Varias personas pueden leer y editar un calendario grupal, lo que lo convierte en una buena manera de promover la productividad^{(promote productivity)} y la colaboración entre compañeros de trabajo de pequeñas empresas o miembros del equipo organizacional.

Este tutorial analizará cómo crear un calendario de grupo en las aplicaciones de Microsoft Office 365 , incluidos Microsoft Outlook , Outlook web access ( OWA ) y Microsoft Teams . Revisaremos cómo compartir un calendario para que las personas que elija puedan ver y editar eventos en la aplicación de calendario. También discutiremos cómo crear grupos de calendario.

En general, hay dos pasos principales para crear un calendario de grupo:

1. Cree un nuevo calendario en blanco.
2. Compártalo con otros para que puedan ver y editar el calendario.

Repasaremos cómo realizar cada paso en Outlook en la web y en las versiones de escritorio de Outlook .

Nota: Microsoft ha anunciado mejoras en la forma en que funciona el uso compartido de calendarios. Sin embargo, Microsoft dice: "Las mejoras están planificadas solo para calendarios compartidos entre personas que usan Exchange Online". En algunos casos, eso significa que compartir un calendario de buzón de recursos o un calendario de buzón compartido solo funcionará si el destinatario acepta la invitación para compartir utilizando Outlook en la web, Outlook para iOS o Outlook para Android , es decir, no un servidor de Exchange^(Exchange) alojado internamente . Microsoft dice que se están preparando más mejoras.

Cree^(Create) y comparta^(Share) un nuevo calendario en blanco^{(New Blank Calendar)} con Outlook en la Web

Aquí se explica cómo crear y compartir un nuevo calendario en blanco con Outlook en la web.

1. Inicie sesión^(Log) en Outlook en un navegador web y seleccione el calendario.

1. Seleccione el enlace Agregar calendario.

1. En el menú a la izquierda de la ventana emergente, seleccione Crear^(Create) calendario en blanco.

1. Introduzca un nombre para el calendario y, si lo desea, seleccione un color o un encanto para el calendario.
2. En el menú desplegable Agregar a, seleccione en qué grupo de calendarios debe aparecer el nuevo calendario.^(Add)
3. Clic en Guardar.
4. Localice el nuevo calendario en la lista de calendarios, haga clic con el botón derecho en él (o seleccione el icono Más...) y seleccione Compartir^(Sharing) y permisos.

1. Ingrese^(Enter) la dirección de correo electrónico o el nombre de contacto de la persona con la que desea compartir el calendario.
2. Seleccione^(Select) las opciones del calendario. Elija el nivel de permiso Puede^(Can) editar si desea que el destinatario pueda agregar, eliminar y cambiar eventos en el calendario.

1. Seleccione Compartir.
2. Repita los pasos 7 a 9 para agregar miembros.

Las personas con las que comparta el calendario recibirán un correo electrónico solicitándoles que acepten y vean el calendario de Outlook . Tenga en cuenta que los usuarios externos no podrán editar el calendario.

Crear y compartir un nuevo calendario en blanco en la aplicación de ^{(New Blank Calendar)}escritorio^{(Desktop App)} de Outlook

Siga estos pasos en la aplicación de escritorio de Outlook para crear y compartir un nuevo calendario en blanco.

1. Seleccione el icono de calendario en la esquina inferior izquierda de Outlook .

1. En la pestaña Inicio del grupo ^(Home)Administrar calendarios^{(Manage Calendars)} , seleccione Abrir^(Open) calendario.

1. Seleccione Crear nuevo calendario en blanco.

1. En la ventana emergente Crear nueva carpeta^{(Create New Folder)} , asigne un nombre al calendario y seleccione dónde colocar el calendario (por ejemplo, como una subcarpeta de la carpeta principal del calendario).

1. A continuación, para compartir el calendario, haga clic con el botón derecho en el calendario en la lista de calendarios.

1. Seleccione Compartir > Compartir calendario.

1. Ingrese^(Enter) nombres de contacto o direcciones de correo electrónico para agregar personas a la invitación para compartir, agregue un mensaje si lo desea y haga clic en Enviar^(Send) . Los destinatarios recibirán un correo electrónico invitándolos a " Aceptar^(Accept) y ver el calendario".

Cómo agregar un calendario compartido^{(Shared Calendar)} a los equipos de Microsoft^{(Microsoft Teams)}

Outlook no es el único lugar donde puede crear un calendario compartido. Microsoft Teams también tiene la funcionalidad de calendario compartido. Aquí se explica cómo agregar un calendario compartido en Teams .

1. Seleccione un canal en Teams.
2. Seleccione el ícono + a la derecha del nombre del canal para agregar una pestaña.

1. Busque y seleccione Calendario de canales^{(Channel Calendar)} .

1. Seleccione Agregar.

Aparecerá una pestaña de calendario en la parte superior del canal de Teams . Todos los miembros del canal pueden ver los detalles del evento y agregar eventos al calendario. Este es un gran lugar para programar una reunión de Teams .

Calendario de grupo frente a grupo de calendario

Además de crear calendarios de grupo^{(group calendars)} , Outlook tiene otras formas de organizar calendarios y ver varios calendarios simultáneamente. Los grupos de calendarios^(Calendar) son una forma de ver programaciones combinadas, no solo para personas, sino también para calendarios de SharePoint , calendarios de Internet y recursos como reservas de salas.

Cómo crear grupos de calendario^{(Calendar Groups)} en Outlook en la Web

Según la configuración de su organización, verá grupos de calendario predeterminados que pueden incluir:

• Mis calendarios
• Calendarios de personas
• Otros calendarios

Si esas categorías no funcionan, puede crear grupos de calendarios personales personalizados en Outlook en la web.

1. El panel de la izquierda es el panel de calendario. Ahí es donde se enumeran todos los calendarios que puede ver. Haga clic con el botón derecho en Mis calendarios^{(My Calendars)} u Otros calendarios y seleccione Nuevo^(New) grupo de calendarios. Alternativamente, seleccione el ícono Más^(More) (tres puntos) junto a un grupo de calendario existente y elija Nuevo^(New) grupo de calendario.

1. Ingrese^(Enter) un nombre para el nuevo grupo de calendario y presione Entrar^(Enter) .
2. Cuando agrega un nuevo calendario seleccionando el enlace Agregar^(Add) calendario en el panel de calendario, puede elegir a qué grupo de calendario se agrega el nuevo calendario.

Para cambiar el nombre o eliminar un grupo de calendario, haga clic derecho en el nombre del grupo.

Cómo crear grupos de calendario^{(Calendar Groups)} en versiones de escritorio^{(Desktop Versions)} de Outlook

Puede crear grupos de calendario en las versiones de escritorio de Outlook , incluido Outlook para Microsoft 365 , Outlook 2021 , Outlook 2019 , Outlook 2016 , Outlook 2013 y Outlook 2010 .

Siga estos pasos para crear un grupo de calendario a partir de una libreta de direcciones o una lista de contactos^(Contact) .

1. Abra Outlook.
2. Seleccione Calendario.
3. Seleccione la pestaña Inicio.
4. En el grupo Administrar calendarios^{(Manage Calendars)} , seleccione Calendar Groups > Create New Calendar Group .

1. Asigne un nombre al nuevo grupo de calendarios y haga clic en Aceptar.

1. En la lista desplegable en Libreta de direcciones^{(Address Book)} , elija la lista de contactos de la que desea seleccionar miembros del grupo de calendario.
2. Examine^(Browse) o busque nombres, seleccione el nombre que desee y seleccione Miembros del grupo^(Group) . Repita este paso hasta que haya agregado a todos los que desee.
3. Seleccione Aceptar.

Para crear un grupo de calendarios basado en los calendarios que está viendo actualmente, siga estos pasos:

1. En Calendario, seleccione la pestaña Inicio.
2. En el grupo Administrar calendarios^{(Manage Calendars)} , seleccione Calendar Groups > Save como nuevo grupo de calendarios.

1. Introduzca un nombre para el grupo de calendarios y seleccione Aceptar.

Si desea agregar calendarios a un grupo de calendarios existente, siga estos pasos:

1. En la pestaña Inicio del grupo ^(Home)Administrar calendarios^{(Manage Calendars)} , seleccione Abrir^(Open) calendario.

1. Seleccione el tipo de calendario.
2. Busque^(Browse) nombres, seleccione el nombre que desee y seleccione Calendario^(Calendar) . Repita^(Repeat) hasta que haya agregado todos los nombres que desee.
3. Seleccione Aceptar.
4. Los calendarios que seleccionó aparecerán en el grupo Calendarios compartidos^{(Shared Calendars)} . Arrástrelos^(Drag) y suéltelos en el grupo de calendario^{(Calendar Group)} de su elección.

Descubrirá que al crear grupos de calendario, estará mejor organizado y podrá encontrar el calendario que está buscando rápidamente.

How to Create a Group Calendar in Microsoft 365

Multiple people can read and еdit a group calendar, mаking it a good way to promote productivity and collaboration among small business co-workers or organizational team members.

This tutorial will discuss how to create a group calendar in Microsoft Office 365 apps, including Microsoft Outlook, Outlook web access (OWA), and Microsoft Teams. We’ll review how to share a calendar so the people you choose can view and edit events in the calendar app. We’ll also discuss how to create calendar groups.

In general, there are two main steps to creating a group calendar:

1. Create a new blank calendar.
2. Share it with others so that they can view and edit the calendar.

We’ll go over how to do each step in Outlook on the web and desktop versions of Outlook.

Note: Microsoft has announced improvements in the way calendar sharing works. However, Microsoft says, “The improvements are planned only for calendars shared between people using Exchange Online.” In some cases, that means sharing a resource mailbox calendar or shared mailbox calendar will only work if the recipient accepts the sharing invitation using Outlook on the web, Outlook for iOS, or Outlook for Android, i.e., not an internally-hosted Exchange server. Microsoft says more improvements are in the pipeline.

Create and Share a New Blank Calendar with Outlook on the Web

Here’s how to create and share a new blank calendar using Outlook on the web.

1. Log into Outlook in a web browser and select the calendar.

1. Select the Add calendar link.

1. In the menu on the left of the popup, select Create blank calendar.

1. Enter a name for the calendar and, if you wish, select a color or charm for the calendar.
2. In the Add to drop-down menu, select under which calendar group the new calendar should appear.
3. Click Save.
4. Locate the new calendar in the calendar list, right-click on it (or select the More … icon) and select Sharing and permissions.

1. Enter the email address or contact name of the person with whom you want to share the calendar.
2. Select calendar options. Choose the Can edit permission level if you want the recipient to be able to add, remove, and change events on the calendar.

1. Select Share.
2. Repeat steps 7-9 to add members.

People with whom you share the calendar will receive an email prompting them to accept and view the Outlook calendar. Note that external users will not be able to edit the calendar.

Creating and Sharing a New Blank Calendar in Outlook’s Desktop App

Follow these steps in the Outlook desktop app to create and share a new blank calendar.

1. Select the calendar icon in the bottom-left corner of Outlook.

1. On the Home tab in the Manage Calendars group, select Open calendar.

1. Select Create New Blank Calendar.

1. In the Create New Folder popup, give the calendar a name and select where to put the calendar (e.g., as a subfolder of the main calendar folder).

1. Next, to share the calendar, right-click on the calendar in the calendar list.

1. Select Share > Share Calendar.

1. Enter contact names or email addresses to add people to the sharing invitation, add a message if you want, and click Send. Recipients will receive an email inviting them to “Accept and view calendar.”

How to Add a Shared Calendar to Microsoft Teams

Outlook isn’t the only place you can create a shared calendar. Microsoft Teams has shared calendar functionality, too. Here’s how to add a shared calendar in Teams.

1. Select a channel in Teams.
2. Select the + icon to the right of the channel name to add a tab.

1. Search for and select Channel Calendar.

1. Select Add.

A calendar tab will appear at the top of the Teams channel. All channel members can view event details and add events to the calendar. This is a great place to schedule a Teams meeting.

Group Calendar vs. Calendar Group

In addition to creating group calendars, Outlook has several other ways of organizing calendars and viewing multiple calendars simultaneously. Calendar groups are a way to see combined schedules—not only for people but also for SharePoint calendars, internet calendars, and resources like room reservations.

How to Create Calendar Groups in Outlook on the Web

Depending on how your organization has things set up, you’ll see default calendar groups that may include:

• My Calendars
• People’s Calendars
• Other Calendars

If those categories don’t work, you can create customized personal calendar groups in Outlook on the web.

1. The pane on the left is the calendar pane. That’s where all the calendars you can view are listed. Right-click on My Calendars or Other Calendars and select New calendar group. Alternatively, select the More (three dots) icon next to an existing calendar group and choose New calendar group.

1. Enter a name for the new calendar group and press Enter.
2. When you add a new calendar by selecting the Add calendar link in the calendar pane, you can choose to which calendar group the new calendar is added.

To rename or delete a calendar group, right-click on the group name.

How to Create Calendar Groups in Desktop Versions of Outlook

You can create calendar groups in desktop versions of Outlook, including Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, and Outlook 2010.

Follow these steps to create a calendar group from an address book or Contact list.

1. Open Outlook.
2. Select Calendar.
3. Select the Home tab.
4. In the Manage Calendars group, select Calendar Groups > Create New Calendar Group.

1. Give the new calendar group a name and click OK.

1. In the drop-down list under Address Book, choose the contact list from which you want to select members of the calendar group.
2. Browse or search for names, select the name you want, and select Group members. Repeat this step until you’ve added everyone you want.
3. Select OK.

To create a calendar group based on the calendars you’re currently viewing, follow these steps:

1. In Calendar, select the Home tab.
2. In the Manage Calendars group, select Calendar Groups > Save as new calendar group.

1. Enter a name for the calendar group and select OK.

If you’d like to add calendars to an existing calendar group, follow these steps:

1. On the Home tab in the Manage Calendars group, select Open calendar.

1. Select the type of calendar.
2. Browse for names, select the name you want, and select Calendar. Repeat until you’ve added all the names you want.
3. Select OK.
4. The calendars you selected will appear in the Shared Calendars group. Drag and drop them to the Calendar Group of your choice.

You’ll find that by creating calendar groups, you’ll be better organized and able to find the calendar you’re looking for quickly.

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