Cuando desee enviar el mismo correo electrónico a sus clientes, empleados, miembros del club o un grupo similar, puede escribir un correo electrónico una vez y enviar mensajes a todos utilizando la herramienta de combinación de correspondencia de Gmail .

Una vez denominada función de “envío múltiple”, la combinación de correspondencia en Gmail le permite insertar contactos de Google^{(Google Contacts)} o una lista de correo de Google Sheets . Luego, personalice su mensaje de correo electrónico con etiquetas combinadas, incluya enlaces únicos para cancelar la suscripción y disfrute de un proceso sencillo de correo electrónico masivo utilizando su aplicación de correo electrónico favorita.

Acerca de la combinación de correspondencia en Gmail

Echemos un vistazo a los requisitos de la cuenta de Google^(Google) , los límites de envío y otros detalles relacionados con la combinación de correspondencia en Gmail .

• La combinación de correspondencia^(Mail) está disponible para los suscriptores de Google Workspace^{(Google Workspace)} , incluidos Workspace Individual , Business Standard y Plus , Enterprise Starter , Standard y Plus , y Education Standard y Plus .
• Las cuentas de Google Workspace^{(Google Workspace)} compatibles tienen un límite diario de 2000 correos electrónicos salientes. Con la combinación de correspondencia, puede enviar correos electrónicos a hasta 1500 destinatarios, lo que le deja 500 para otros correos electrónicos.
• Solo puede agregar un destinatario al campo CC o CCO^{(CC or BCC field)} mediante combinación de correspondencia. Solo^(Just) tenga en cuenta que esto envía un correo electrónico a esa dirección para cada destinatario en el campo Para. Por ejemplo, si envía una combinación de correspondencia a 100 destinatarios, la dirección en el campo CC recibe 100 copias de ese correo electrónico.
• Puede incluir archivos adjuntos mediante combinación de correspondencia; sin embargo, esto cuenta para su espacio de almacenamiento. Por ejemplo, si envía un archivo adjunto de 1 MB a 100 destinatarios, utilizará 100 MB de espacio.
• Cada mensaje contiene un enlace único para cancelar la suscripción^{(Unsubscribe)} generado automáticamente en la parte inferior en caso de que ese destinatario en particular ya no quiera recibir sus correos electrónicos.
• Si un destinatario canceló previamente la suscripción a sus mensajes y lo incluye en una combinación de correspondencia, verá una notificación después de enviar el correo electrónico con la cantidad de destinatarios que no recibirán el mensaje.
• No puede usar la combinación de correspondencia para respuestas o reenvíos o cuando programa correos electrónicos^{(schedule emails)} o usa el modo confidencial^{(confidential mode)} .

Cómo agregar destinatarios a la combinación de correspondencia^{(Mail Merge)} en Gmail

Si bien puede seleccionar los destinatarios de su correo electrónico^{(select the recipients for your email)} después de redactar su mensaje, es mejor seleccionarlos de antemano cuando utiliza la combinación de correspondencia. Luego se le solicitarán las etiquetas combinadas disponibles para personalizar el mensaje.

Agregar^(Add) destinatarios de contactos de Google

Para comenzar a utilizar sus contactos ^(Contacts)de Google^(Google) como destinatarios, siga estos pasos.

1. Elija Redactar^{(Choose Compose)} en la parte superior izquierda para crear un nuevo correo electrónico. Utilice el icono Mostrar^(Show) menú principal (tres líneas) si no ve Redactar^(Compose) .

1. En la ventana Redactar^(Compose) , seleccione el icono Usar^(Use) combinación de correspondencia (símbolo de contacto) en el extremo derecho del campo Para y marque la casilla Combinar correspondencia^{(Mail Merge)} .

1. Luego puede comenzar a escribir los nombres de sus destinatarios y seleccionarlos de las sugerencias o seleccionar el enlace Para y elegir destinatarios en la ventana Seleccionar contactos .^{(Select Contacts)}

Agregar destinatarios desde Google Sheets

Para insertar destinatarios desde Google Sheets , comience asegurándose de que su hoja esté configurada correctamente.

• Toda la información del destinatario debe estar en la primera pestaña de la hoja de cálculo.
• Cada destinatario y sus datos deben estar en una fila separada.
• Utilice^(Use) encabezados de columna de solo texto para designar las etiquetas de combinación. Si un encabezado contiene un carácter especial, la etiqueta de combinación se identifica mediante la letra de la columna, por ejemplo, @A para la columna A.

Si su hoja está lista, elija Redactar^(Compose) en la parte superior izquierda de Gmail para crear el mensaje.

1. Seleccione el icono Usar^(Use) combinación de correspondencia en el extremo derecho del campo Para y marque la casilla Combinación de correspondencia^{(Mail Merge)} . Luego, seleccione Agregar^(Add) desde una hoja de cálculo.

1. En la ventana que aparece, use las pestañas de Google Drive^{(Google Drive)} en la parte superior para ubicar y elegir Google Sheet . Luego, seleccione el botón Insertar^(Insert) en la parte inferior derecha.

1. En la ventana siguiente, utilice los cuadros desplegables para elegir los nombres de las columnas que contienen los detalles de los destinatarios de las etiquetas de combinación. Tenga en cuenta que es posible que solo vea cuadros desplegables para Correo electrónico^(Email) , Nombre^{(First Name)} y Apellido; sin embargo, verá etiquetas de combinación disponibles en el correo electrónico para los demás detalles de su hoja.

1. Seleccione Finalizar^(Finish) y volverá a la ventana Redactar^(Compose) con el nombre de la hoja en el campo Para.

Consejo: si su lista de destinatarios está en Excel , busque formas de convertir el archivo de Excel a Hojas de cálculo de Google^{(ways to convert the Excel file to Google Sheets)} para la combinación de correspondencia.

Cómo utilizar etiquetas de combinación^{(Merge Tags)} en su correo electrónico^{(Your Email)}

Una vez que haya agregado sus destinatarios a la combinación de correspondencia, tendrá las etiquetas de combinación disponibles para usar.

Al momento de escribir este artículo:

• Si agrega destinatarios de Contactos de Google^{(Google Contacts)} , puede usar etiquetas para el nombre, apellido o nombre completo, así como la dirección de correo electrónico.

• Si agrega destinatarios de Google Sheets , puede usar etiquetas para los encabezados de las columnas en su hoja de cálculo.

Agregar una etiqueta de combinación

Para agregar una etiqueta a su correo electrónico, escriba el símbolo @ (At) con el nombre de la etiqueta o seleccione la etiqueta de la lista desplegable que aparece.

Puede agregar las etiquetas en casi cualquier lugar de su mensaje, excepto en la línea de asunto del correo electrónico y dentro del texto con hipervínculo.

Vista previa de una etiqueta de combinación

Si tiene curiosidad sobre cómo se muestran los detalles después de insertar una etiqueta de combinación, puede ver fácilmente una vista previa.

1. Pase el cursor^(Hover) sobre una etiqueta combinada en su mensaje y seleccione Vista previa^(Preview) .

1. Luego verá aparecer una ventana que muestra cada destinatario y su detalle correspondiente para esa etiqueta. Si tiene muchos destinatarios, puede utilizar la búsqueda en la parte superior para encontrarlos.

1. Seleccione Aceptar^{(Select OK)} cuando termine y volverá a la ventana Redactar .^(Compose)

Incluir un valor predeterminado^{(Default Value)} para una etiqueta de combinación^{(Merge Tag)}

También puede establecer valores predeterminados para las etiquetas de combinación. Esto es útil si a un destinatario le faltan los detalles que estás intentando agregar. Por ejemplo, si inserta la etiqueta combinada Nombre^{(First Name)} y un destinatario no tiene un nombre en la lista, puede usar una palabra o frase predeterminada en su lugar.

Para agregar un valor predeterminado, coloque el cursor sobre la etiqueta de combinación en su correo electrónico y elija Establecer^(Set) valor predeterminado.

Agregue la palabra o frase en el cuadro que aparece y seleccione Guardar^(Save) .

Para cualquier destinatario al que le falte información, la etiqueta de combinación en el correo electrónico se reemplazará con el valor predeterminado.

Obtenga una vista previa y envíe su correo electrónico

Cuando termines de crear tu combinación de correspondencia en Gmail , podrás obtener una vista previa del correo electrónico antes de enviarlo. Esto le permite ver el correo electrónico como lo verán sus destinatarios, de modo que si necesita realizar algún cambio, pueda hacerlo antes de presionar el botón Enviar .^(Send)

1. Cuando esté listo, seleccione Continuar^(Continue) en la parte inferior de la ventana Redactar^(Compose) .

1. Verás un mensaje emergente con breves detalles sobre el correo no deseado al enviar correos electrónicos masivos. Seleccione^{(Select Learn)} Más información para obtener información adicional y luego Entendido para continuar.

1. A continuación, verá otra ventana emergente que le muestra la cantidad de destinatarios a los que envía el correo electrónico y una opción para ver una vista previa. Seleccione Enviar^{(Select Send)} vista previa.

Recibirás un correo electrónico con la etiqueta " Mensaje de prueba^(Test) " en tu bandeja de entrada en unos minutos. Las etiquetas combinadas se completarán con el primer destinatario de su lista o el valor predeterminado, si corresponde.

Una vez que revise la vista previa, puede regresar a la ventana Redactar^(Compose) para realizar los ajustes que desee. Cuando esté listo para enviar el correo electrónico, siga estos mismos pasos y elija Enviar^(Send) todo en la ventana Listo para enviar^(Send) .

Puede encontrar los correos electrónicos de combinación de correspondencia que envía en su carpeta Enviados^(Sent) como cualquier otro correo electrónico enviado.

Facilite el envío de correos electrónicos^{(Make Emails Easy)} con la combinación de correspondencia de Gmail^{(Gmail Mail Merge)}

Cuando necesites enviar un boletín informativo, un anuncio u otro correo electrónico de forma masiva, recuerda la función de combinación de correspondencia en Gmail . Con la capacidad de insertar contactos de Google Sheets , usar campos de combinación para correos electrónicos personalizados y obtener una vista previa del mensaje antes de enviarlo, todo sin un complemento de combinación de correspondencia de terceros, el proceso no podría ser más sencillo.

Para obtener tutoriales relacionados con otras aplicaciones, consulte cómo crear una combinación de correspondencia en Microsoft Word^{(how to create a mail merge in Microsoft Word)} para mensajes impresos en lugar de marketing por correo electrónico.

How to Use Mail Merge in Gmail

When you want to send the same email to your cυstomers, clients, employеes, club membеrs, or a similar group, you can type an email once аnd mеssage everyone υsing the Gmail mail merge tool.

Once dubbed the “multi-send” feature, mail merge in Gmail lets you insert Google Contacts or a mailing list from Google Sheets. Then, personalize your email message with merge tags, include unique unsubscribe links, and enjoy a simple bulk email process using your favorite email application.

About Mail Merge in Gmail

Let’s take a look at the Google account requirements, sending limits, and other details surrounding mail merge in Gmail.

• Mail merge is available to Google Workspace subscribers including Workspace Individual, Business Standard and Plus, Enterprise Starter, Standard, and Plus, and Education Standard and Plus.
• Supported Google Workspace accounts have a daily limit of 2,000 outgoing emails. With mail merge, you’re allowed to email up to 1,500 recipients which leaves you 500 for other emails.
• You can only add one recipient to the CC or BCC field using mail merge. Just keep in mind that this sends an email to that address for each recipient in the To field. For example, if you send a mail merge to 100 recipients, the address in the CC field receives 100 copies of that email.
• You can include attachments using mail merge; however, this counts toward your storage space. For instance, if you send a 1MB attachment to 100 recipients, you’ll use 100MB of space.
• Each message contains a unique auto-generated Unsubscribe link at the bottom in case that particular recipient no longer wants to receive your emails.
• If a recipient has previously unsubscribed from your messages and you include them in a mail merge, you’ll see a notification after you send the email with the number of recipients who won’t receive the message.
• You cannot use mail merge for replies or forwards or when you schedule emails or use confidential mode.

How to Add Recipients to Mail Merge in Gmail

While you can select the recipients for your email after you compose your message, it’s best to select them beforehand when using mail merge. This then prompts you with the available merge tags to personalize the message.

Add Recipients From Google Contacts

To get started using your Google Contacts as recipients, follow these steps.

1. Choose Compose on the top left to create a new email. Use the Show main menu icon (three lines) if you don’t see Compose.

1. In the Compose window, select the Use mail merge icon (contact symbol) on the far right of the To field and check the box for Mail Merge.

1. You can then begin typing the names of your recipients and select them from the suggestions or select the To link and choose recipients from the Select Contacts window.

Add Recipients From Google Sheets

To insert recipients from Google Sheets, begin by making sure your sheet is set up correctly.

• All recipient information must be on the first tab of the spreadsheet.
• Each recipient and their details must be in a separate row.
• Use text-only column headers to designate the merge tags. If a header contains a special character, the merge tag is identified by the column letter instead, for example, @A for column A.

If your sheet is ready to go, choose Compose on the top left in Gmail to create the message.

1. Select the Use mail merge icon on the far right of the To field and check the box for Mail Merge. Then, select Add from a spreadsheet.

1. In the window that appears, use the Google Drive tabs at the top to locate and choose the Google Sheet. Then, select the Insert button on the bottom right.

1. In the subsequent window, use the drop-down boxes to choose the column names containing the recipients’ details for the merge tags. Note that you may only see drop-down boxes for Email, First Name, and Last Name; however, you will see merge tags available in the email for the other details in your sheet.

1. Select Finish and you’ll return to the Compose window with the name of the sheet in the To field.

Tip: If your recipient list is in Excel, look at ways to convert the Excel file to Google Sheets for the mail merge.

How to Use Merge Tags in Your Email

Once you have your recipients added to the mail merge, you’ll have the merge tags available to use.

As of this writing:

• If you add recipients from Google Contacts, you can use tags for first, last, or full name as well as email address.

• If you add recipients from Google Sheets, you can use tags for the column headers in your spreadsheet.

Add a Merge Tag

To add a tag to your email, type the @ (At) symbol with the tag name or select the tag from the drop-down list that appears.

You can add the tags to most anyplace in your message except for the email subject line and within hyperlinked text.

Preview a Merge Tag

If you’re curious how the details display after inserting a merge tag, you can easily see a preview.

1. Hover over a merge tag in your message and select Preview.

1. You’ll then see a window appear showing each recipient and their corresponding detail for that tag. If you have many recipients, you can use the Search at the top to find them.

1. Select OK when you finish, and you’ll return to the Compose window.

Include a Default Value for a Merge Tag

You can also set default values to the merge tags. This is helpful if a recipient is missing the detail you’re trying to add. For example, if you insert the First Name merge tag and a recipient doesn’t have a first name listed, you can use a default word or phrase instead.

To add a default value, hover over the merge tag in your email and choose Set default value.

Add the word or phrase in the box that appears and select Save.

For any recipient missing the information, the merge tag in the email will be replaced with the default value.

Preview and Send Your Email

When you finish creating your mail merge in Gmail, you’ll be able to preview the email before you send it. This allows you to see the email as your recipients will so that if you need to make any changes, you can do so before hitting the Send button.

1. When you’re ready, select Continue at the bottom of the Compose window.

1. You’ll see a pop-up message with brief details about junk mail when sending mass emails. Select Learn more for additional information and then Got it to continue.

1. Next, you’ll see another pop-up window showing you the number of recipients you’re sending the email to and an option to see a preview. Select Send preview.

You’ll receive an email labeled “Test message” to your inbox within a few minutes. The merge tags will be populated with the first recipient on your list or the default value if applicable.

Once you review the preview, you can return to the Compose window to make any adjustments you like. When you’re ready to send the email, follow these same steps and choose Send all in the Ready to Send window.

You can find the mail merge emails you send in your Sent folder like any other email sent.

Make Emails Easy With Gmail Mail Merge

When you need to send a newsletter, announcement, or other email to a mass, remember the mail merge functionality in Gmail. With the ability to insert contacts from Google Sheets, use merge fields for personalized emails, and preview the message before you send it, all without a third-party mail merge add-on, the process couldn’t be easier.

For related tutorials with other apps, look at how to create a mail merge in Microsoft Word for printed messages rather than email marketing.

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