Microsoft Outlook es un popular cliente de correo electrónico^{( popular email client)} que utilizan muchas empresas y usuarios domésticos. Si se encuentra en un escenario de trabajo en el que necesita hacer un seguimiento de los correos electrónicos, en esta publicación compartiremos cómo puede hacer un seguimiento de los correos electrónicos en Office Outlook . La función está integrada en Outlook y puede recordarle el seguimiento en la fecha que elija.

Gmail tiene una función similar, Snooze , que puede recordarle los correos electrónicos en la fecha elegida. Lo mismo se puede lograr en Outlook también.

Cómo hacer un seguimiento de los correos electrónicos en Outlook

Veamos cómo enviar correos electrónicos de seguimiento utilizando la función de seguimiento^{(Follow Up)} en Outlook para IMAP , cuentas de Microsoft y cuentas de Business Exchange .

• Abra Outlook y seleccione el correo electrónico que desea seguir.
• Haga clic^{(Right-click)} con el botón derecho en el correo electrónico y haga clic en Seguimiento^(Follow-up) para ampliar y ver más opciones
• Obtendrá acceso rápido a Hoy^(Today) , Mañana^(Tomorrow) , Esta semana^(Week) , Próxima semana^{(Next Week)} , Sin fecha^{(No Date)} , Personalizado^(Custom) . También puedes agregar como recordatorio

El correo electrónico tendrá una bandera roja junto a él y, si abre el correo electrónico, tendrá los detalles de seguimiento. Dichos correos electrónicos también tendrán un fondo amarillo para ayudarlo a identificarlos rápidamente. Para ver solo aquellos correos electrónicos que necesitan un seguimiento, haga clic en la opción Filtrar correo electrónico en ^{(Filter Email)}Buscar^(Find) y luego seleccione marcado.

Una vez que haya terminado de hacer el seguimiento, para eliminar esto de la lista de correo electrónico de seguimiento en Outlook , tiene dos opciones. Haga clic derecho sobre él y haga clic en

• Opción Marcar completado^{(Mark Complete)} , lo eliminará de la lista de tareas
• Si elige Clear Flag , eliminará la bandera junto a él.

Puedes usar cualquiera de ellos, dependiendo de lo que más te guste. Si elige Mark Complete , obtendrá una "Marca de verificación" de color verde mientras^(Tick) que la acción de borrar bandera no la crea. Entonces, si eres un tipo orientado a las tareas, usa el primero.

¿Esta función funciona con todas las cuentas?

Si bien funciona con cuentas de Microsoft y Exchange, no funciona con cuentas habilitadas para IMPA. Esta función necesita que se incluyan metadatos adicionales, y no todos los servicios de correo electrónico ofrecen eso. Pero hay una solución disponible.

• Seleccione el correo electrónico, haga clic con el botón derecho en él y elija Mover^(Move) a > Otra carpeta^(Folder) o Copiar^(Copy) a carpeta^(Folder)
• En la ventana emergente, desplácese hasta el final para encontrar Tareas^(Tasks)
• Se abrirá la nueva ventana Tarea^(Task) donde puede agregar el tiempo para hacer un seguimiento del correo electrónico.
• A partir de la próxima vez, la opción Tarea^(Task) estará disponible por adelantado en el menú contextual.

El correo electrónico de seguimiento es esencial para los usuarios que necesitan perseguir a los clientes, enviar recordatorios amistosos en caso de que alguien se haya perdido su correo electrónico, etc.

Espero que esta publicación lo ayude a crear correos electrónicos de seguimiento en Outlook para cuentas IMPA y cuentas de Microsoft/Business Exchange .

How to Follow Up emails in Outlook

Microsoft Outlook is a popular email client that is used by many businesses and home users. If you are in a work scenario where you need to follow up emails, then in this post, we will share how you can follow up emails in Office Outlook. The feature is built-in into Outlook and can remind of about the follow-up on the date of your choosing.

Gmail has a similar feature, Snooze, which can remind you about the emails on the chosen date. The same can be achieved in Outlook as well.

How to Follow Up emails in Outlook

Let us see how to how to send follow-up emails using the Follow Up feature in Outlook for IMAP, Microsoft accounts & Business Exchange accounts

• Open Outlook and select the email you want to follow up.
• Right-click on the email, and click on Follow-up to expand for further options
• You will get quick access to Today, Tomorrow, This Week, Next Week, No Date, Custom. You can also add as a reminder

The email will have a red flag next to it, and if you open the email, it will have the follow-up details. Such emails will also have a yellow background to help you identify them quickly. To view only those emails which need a follow-up, click on Filter Email option under Find and then select flagged.

Once you are done following up, to remove this from the follow-up email list in Outlook, you have two options.  Right-click on it and click on

• Mark Complete option, it will delete it from, the task list
• If you choose Clear Flag, it will remove the flag next to it.

You can use either of them, depending on what you like more.  If you choose Mark Complete, you will get a green color “Tick mark” while the clear flag action doesn’t create it. So if you are a task-oriented guy, use the former.

Does this feature work with all accounts?

While it works with Microsoft and exchange accounts, it doesn’t work with IMPA-enabled accounts. This feature needs extra metadata to be included, and not every email service offers that. But there is a workaround available.

• Select the email, right-click on it and choose Move to > Other Folder or Copy to Folder
• In the popup window, scroll to the end to find Tasks
• It will open the new Task window where you can add the time to follow up on the email.
• From next time, the Task option will be available upfront in the context menu.

Follow-up email is essential for users who need to chase out clients,  send friendly reminders in case someone missed their email, and so on.

I hope this post helps you create follow-up emails in Outlook for both IMPA accounts and Microsoft/Business Exchange accounts.

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