Los diagramas de Gantt^(Gantt) son una forma popular de realizar un seguimiento de los proyectos, especialmente para los equipos que necesitan tener en cuenta la duración de una tarea. Al usar un diagrama de Gantt de manera efectiva, puede asegurarse de que las diferentes tareas no interfieran entre sí e incluso determinar cuándo debe terminar una para que pueda comenzar otra. 

Hay varias formas de hacer diagramas de Gantt , pero en este artículo te mostraremos cómo hacer uno en un programa que probablemente tengas disponible: Microsoft Excel . Aunque probablemente no supere al software hecho a la medida cuando se maneja una gran cantidad de tareas, para proyectos pequeños es una alternativa perfectamente buena.

Cómo crear diagramas de Gantt^{(Gantt Charts)} en Microsoft Excel

Lo bueno de crear un diagrama de Gantt en Excel es que probablemente ya tenga una copia de la hoja de cálculo y sepa cómo usarla. Si no es así, te recomendamos que consultes nuestro tutorial de Excel^{(Excel tutorial)} . Las versiones más recientes de Microsoft Excel (estamos usando Office Online para esta guía, aunque también puede obtener Office 365 gratis^{(Office 365 for free)} ) tienen una plantilla de Gantt incluida, así que echemos un vistazo rápido antes de mostrarle cómo crear la suya propia. .

Plantilla de Gantt de Microsoft Excel^{(Microsoft Excel Gantt Template)}

Antes de comenzar a crear un gráfico desde cero, tenga en cuenta que hay una plantilla de Gantt incluida en Excel . Si usa Office Online , es uno de los libros de trabajo disponibles en^(Workbooks) la pantalla de inicio de Excel .

La plantilla de diagrama de Gantt es bastante buena. Puede ingresar sus datos en una tabla, que luego exporta automáticamente los datos a un gráfico de barras invertidas. Recomendamos jugar un poco con él para ver qué es posible con los diagramas de Excel Gantt . Sin embargo, la plantilla es un poco rígida, por lo que si no funciona para usted, tendrá que crear sus diagramas de Gantt desde cero.

Cómo hacer su propio diagrama de Gantt^{(Making Your Own Gantt Chart)}

1. Si desea que las cosas sean exactamente como le gustan, deberá comenzar con un libro de trabajo en blanco. Para hacerlo, seleccione el botón nuevo libro en blanco^{(new blank workbook)} de la barra superior (está completamente a la izquierda) y espere a que se cargue. Una vez hecho esto, se le presentará una hoja de cálculo en blanco.

1. Antes de que pueda hacer el diagrama de Gantt , debe reunir algunos datos. Con fines ilustrativos, supondremos que tenemos cinco tareas y las numeraremos del 1 al 5. Esos van en la columna A. En la columna B, agregue algunas fechas de inicio ficticias a las cuatro tareas; asegúrese de que las celdas estén configuradas para aceptar fechas. Finalmente, en la columna C, establezca la duración de cada tarea en días. 

Si lo desea, también puede agregar una fecha de finalización en la columna C, luego restar las fechas automáticamente^{(subtract the dates automatically)} y hacer que la duración resultante se muestre en la columna D. Sin embargo, solo con el fin de configurar el diagrama de Gantt , la fecha de inicio y la duración son suficiente.

1. Con las fechas listas, el siguiente paso es crear un gráfico apilado^{(stacked chart)} basado en la fecha de inicio de nuestras tareas. Para eso, debe seleccionar todos los datos en la tabla, de A1 a C6, y luego seleccionar insertar^(insert) en la parte superior de la página (lea todo sobre cómo hacer gráficos en Excel^{(making charts in Excel)} ). 

1. La barra de herramientas cambiará a una serie de opciones gráficas, debe ir a las opciones gráficas y hacer clic en la flecha hacia abajo. Aparecerá una larga lista de opciones, debajo de las barras^(bars) seleccione barra apilada^{(stacked bar)} . Asegúrate de no elegir la que se llama barra 100% apilada, ya que no funcionará.

1. Microsoft Excel se pondrá a trabajar y aparecerá un nuevo gráfico en el medio de la pantalla. Este es el comienzo de su diagrama de Gantt , aunque todavía no está allí.

1. Por un lado, probablemente necesitará cambiar el tamaño de la ventana (ya lo hicimos en el ejemplo anterior), luego cambie el nombre del gráfico haciendo clic en el cuadro de título^{(chart title)} del gráfico . Mientras estás en eso,. También elimine la leyenda en la parte inferior del gráfico, donde dice la fecha de inicio^{(start date)} y la duración^{(duration )} , seleccionándola y presionando la tecla Eliminar^{(Delete )} en su teclado.

1. A continuación, debe reordenar el gráfico. En este momento, la tarea 5 está en la parte superior y la tarea 1 está en la parte inferior, y debe ser exactamente al revés. Para solucionarlo, haga clic con el botón derecho en cualquier parte del gráfico y seleccione Formato^(Format) en el cuadro de diálogo que aparece.

1. Se abrirá una nueva barra de tareas en el lado derecho de la pantalla, llamada " Gráfico". ^(Chart.)De todas las opciones, elija Eje vertical^{(Vertical Axis)} .

1. En el menú que se despliega, marque la casilla junto a la configuración que dice categorías en orden inverso^{(categories in reverse order)} . Eso debería poner la tarea 1 en la parte superior del gráfico.

1. Una vez hecho esto, solo queda un paso, a saber, eliminar la parte azul, que representa la fecha de inicio, de la barra del gráfico. Después de todo, en un diagrama de Gantt solo te importa la duración de las tareas; la barra azul solo se interpone en el camino.

1. Para deshacerse de él, haga clic derecho en cualquiera de las barras azules. Aparecerá otro cuadro de formato; Pinchalo. Una vez más, tendrá abierto el panel de la derecha. Esta vez, sin embargo, debemos hacer clic en la entrada de la serie "Fecha de inicio".^{(Series “Start Date.”)}

1. En este menú, haga clic en el elemento que dice Relleno^(Fill) , luego, en el menú de color grande que aparece, vaya hasta el final y seleccione Sin relleno^{(No fill)} .

Con eso, su diagrama de Gantt está listo. Los cuadros naranjas (puede cambiarlos de color con el comando de relleno si lo desea) muestran cuándo se está trabajando en una determinada tarea. 

Diagramas de Gantt en Excel

Eso debería ser suficiente para comenzar a hacer sus propios diagramas de Gantt . Aunque las plantillas que ofrece Excel , sin mencionar el software de administración de proyectos a medida, son probablemente una mejor opción si planea administrar muchas tareas, usar una opción casera como la anterior podría ser mejor si está realizando un seguimiento de una pequeña cantidad de tareas o desea agregar un poco de sabor fácil a las presentaciones.

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

Gantt chartѕ are a popular way to keep track of projects, especially for teams that need to keep the duration of a task in mind. By usіng a Gantt chart effectively, you can make sure differеnt tasks don’t interfere with each other, and even determine when one should finish so аnother can start. 

There are several ways to make Gantt charts, but in this article we’ll show you how to make one in a program that you probably have available: Microsoft Excel. Though it probably won’t outdo custom-made software when managing a large number of tasks, for small projects it’s a perfectly good alternative.

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

The nice thing about creating a Gantt chart in Excel is that you probably already own a copy of the spreadsheet and know how to use it. If not, we recommend you check out our Excel tutorial. Most recent versions of Microsoft Excel (we’re using Office Online for this guide, though you can also get Office 365 for free) have a Gantt template included, so let’s take a quick look at that before we show you how to make your own.

Microsoft Excel Gantt Template

Before starting to build a chart from scratch, please note that there’s a Gantt template included in Excel. If you’re using Office Online, it’s one of the available Workbooks in Excel’s home screen

The Gantt chart template is pretty good. You can enter your data in a table, which then automatically exports the data into an inverted bar chart. We recommend messing with it a bit to see what’s possible with Excel Gantt charts. However, the template is a bit inflexible, so if it doesn’t work for you then you’ll have to build your Gantt charts from scratch.

Making Your Own Gantt Chart

1. If you want things to be exactly the way you like, you’ll need to start with a blank workbook. To do so, select the button new blank workbook from the topmost bar — it’s all the way to the left — and wait for it to load. Once that’s done, you’ll be presented with a blank spreadsheet.

1. Before you can make the Gantt chart, you need to put together some data. For illustration purposes, we’ll pretend we have five tasks and number them 1 through 5. Those go into column A. In column B, add some fictitious start dates four the tasks — make sure the cells are set to accept dates. Finally, in column C, set the duration of each task in days. 

If you want, you could also add an end date in column C, then subtract the dates automatically and have the resulting duration be displayed in column D. However, just for purposes of setting up the Gantt chart, the start date and the duration is enough.

1. With the dates ready, the next step is to create a stacked chart based on the start date of our tasks. For that, you need to select all the data in the table, from A1 to C6, and then select insert at the top of the page (read all about making charts in Excel). 

1. The toolbar will change to a number of graph options, you need to go to the graphical options and click the down arrow. A long list of options will appear, under bars pick stacked bar. Make sure not to pick the one called 100% stacked bar as that won’t work.

1. Microsoft Excel will get to work and a new chart will pop up in the middle of the screen. This is the beginnings of your Gantt chart, though you’re not there yet.

1. For one, you’ll probably need to resize the window (we already did that in the above example), then rename the chart by clicking on the chart title box. While you’re at it,. Also remove the legend at the bottom of the chart — where it says start date and duration — by selecting it and hitting the Delete key on your keyboard.

1. Next, you need to reorder the chart. Right now, task 5 is at the top and task 1 is at the bottom, and it needs to be exactly the other way around. To fix that, right-click anywhere on the chart and select Format in the dialog box that appears.

1. A new task bar will open up on the right side of your screen, called “Chart.” From all the options, choose Vertical Axis.

1. In the menu that folds out, check the box next to the setting that says categories in reverse order. That should put task 1 on top in the chart.

1. With this done, there’s only one step remaining, namely removing the blue part — which represents the start date — of the bar from the chart. After all, in a Gantt chart you only care about the duration of tasks; the blue bar is just getting in the way.

1. To get rid of it, right-click any of the blue bars. Another format box will pop up; click it. Once again, you’ll have the right hand pane open up. This time, though, we need to click on the entry for Series “Start Date.”

1. In this menu, click on the item that says Fill, then on the large color menu that pops up go all the way to the bottom and select No fill.

With that, your Gantt chart is all done. The orange boxes (you can recolor them using the fill command if you want) show when a certain task is being worked on. 

Gantt Charts in Excel

That should be enough to get you started with making your own Gantt charts. Though the templates that Excel offers — not to mention tailor-made project management software — are probably a better option if you plan to manage many tasks, using a homebrew option like above might be better if you’re keeping track of a small number of tasks or want to add some easy flavor to presentations.

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