clic con el botón derecho nuevamente en el otro documento y seleccionar Pegar^(Paste) .

Software de extracción de PDF

Una herramienta de extracción de PDF^(PDF) de terceros también puede ayudarlo a extraer texto para usarlo en una aplicación diferente, como Word , presentación de PowerPoint o software de publicación de escritorio.  

Puede usar una herramienta como ExtractPDF , cargue su PDF y haga clic en Iniciar^(Start) . La herramienta extraerá imágenes, texto o incluso fuentes si lo desea, después de lo cual puede copiar lo que desee del contenido extraído y pegarlo en otra aplicación.

Hay muchas herramientas de extracción de terceros^{(third-party extraction tools)} para archivos PDF que los convierten a HTML , al tiempo que conservan el diseño de la página. También extraen y convierten el contenido del documento PDF a formatos de gráficos vectoriales que puede usar en otras aplicaciones.

Conversor de PDF^{(PDF Converter)}

Un convertidor de PDF le permite convertir un documento PDF en un documento editable^{(convert a PDF document into an editable document)} , después de lo cual puede copiar su texto y usarlo en otra aplicación.

Uno de los convertidores de PDF populares es SmallPDF , porque es una herramienta en línea, por lo que no requiere instalación y es fácil de usar. Para usarlo, abra SmallPDF en su navegador, seleccione el formato de salida, por ejemplo, PDF a Word^{(PDF to Word)} .

Haga clic en Elegir archivo^{(Choose file)} para cargar el PDF que desea convertir.

Haga clic en Descargar^(Download) para guardar el archivo convertido en su dispositivo. A continuación, abra el documento de Word^(Word) convertido y copie el texto que desee.

Herramienta OCR^{(OCR Tool)}

Una herramienta de reconocimiento óptico de caracteres (OCR)^{(Optical Character Recognition (OCR) tool)} le permite convertir su archivo PDF en un documento de ^(PDF)Word editable , copiar texto de archivos PDF e imágenes escaneadas en formatos de texto editables.

Es particularmente útil si recibió un documento escaneado en formato PDF , ya que convierte dichos archivos en PDF^(PDFs) editables al instante, con fuentes personalizadas y texto editable que se parece al documento original.

Adobe Acrobat funciona como un convertidor de texto con OCR , ya que extrae texto automáticamente de imágenes escaneadas o documentos en papel y los convierte en archivos PDF^(PDFs) .

La mejor parte es que su PDF coincidirá con la impresión original gracias a la generación automática de fuentes personalizadas^{(custom font generation)} , y puede usarlo con otras aplicaciones de Office cortando y pegando o exportando a MS-Office . También le permite conservar la apariencia exacta del documento y restringir la edición de contenido.

Nota^(Note) : para seguir estos pasos, necesita Adobe Acrobat , no Adobe Reader , ya que este último es solo para ver archivos PDF^(PDFs) y no tiene la herramienta  OCR .

Para usar la herramienta OCR nativa en Adobe Acrobat , abra el PDF que contiene el texto o la imagen escaneados en Acrobat para PC o Mac y haga clic en Editar PDF^{(Edit PDF)} .

Acrobat aplicará automáticamente OCR al PDF y lo convertirá en una copia completamente editable. Seleccione el texto que desea copiar y haga clic en Edit>Copy , luego péguelo en otra aplicación.

Puede hacer clic en File > Save As para guardar el documento editable para usarlo más adelante.

Como alternativa, abra el documento o la imagen escaneados con los que desea usar el lector de OCR , haga clic en ^(OCR)Herramientas^{(Tools )} en la parte superior derecha de la barra de herramientas y seleccione Recognize Text > In This File .

Verá una ventana emergente que muestra su configuración general actual, como el idioma de OCR , el estilo de salida de PDF y la resolución. ^(PDF)Haga clic en ^(Click) Aceptar^{(OK )} para que se reconozca el texto.

Si desea cambiar la configuración, haga clic en Editar^(Edit) y luego haga clic en Aceptar una vez que haya terminado.

Una vez que se reconoce el texto de la página escaneada, puede seleccionar y copiar el texto que desee con el formato detectado, aunque no es tan preciso como el reconocimiento de texto.

Si todo lo que tiene es Adobe Reader y no desea obtener una copia de Acrobat , existen herramientas de OCR gratuitas como ^(OCR)OneNote's OCR para PC, que es de uso gratuito, o la biblioteca Tesseract OCR^{(Tesseract OCR library)} para Mac. 

Nota:^(Note:) si tiene Adobe Acrobat , puede OCR varios documentos a la vez. Simplemente^(Just) abra cualquier documento en Acrobat , haga clic en Reconocer texto^{(Recognize Text)} en la barra lateral Herramientas^{(Tools )} y seleccione En varios archivos^{(In Multiple Files)} . Arrastre los archivos PDF que desea OCR   y Acrobat reconocerá el texto por usted.

¿Tienes algún otro truco que uses para copiar texto de un archivo PDF ? Cuéntanoslo^(Tell) en un comentario a continuación.

How To Copy Text From a PDF File

If you want to copy text from a PDF file to add to a Word document, paste a fоrmula onto an Excel spreadsheet, or insert into PowerPoint slidеѕ fоr a presentation, it can be as easy as using the Copy and Paste function.

However, that may not necessarily work for all PDF files owing to security and other permissions, but there are other ways you can fulfill the same task.

How to Copy Text From a PDF

Before you can copy text from PDF to another application, you need to confirm that it doesn’t have security settings that disallow copying, otherwise you won’t be able to copy anything.  This may be indicated by a grayed out or dimmed copy feature in Reader.

If the PDF you received is protected by a password, use the designated password combination to open it, and then check the security settings to confirm that content copying is allowed.

• To do this, right-click the document and select Document Properties.

• Click the Security tab and look at the Document Restrictions Summary to see if content copying is allowed or not.

Note: A PDF with content restrictions usually has the word “Secured” next to the file name at the top. 

• Open the PDF in any reader and then copy the text you want using any of the methods below.

There are several ways of copying text from a PDF file that we’ll cover in this guide. 

Copy & Paste Function

This is the de-facto method of copying text from most documents or files, not just PDFs. You can use the CTRL+C keyboard shortcut to copy the text you want and then use CTRL+V to paste it onto the other document. 

If you’re using a Mac, press Command-C to copy the text and Command-V to paste the contents of the Clipboard into the current document or app.

Alternatively, you can use your mouse or touchpad’s right-click button and click Select tool. 

Select the text you want to copy on the PDF document by dragging your mouse to highlight the portion you’d like to copy, right click on the selected text, and select Copy.

You can also go to the menu tab, and click Edit>Copy. Once it’s copied, go to the document onto which you’d like to paste the copied text, right click on the space you’d like to place it, and select Paste, or click Edit>Paste.

 Snapshot Or Screenshot Tool

The Snapshot tool in your PDF reader helps you select the text you want as a screenshot or graphic, and then paste it onto another document without affecting the formatting. If you choose this method, you’ll get exactly the portion of text you want, but it won’t be editable.

To do this, open the PDF document, click Edit > Take a snapshot.

Alternatively, select the PDF window’s title bar and press Alt+PrtScn on your keyboard to capture the screen, and then crop based on the portion you want.

If you’re using a Mac, press Command+Shift+4 and use the cursor on the screen to drag and select the text you’d like to capture.

Online PDF Reader

You can copy text from a PDF document in your browser or online reader.

To do this, open the PDF in your browser by right clicking on the file and selecting Open With > (choose browser) or drag it to an open window on your browser. 

Select the text you want. Press CTRL+C to copy the text and paste it on another document using CTRL+V. You can also right-click your mouse or touchpad and select Copy, and then right-click again on the other document and select Paste.

PDF Extraction Software

A third-party PDF extraction tool can also help you extract text for use in a different application such as Word, PowerPoint presentation or desktop publishing software.  

You can use a tool like ExtractPDF, upload your PDF and click Start. The tool will extract images, text or even fonts if you want, after which you can copy what you want from the extracted content and paste it onto another application.

There are many third-party extraction tools for PDF files that convert them to HTML, while preserving the layout of the page. They also extract and convert the content in the PDF document to vector graphics formats you can use in other applications.

PDF Converter

A PDF converter allows you to convert a PDF document into an editable document, after which you can copy your text and use it in another application.

One of the popular PDF converters is SmallPDF, because it’s an online tool so it doesn’t require any installation, and it’s easy to use. To use it, open SmallPDF on your browser, select the output format, for example PDF to Word.

Click Choose file to upload the PDF you want to convert.

Click Download to save the converted file on your device. Next, open the converted Word document, and copy the text you want.

OCR Tool

An Optical Character Recognition (OCR) tool lets you convert your PDF file to an editable Word document, copy text from PDF files and scanned images to editable text formats.

It’s particularly helpful if you received a scanned document in PDF format as it turns such files into editable PDFs instantly, with custom fonts and editable text that look just like those in the original document.

Adobe Acrobat works as a text converter with OCR as it extracts text automatically from scanned images or paper documents, and converts them into PDFs.

The best part is your PDF will match the original printout thanks to the automatic custom font generation, and you can use it with other Office applications by cutting and pasting or exporting to MS-Office. It also allows you to preserve the document’s exact look and feel, and restrict content editing.

Note: To use these steps, you need Adobe Acrobat, not Adobe Reader, as the latter is only for viewing PDFs and doesn’t have the OCR tool. 

To use the native OCR tool in Adobe Acrobat, open the PDF containing the scanned text or image in Acrobat for PC or Mac and click Edit PDF.

Acrobat will automatically apply OCR to the PDF and convert it into a fully editable copy. Select the text you want to copy, and click Edit>Copy, then paste it onto another application.

You can click File > Save As to save the editable document for use later on.

Alternatively, open the scanned document or image you want to use the OCR reader with, click Tools at the top right side of the toolbar and select Recognize Text > In This File.

You’ll see a popup showing your current General Settings such as OCR language, PDF output style and resolution. Click OK to get the text recognized.

If you want to change the settings, click Edit, and then click OK once you’re done.

Once the text is recognized from the scanned page, you can select and copy the text you want with detected formatting, though it’s not as accurate as the text recognition.

If all you have is Adobe Reader, and you don’t want to get a copy of Acrobat, there are free OCR tools like OneNote’s OCR for PC, which is free to use, or Tesseract OCR library for Mac. 

Note: If you have Adobe Acrobat, you can OCR multiple documents at once. Just open any document in Acrobat, click Recognize Text in the Tools sidebar and select In Multiple Files. Drag the PDF files you want to OCR  and Acrobat will recognize the text for you.

Do you have any other tricks you use to copy text from a PDF file? Tell us about it in a comment below.

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