Tanto si eres un experto experimentado en Getting Things Done GTD como si recién estás empezando a aprender sobre el proceso de GTD , Todoist es, con mucho, la mejor aplicación de lista de tareas para respaldar tu flujo de trabajo de GTD .

¿Por qué es esto? Hay muchas razones que tienen que ver con sus características, diseño y el hecho de que la funcionalidad predeterminada es compatible de forma natural con la estructura GTD que construirá en su interior.

Incluso si nunca has oído hablar de GTD , a continuación se incluyen consejos básicos de GTD para que comiences y cómo puedes usar Todoist para hacerlo.

Nota^(Note) : La versión exacta de GTD utilizada en este artículo se basa en los principios establecidos por Carl Pullein y su clase Your Digital Life 3.0 Online^{(Your Digital Life 3.0 Online class)} (que recomiendo encarecidamente). Este artículo solo ofrece cómo usar Todoist como parte de ese sistema. Hay muchos detalles que no tenemos espacio para incluir en este artículo.

¿Qué es hacer las cosas (GTD)?

Los principios de Getting Things Done han existido por un tiempo. No hay herramientas o aplicaciones establecidas que deba usar, pero los principios básicos básicos en torno a cualquier enfoque son esencialmente los mismos.

GTD ayuda a vaciar tu mente de todo lo que está dando vueltas todo el día. Esto libera tu cerebro para que realmente se concentre en la tarea que tienes delante, en lugar de distraerte constantemente.

Funciona dándote una serie de pasos que sigues cada semana para mantenerte organizado. Estos pasos incluyen:

• Capturar^(Capturing) cada idea, tarea, elemento de acción o cita que se presente. Podría estar en medio de una reunión y su jefe le da un elemento de acción. Podrías estar caminando por el parque y se te ocurre una gran idea para un libro que quieres escribir. No importa cuándo, dónde o cómo: cada vez que piense en algo que debe hacer, lo capturará en su "Bandeja de entrada".
• Clarificar^(Clarifying) esas ideas dividiéndolas en tareas, asignándoles una prioridad y dándoles una fecha de vencimiento si está listo para trabajar en ellas pronto.
• Organizar^(Organizing) las tareas colocándolas en un cubo al que llegará eventualmente, según la prioridad. Si planea trabajar en la tarea pronto, también la agregará a su calendario (y Todoist puede ayudarlo a automatizar eso).
• Revisando^(Reviewing) cada "cubo" y moviendo todas esas ideas organizadas hacia arriba en la escalera hasta que las más urgentes lleguen a su calendario y su tiempo de enfoque.
• Involucrar^(Engaging) toda su atención en aquellas tareas que finalmente han llegado frente a usted, en los tiempos que ha programado.

GTD no solo lo ayuda a ser más productivo y organizado, sino que también puede ayudarlo a llegar a Inbox Zero (no más correos electrónicos en su bandeja de entrada), porque nunca postergará^{(never procrastinate)} sus correos electrónicos entrantes. Procesarás todo inmediatamente utilizando el sistema GTD anterior.

Cómo construir una estructura GTD de Todoist^{(Todoist GTD Structure)}

Ahora que conoce los principios básicos de GTD , echemos un vistazo más de cerca a cómo Todoist puede ayudar.

Lo primero que querrá hacer es crear una nueva estructura principal de Proyectos en Todoist que contenga todos los cubos para organizar sus diversas tareas entrantes.

Estos cubos (carpetas principales) incluyen:

• Bandeja^(Inbox) de entrada : Aquí es donde van todas esas ideas entrantes. Cuando reciba un correo electrónico que requiera una acción, colocará la acción aquí y archivará el correo electrónico de inmediato. Si recibe un elemento de acción en una reunión, colocará ese elemento de acción aquí. Todo lo que necesita para actuar, va directamente a su bandeja^(Inbox) de entrada .

Nota^(Note) : Todoist tiene una sección de bandeja^(Inbox) de entrada predeterminada , por lo que no tendrás que crearla manualmente.

Las próximas carpetas de proyectos que creará son a las que moverá los elementos durante sus sesiones diarias de Clarificación^(Clarifying) y Organización al final del día. ^(Organizing)Éstos incluyen:

• Esta semana^{(This Week)} : los elementos en los que desea trabajar de inmediato, durante la semana actual, se incluirán en este proyecto. Cuando los coloque aquí, también asignará una fecha de vencimiento. Si integras Todoist con tu calendario, Todoist lo agregará automáticamente a tu calendario por ti.

• Próxima semana^{(Next Week)} : los elementos de su bandeja de entrada que desea hacer pronto, pero que no son tan urgentes como para hacerlo esta semana, se incluirán en su proyecto Próxima semana^(Week) . No se requiere fecha de vencimiento.

• Este mes^{(This Month)} : los elementos que desea hacer bastante pronto, pero puede esperar una semana o dos, se incluirán en este proyecto. No adjunte una fecha de vencimiento aquí tampoco.

• Próximo mes^{(Next Month)} : las tareas que desea realizar eventualmente, pero que sabe que pueden esperar bastante tiempo, irán a la carpeta Próximo mes^(Month) sin una fecha de vencimiento.

Hay dos proyectos más que deberá crear para tareas especiales. 

• Áreas de enfoque recurrentes^{(Recurring Areas of Focus)} : estas son cosas que debe hacer regularmente relacionadas con objetivos que son importantes para usted, como tomar una clase en línea todos los meses.

• Rutinas^(Routines) : Son tareas que pueden no estar relacionadas con tus objetivos, pero que tienes que hacer todas las semanas, como ejercicio o reuniones de club.

Creación de tareas recurrentes

Ciertamente debe tener un montón de cosas que hacer todos los días o todas las semanas. Sáquelos de su mente agregándolos a su proyecto de Áreas de enfoque recurrentes^{(Recurring Areas of Focus)} (si están relacionados con objetivos que son importantes para usted).

También se recomienda que incluya Áreas^(Areas) de enfoque^(Focus) recurrentes como un subproyecto de Esta semana^(Week) .

Cualquier tarea recurrente que sea solo parte de su vida pero que en realidad no impulse sus objetivos de vida, agréguela al proyecto Rutinas^(Routines) .

Recuerde^(Remember) agregar fechas de vencimiento a todos estos y márquelos como recurrentes. De esta forma, aparecerán automáticamente en las secciones Hoy^(Today) y Próximo^(Upcoming) de Todoist sin que tengas que hacer nada.

Usando su bandeja de entrada

Durante la semana, a medida que surjan nuevos problemas con los que tengas que lidiar, simplemente tíralos a tu bandeja de entrada^(Inbox) de Todoist . 

De esta manera, evita distraerse y sabe que no se olvidará de ocuparse de estas tareas más adelante cuando tenga tiempo.

Cada semana a la misma hora, dedicará entre 20 y 30 minutos para procesar su bandeja^(Inbox) de entrada . Durante este tiempo, solo trabaje en uno a la vez y decida qué tan importante es hacer esa tarea y dentro de qué plazo.

Por ejemplo, sé que quiero arreglar el mazo eventualmente, pero todavía es invierno^(Winter) . Entonces, moveré esa tarea a Long Term / On Hold . 

A continuación, sé que necesito hacerme mi control médico anual, pero estoy ocupado este mes y realmente no importará si espero hasta el próximo mes para programarlo. Entonces, pasaré eso al proyecto Próximo mes^{(Next Month)} .

Finalmente, sé que quiero hacer un artículo en Online-Tech-Tips.com esta semana. Así que asigno un día y una hora durante la semana en que quiero hacerlo.

Luego, mueva esa tarea al proyecto Esta semana^{(This Week)} .

Pude procesar estos tres elementos que agregué a mi bandeja^(Inbox) de entrada durante el día en unos cinco minutos. 

Sé que no los olvidaré porque ahora están en mi sistema ToDoist GTD organizado . Todo está asignado para la semana y realmente no tengo que pensar en nada excepto trabajar duro en cada tarea cuando aparece en mi calendario^{(up on my calendar)} .

Gestión de esta semana

A medida que llegue al final de cada semana, notará que su proyecto Esta semana^(Week) eventualmente se vaciará de elementos activos.

Configure^(Set) una hora cada semana (normalmente al final del día viernes^(Friday) o en algún momento del fin de semana) para mover las tareas del proyecto Próxima semana^{(Next Week)} a su proyecto Esta semana^{(This Week)} . Asigne^(Assign) fechas de vencimiento cuando haga esto.

Repita esto para elementos en las carpetas Este mes^(Month) , Próximo mes^{(Next Month)} y Long Term / En espera .^(Hold)

Recuerda^(Remember) : no tienes que mover el artículo si todavía no lo sientes urgente. También puede eliminar tareas que haya decidido que ya no le importan.

Recuerde mantenerse enfocado

Este es el principio más importante que reúne todo esto y hace que el sistema GTD funcione.

Debido a que solo dedica pequeños bloques de tiempo a procesar todas las ideas y tareas que se envían a su bandeja^(Inbox) de entrada , le queda el resto del tiempo que ha asignado en su calendario para realizar el trabajo.

Esto significa usar solo tus áreas Hoy y Próximo^(Todoist) en Todoist^(Upcoming) durante tu día (junto con tu Calendario^(Calendar) ) y trabajar durante el día para terminar y tachar esas tareas.

Sabes que solo has asignado tareas que puedes realizar en un día, porque Todoist las agregó automáticamente a tu calendario. Si tu día está lleno, no puedes asignar más. Cuando su semana está llena, no puede mover nada más al proyecto Esta semana^(Week) .

GTD funciona porque saca el lío de tu cabeza y lo introduce en el "sistema". Libera tus pensamientos para que puedas enfocar tu mente en la tarea que tienes entre manos y hacer las cosas^{(Get Things Done)} .

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whether you’re a seasoned Getting Things Done GTD exрert, or you’re јust starting to learn about the GTD process, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

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