Siempre es una tragedia terrible cuando alguien pierde algo importante en lo que estaba trabajando porque no guardó el documento correctamente. ¡Esto les sucede más a menudo de lo que pensarían a los usuarios de Excel y Word^{(Excel and Word users)} !

Afortunadamente, Microsoft ha agregado muchas funciones en las últimas versiones que ayudan a reducir las posibilidades de perder datos debido a bloqueos, cortes de energía, eliminaciones accidentales, etc. Una función se llama Autorrecuperación^{(AutoRecover)} y la segunda, menos conocida, se llama copia de seguridad automática^(AutoBackup) .

En este artículo, hablaré sobre cómo configurar ambas opciones para que sus datos estén lo más seguros posible. También me gustaría mencionar que las últimas versiones de Office le permiten^{(Office allow)} guardar documentos directamente en OneDrive , lo cual es una buena opción a considerar porque aún podrá acceder a su trabajo incluso si su disco duro falla.

Autorrecuperación de Excel

La función de recuperación automática^{(Auto Recover feature)} está activada de forma predeterminada y básicamente guarda su documento automáticamente en una ubicación temporal después de un intervalo de tiempo establecido^{(set time interval)} . Para ver la configuración de Autorrecuperación , haga clic en ^{(AutoRecover)}Archivo^(File) y luego en Opciones^(Options) .

Haga clic en Guardar^(Save) en el menú de la izquierda y verá la opción Autorrecuperación^{(AutoRecover option)} en Guardar libros^{( Save Workbooks)} de trabajo .

De forma predeterminada, la información de Autorrecuperación^{(AutoRecover information)} se guarda cada 10 minutos. Además del intervalo, Excel debe estar inactivo durante 30 segundos antes de que se guarden los datos. Además, la información guardada automáticamente se guarda en la ubicación del archivo de Autorrecuperación que se^{(AutoRecover file location)} indica aquí. ¿Entonces, cómo funciona? Básicamente^(Basically) , digamos que tiene una hoja de trabajo como la siguiente y la tiene guardada.

Ahora digamos que agrego los siguientes datos a la hoja de cálculo de Excel y espero^{(Excel spreadsheet and wait)} unos 10 minutos sin guardar mi documento. Dado que el intervalo de Autorrecuperación^{(AutoRecover interval)} está configurado para 10 minutos, debe esperar al menos ese tiempo para que se guarden los datos.

En mi caso, simulé un bloqueo de Excel^{(Excel crash)} al abrir el administrador de tareas^{(task manager)} y eliminar el proceso de Excel^{(Excel process)} . Después de eso, volví a abrir Excel e inmediatamente vi una opción llamada Mostrar archivos recuperados^{(Show Recovered Files)} .

Si hace clic en eso, aparecerá una lista de archivos de Excel que se pueden recuperar. En mi caso, tenía el archivo original, que tenía datos solo en A1 y A2^{(A1 and A2)} , y también tenía el archivo AutoRecover^{(AutoRecovered file)} , que incluía los datos que no había guardado en el disco.

Al hacer clic en cualquiera de los elementos de la lista, se abrirá otra instancia de Excel que muestra los datos de ese archivo en particular. En general, esta es una función realmente útil para aquellos momentos en los que no guardó todo su trabajo, pero Excel finaliza inesperadamente.

La principal desventaja de esta función es que los datos de Autorrecuperación^{(AutoRecover data)} se almacenan en el mismo disco duro que su archivo, por lo que si algo le sucede a su disco duro, todo desaparecerá. Puede cambiar la ubicación en la configuración anterior a un disco duro separado o incluso a una ubicación de red^{(network location)} , lo cual recomiendo encarecidamente.

Tenga en cuenta que Excel también elimina automáticamente la información de Autorrecuperación^{(AutoRecover information)} en las siguientes circunstancias:

1. Guarde el archivo manualmente o usando Archivo^(File) – Guardar como^{(Save As)} .
2. Cierra el archivo o sale de Excel^{(file or quit Excel)} (tanto si guarda el archivo como si no)
3. Desactiva la Autorrecuperación^{(AutoRecover)} por completo o solo para el libro de trabajo

Básicamente, cada vez que guarda el archivo, se deshace de los datos de Autorrecuperación^{(AutoRecover data)} . Además, si sale manualmente de Excel y elige no guardar los datos, se eliminarán los datos de Autorrecuperación^{(AutoRecover data)} . Solo^(Just) tenlo en cuenta cuando uses esta función. Si es un gran usuario de Excel^{(Excel user)} , sugeriría establecer el intervalo de Autorrecuperación^{(AutoRecover interval)} en algo así como 2 o 3 minutos en lugar de 10.

Copia de seguridad automática

Otra característica que no mucha gente realmente conoce es AutoBackup . Para usarlo, primero debe ir y guardar su archivo para acceder al cuadro de diálogo ^{(dialog box)}Guardar^(Save) . Si ya tiene un documento de Excel^{(Excel document)} guardado , vaya a Archivo^(File) y luego a Guardar como^{(Save As)} y elija una ubicación. Cuando haga esto, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como .^{(Save As)}

En el cuadro de diálogo, haga clic en el botón Herramientas^(Tools) que se encuentra a la izquierda del botón Guardar^(Save) . Verá un par de opciones, una de las cuales es Opciones generales^{(General Options)} . Al hacer clic en eso, aparecerá una pequeña ventana con algunas opciones más.

Continúe y marque la casilla Crear siempre una copia^{(Always create backup)} de seguridad . Haga clic en Aceptar^{(Click OK)} y ahora, cuando guarde el archivo, también se creará un archivo de copia de seguridad de Excel con una extensión .XLK. ^{(Excel backup)}Tenga en cuenta que la primera vez que haga esto, los archivos serán exactamente iguales. Si realiza ediciones en el archivo original y luego lo guarda de nuevo, el archivo de copia de seguridad^{(backup file)} seguirá siendo el mismo (los datos originales). Sin embargo, la tercera vez que lo guarde, el archivo de respaldo^{(backup file)} se actualizará con información hasta el segundo guardado.

Básicamente, el archivo de copia de seguridad^{(backup file)} siempre está una versión detrás de la versión actual. Entonces, si realizó un montón de cambios, guardó su archivo y luego quiso volver a la versión que no tenía esos cambios, simplemente podía abrir el archivo de copia de seguridad^{(backup file)} .

El archivo se guarda en la misma ubicación que el archivo original y no parece haber una forma de cambiar eso. Esta característica no agrega mucha seguridad a su documento, pero es buena en ciertas circunstancias.

Con suerte, habilitar estas funciones de copia de seguridad y recuperación^{(backup and recovery features)} en Excel evitará que pierdas datos importantes. Siempre es una buena opción usar el almacenamiento en la nube (como OneDrive ) como una ^(OneDrive)red de seguridad^{(safety net)} adicional en caso de que su computadora falle catastróficamente. Si tiene alguna pregunta, no dude en comentar. ¡Disfrutar!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s always a terrible tragedy when someone lоses something imрortant they were working on because thеy didn’t save their document properly. This happens more often than you would think to Exсel and Word users!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Añadir un Regression Trendline lineal a un Excel Scatter Plot

• Cómo hacer un Histogram en Excel

• Cómo de forma segura Password Protect un Excel File

• Cómo crear un Flowchart en Word and Excel

• Cómo Create Labels en Word de un Excel Spreadsheet

• Cómo usar BUSCARV en Excel

• Cómo eliminar, descifrar o romper una contraseña olvidada de Excel XLS

• Cómo encontrar y calcular el rango en Excel

• Cómo Group Worksheets en Excel

• Formatear celdas usando formato condicional en Excel

• 13 OneNote Tips & Tricks para organizar mejor sus notas

• Cómo crear un Distribution List en Outlook

• Cómo realizar un seguimiento de los cambios en Excel

• Insertar una hoja de cálculo de Excel en un documento de Word

• Cómo grabar un Macro en Excel

• Cómo abrir varias instancias de Excel

• Cómo restar fechas en Excel

• Cómo encontrar valores coincidentes en Excel

• Tutorial básico de Microsoft Excel: aprender a usar Excel

• Vincular celdas entre hojas y libros de trabajo en Excel