¿Alguna vez tuvo una hoja de cálculo de datos en Excel y rápidamente quiso ver la tendencia en los datos? Tal vez tenga algunos puntajes de exámenes para sus estudiantes o ingresos de su empresa durante los últimos 5 años y en lugar de crear un gráfico en Excel , lo que lleva tiempo y termina consumiendo una hoja de trabajo completa, algunos mini-gráficos pequeños en una sola celda ser mejor

Excel 2010 , 2013 y 2016 tienen una característica interesante llamada minigráficos que básicamente le permite crear minigráficos dentro de una sola celda de Excel^{(Excel cell)} . Puede agregar minigráficos a cualquier celda y mantenerlos justo al lado de sus datos. De esta forma, puede visualizar rápidamente los datos fila por fila. Es solo otra excelente manera de analizar datos en Excel .

Antes de comenzar, echemos un vistazo a un ejemplo rápido de lo que quiero decir. En los datos a continuación, tengo ingresos de diez tiendas durante los últimos seis trimestres. Al usar minigráficos, puedo ver rápidamente qué tiendas están aumentando los ingresos y qué tiendas están funcionando mal.

Obviamente, debe tener cuidado al mirar datos usando minigráficos porque puede ser engañoso según los números que esté analizando. Por ejemplo, si observa la Tienda 1^{(Store 1)} , verá que los ingresos pasaron de $ 56K a aproximadamente $ 98 y la línea de tendencia^{(trend line)} va hacia arriba.

Sin embargo, si observa la Tienda 8^{(Store 8)} , la línea de tendencia^{(trend line)} es muy similar, pero los ingresos solo pasaron de $ 38K a $ 44K. Por lo tanto, los minigráficos no le permiten ver los datos en términos absolutos. Los gráficos que se crean son solo relativos a los datos en esa fila, lo cual es muy importante de entender.

Para fines de comparación, seguí adelante y creé un gráfico de Excel^{(Excel chart)} normal con los mismos datos y aquí puedes ver claramente cómo se desempeña cada tienda en relación con las demás.

En este gráfico, la Tienda 8^{(Store 8)} es prácticamente una línea plana en comparación con la Tienda 1, que sigue siendo una línea de tendencia alcista. Para que pueda ver cómo los mismos datos se pueden interpretar de diferentes maneras dependiendo de cómo elija mostrarlos. Los gráficos regulares lo ayudan a ver tendencias entre muchas filas o datos y los minigráficos le permiten ver tendencias dentro de una fila de datos.

Debo señalar que también hay una forma de ajustar las opciones para que los minigráficos también se puedan comparar entre sí. Mencionaré cómo hacer esto abajo.

Crear un minigráfico

Entonces, ¿cómo hacemos para crear un minigráfico? En Excel , es muy fácil de hacer. Primero^(First) , haga clic en la celda junto a sus puntos de datos, luego haga clic en Insertar^(Insert) y luego elija entre Línea^(Line) , Columna^(Column) y Win/Loss en Minigráficos^(Sparklines) .

Elija^(Pick) entre cualquiera de las tres opciones según cómo desee que se muestren los datos. Siempre puede cambiar el estilo más adelante, así que no se preocupe si no está seguro de cuál funcionará mejor para sus datos. El tipo Win/Loss solo tendrá sentido para datos que tengan valores positivos y negativos. Debería aparecer una ventana pidiéndole que elija el rango de datos^{(data range)} .

Haga clic^(Click) en el pequeño botón a la derecha y luego seleccione una fila de datos. Una vez que haya seleccionado el rango, continúe y haga clic en el botón nuevamente.

Ahora haga clic en Aceptar y su minigráfico o gráfico pequeño debería aparecer en esa celda. Para aplicar el minigráfico a todas las demás filas, solo tome el borde inferior derecho^{(bottom right edge)} y arrástrelo hacia abajo como lo haría con una celda con una fórmula.

Personalización de minigráficos

Ahora que tenemos nuestros minigráficos, ¡vamos a personalizarlos! En primer lugar, siempre puedes aumentar el tamaño de las celdas para que los gráficos sean más grandes. De forma predeterminada, son bastante pequeños y pueden ser difíciles de ver correctamente. Ahora continúe y haga clic en cualquier celda con un minigráfico y luego haga clic en la pestaña Diseño en ^(Design)Herramientas de minigráfico^{(Sparkline Tools)} .

Comenzando desde la izquierda, puede editar los datos si desea incluir más columnas o menos. En Tipo^(Type) , puede cambiar el tipo de minigráfico que desee. Una vez más^(Again) , Win/Loss está destinado a datos con números positivos y negativos. En Mostrar^(Show) , puede agregar marcadores a los gráficos como Punto alto^{(High Point)} , Punto bajo^{(Low Point)} , Puntos negativos^{(Negative Points)} , Primer^(First) y último ^(Last) punto^(Point) y Marcadores^(Markers) (marcador para cada punto de datos).

En Estilo^(Style) , puede cambiar el estilo del gráfico. Básicamente, esto solo cambia los colores de la línea o las columnas^{(line or columns)} y te permite elegir los colores de los marcadores. A la derecha de eso, puede ajustar los colores para el minigráfico y los marcadores individualmente.

El único otro aspecto importante de los minigráficos son las opciones de Axis . Si hace clic en ese botón, verá algunas opciones llamadas Opciones de valor mínimo del eje^{( Vertical Axis Minimum Value Options)} vertical y Opciones de valor máximo del eje vertical.^{( Vertical Axis Maximum Value Options.)}

Si desea que los minigráficos se relacionen con todas las demás filas en lugar de solo con su propia fila, elija Igual para todos los minigráficos^{( Same for All Sparklines)} en ambos encabezados. Ahora, cuando observe los datos, verá que puede comparar los gráficos en términos de valores absolutos. También descubrí que ver los gráficos en forma de columna^{(column form)} hace que sea más fácil ver los datos al comparar todos los minigráficos.

Como puede ver ahora, las columnas de la Tienda 1^{(Store 1)} son mucho más altas que las columnas de la Tienda 8^{(Store 8)} , que tuvo una ligera tendencia al alza, pero con un valor de ingresos mucho menor. Las columnas de color azul claro son puntos bajos y altos porque verifiqué esas opciones.

Eso es todo lo que hay que saber sobre minigráficos. Si desea hacer una hoja de cálculo de Excel^{(Excel spreadsheet)} elegante para su jefe, esta es la forma de hacerlo. Si tiene alguna pregunta, no dude en publicar un comentario. ¡Disfrutar!

How to use Sparklines in Excel

Ever had a worksheet of data in Exсel and quickly wanted to see the trеnd іn the data? Maybe you have some test scores for your studentѕ or revenue frоm your company over the last 5 years and instead of creating a chart in Excel, which takes time and ends up eating up an entire worksheet, some small mini-charts in a single cell would be better.

Excel 2010, 2013 and 2016 have a cool feature called sparklines that basically let you create mini-charts inside a single Excel cell. You can add sparklines to any cell and keep it right next to your data. In this way, you can quickly visualize data on a row by row basis. It’s just another great way to analyze data in Excel.

Before we get started, let’s take a look at a quick example of what I mean. In the data below, I have revenue from ten stores over the last six quarters. Using sparklines, I can quickly see which stores are increasing revenue and which stores are performing badly.

Obviously, you have to be careful when looking at data using sparklines because it can be misleading depending on what numbers you are analyzing. For example, if you look at Store 1, you see that revenue went from $56K to about $98 and the trend line is going straight up.

However, if you look at Store 8, the trend line is very similar, but the revenue only went from $38K to $44K. So sparklines don’t let you see the data in absolute terms. The graphs that are created are just relative to the data in that row, which is very important to understand.

For comparison purposes, I went ahead and created a normal Excel chart with the same data and here you can clearly see how each store performs in relation to the others.

In this chart, Store 8 is pretty much a flat line as compared to Store 1, which is still a trending up line. So you can see how the same data can be interpreted in different ways depending on how you choose to display it. Regular charts help you see trends between many rows or data and sparklines let you see trends within one row of data.

I should note that there is also a way to adjust the options so that the sparklines can be compared to each other also. I’ll mention how to do this down below.

Create a Sparkline

So, how do we go about creating a sparkline? In Excel, it’s really easy to do. First, click in the cell next to your data points, then click on Insert and then choose between Line, Column, and Win/Loss under Sparklines.

Pick from any of the three options depending on how you want the data displayed. You can always change the style later on, so don’t worry if you’re not sure which one will work best for your data. The Win/Loss type will only really make sense for data that has positive and negative values. A window should pop up asking you to choose the data range.

Click on the little button at the right and then select one row of data. Once you have selected the range, go ahead and click on the button again.

Now click OK and your sparkline or tiny chart should appear in that one cell. To apply the sparkline to all the other rows, just grab the bottom right edge and drag it down just like you would a cell with a formula in it.

Customizing Sparklines

Now that we have our sparklines, let’s customize them! Firstly, you can always increase the size of the cells so that the graphs are bigger. By default, they are pretty tiny and can be hard to see properly. Now go ahead and click in any cell with a sparkline and then click on the Design tab under Sparkline Tools.

Starting from the left, you can edit the data if you like to include more columns or less. Under Type, you can change the type of mini chart you want. Again, the Win/Loss is meant for data with positive and negative numbers. Under Show, you can add markers to the graphs like High Point, Low Point, Negative Points, First & Last Point and Markers (marker for every data point).

Under Style, you can change the styling for the graph. Basically, this just changes the colors of the line or columns and lets you choose the colors for the markers. To the right of that, you can adjust the colors for the sparkline and the markers individually.

The only other important aspect of sparklines is the Axis options. If you click on that button, you’ll see some options called Vertical Axis Minimum Value Options and Vertical Axis Maximum Value Options.

If you want to make the sparklines relative to all the other rows instead of just its own row, choose Same for All Sparklines under both headings. Now when you look at the data, you’ll see that you can compare the charts in terms of absolute values. I also found that viewing the charts in column form makes it easier to see the data when comparing all sparklines.

As you can see now, the columns in Store 1 are much higher than the columns for Store 8, which had a slight upward trend, but with a much smaller revenue value. The light blue columns are low and high points because I checked those options.

That’s about all there is to know about sparklines. If you want to make a fancy looking Excel spreadsheet for your boss, this is the way to do it. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

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