¿ Está buscando una manera de colaborar con otros en un documento de Word^{(Word doc)} ? Si es así, puedes hacerlo muy fácilmente en el mismo Word . La función existe desde hace un par de versiones de Office y funciona incluso si la parte receptora no tiene Word instalado en su sistema.

Tenga en cuenta que para comenzar a compartir documentos en Word , debe guardar sus documentos en la nube. No todos tus documentos, pero al menos el que se va a compartir. Eso significa que primero debe configurar una cuenta de OneDrive^{(OneDrive account)} y luego iniciar sesión en su cuenta de Microsoft^{(Microsoft account)} desde Word .

Compartir documento de Word

Una vez que haya configurado correctamente OneDrive en Word , continúe y haga clic en el botón Compartir^(Share) en la parte superior derecha de la pantalla.

Esto abrirá un panel en el lado^{(hand side)} derecho de la pantalla. Si el documento aún no se ha guardado en la nube, deberá hacer clic en el botón Guardar en la nube^{(Save to Cloud)} .

Esto abrirá el cuadro de diálogo Guardar como^{( Save As)} , que ya debería estar configurado en OneDrive . Asigne un nombre a su archivo y guárdelo.

Una vez que se haya guardado y subido a la nube, vuelva al cuadro de diálogo Compartir^(Share) y ahora podrá invitar a personas a unirse. Escriba^(Type) una dirección de correo electrónico^{(email address)} , elija si pueden editarla o simplemente verla y luego incluya un mensaje opcional.

En el extremo receptor, llegará un correo electrónico que incluye un enlace al documento almacenado en la cuenta de OneDrive^{(OneDrive account)} de la parte que envía :

Cuando el usuario hace clic en el enlace, lo llevará a una versión de navegador de Word llamada Word Online , donde se puede editar el documento.

Haga clic en el botón Editar en el navegador^{(Edit in Browser)} y obtendrá la familiar interfaz de cinta del ^{(ribbon interface)}programa Word^{(Word program)} de escritorio . El usuario puede editar el documento sin necesidad de tener Word instalado o tener una cuenta de OneDrive.

El documento se guarda automáticamente, por lo que el usuario no^{(user doesn)} tiene que preocuparse por tratar de guardar el documento por sí mismo. Por su parte, verá un mensaje emergente^{(message pop)} que dice que otras personas están editando el documento y le preguntan si desea compartir automáticamente los cambios a medida que ocurren. Recomiendo hacer clic en Sí^(Yes) aquí.

Tenga en cuenta que no verá los cambios de otros usuarios hasta que guarde el documento. Si hace clic en Archivo^(File) , verá un nuevo mensaje en la pestaña Información^{(Info tab)} que dice Actualizaciones de documentos disponibles^{(Document Updates Available)} .

Continúe y guarde su documento y recibirá otro mensaje que explica que los nuevos cambios realizados por otros se mostrarán con una superposición verde.

Haga clic en Aceptar^{(Click OK)} y navegue por su documento. Cualquier cosa en verde es lo que ha sido cambiado o agregado por otra persona. En mis pruebas, si alguien eliminó algo del documento, no mostró nada^{(t show anything)} en verde.

Tenga en cuenta que una vez que guarde el documento, el resaltado verde desaparecerá hasta que se realicen nuevos cambios. Si desea realizar un seguimiento de los cambios que se realizan, debe habilitar el seguimiento de cambios^{( Track Changes)} en el documento antes de compartirlo; de lo contrario, es un poco difícil saber qué está sucediendo, especialmente si varias personas están editando el documento.

Arriba, he habilitado Control de cambios^{(Track Changes)}  en la pestaña Revisar^(Review) y ahora, además del texto resaltado en verde, también tengo las barras verticales rojas en la columna^{(hand column)} de la izquierda . Dado que las eliminaciones no se muestran^{(t show)} en verde, solo puede verlas realizando un seguimiento de los cambios. Haz clic^(Click) en la línea roja y te mostrará el contenido eliminado tachado.

En general, Word es una gran herramienta para colaborar en tiempo real con múltiples autores o editores y el aspecto de sincronización funciona muy bien. Una característica que noté es que cuando alguien más está editando un párrafo determinado, evita que otros editen esa sección hasta que la primera persona haya terminado. Esto garantiza que las personas no sobrescriban las mismas secciones al mismo tiempo. Si tiene alguna pregunta, no dude en comentar. ¡Disfrutar!

How to Share or Collaborate On a Word Doc with Others

Looking for a way to collaborate with otherѕ on a Word doc? If so, yoυ can do it very easily in Word іtself. The feature has been around for a couple оf versions оf Officе and it works even if the receivіng party doeѕ not have Word installed on their system.

Note that in order to get started with document sharing in Word, you have to save your documents to the cloud. Not all your documents, but at least the one that is going to be shared. That means you need to setup a OneDrive account first and then log into your Microsoft account from within Word.

Share Word Doc

Once you have OneDrive setup properly in Word, go ahead and click on the Share button at the top right of the screen.

This will bring up a pane on the right hand side of the screen. If the document has not been saved to the cloud yet, you’ll have to click the Save to Cloud button.

This will bring up the Save As dialog, which should already be set to OneDrive. Give your file a name and save it.

Once it has been saved and uploaded to the cloud, go back to the Share dialog and you’ll now be able to invite people to join. Type in an email address, choose whether they can edit it or just view it and then include an optional message.

On the receiving end, an email will arrive that includes a link to the document stored in the sending party’s OneDrive account:

When the user clicks on the link, it will take them to a browser version of Word called Word Online, where the document can be edited.

Click the Edit in Browser button and you’ll get the familiar ribbon interface of the desktop Word program. The user can edit the document without needing Word installed or needing to have a OneDrive account.

The document automatically saves, so the user doesn’t have to worry about trying to save the document themselves. On your end, you’ll see a message pop up saying that other people are editing the document and asking if you want to automatically share changes as they happen. I recommend clicking Yes here.

Note that you won’t see the changes from other users until you save the document. If you click on File, you’ll see a new message on the Info tab that says Document Updates Available.

Go ahead and save your document and you’ll get another message explaining that new changes made by others will be shown with a green overlay.

Click OK and browse through your document. Anything in green is what has been changed or added by someone else. In my testing, if someone deleted something from the document, it didn’t show anything in green.

Note that once you save the document, the green highlight will disappear until new changes are made. If you want to keep track of what changes are being made, you should enable Track Changes on the document before you share it, otherwise it’s kind of hard to tell what’s going on, especially if multiple people are editing the document.

Above, I have enabled Track Changes on the Review tab and now in addition to the green highlighted text, I also have the red vertical bars in the left hand column. Since deletions don’t show in green, you can only see them by tracking changes. Click on the red line and it’ll show you the deleted content in strike-through.

Overall, Word is a great tool to collaborate in real-time with multiple authors or editors and the syncing aspect works very well. One feature I noticed is that when someone else is editing a certain paragraph, it prevents others from editing that section until the first person is finished. This ensures that people aren’t overwriting the same sections at the same time. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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