Desde hace algún tiempo, graficar datos en Excel no solo se ha vuelto simple sino también automatizado hasta el punto de que puede pasar fácilmente de una hoja de cálculo tabular a un área integral, barra, línea o gráfico circular en muy poco tiempo con algunos bien contemplados. clics del mouse Luego, a medida que edita los datos en su hoja de cálculo, Excel realiza automáticamente los cambios correspondientes a sus tablas y gráficos.

Sin embargo, ese no es el final de la magia de los gráficos del programa. Puede, por ejemplo, cambiar el tipo de cuadro o gráfico^{(chart or graph type)} en cualquier punto, así como editar^{(edit color)} esquemas de color, la perspectiva (2D, 3D, etc.), intercambiar ejes y mucho, mucho más.

Pero, por supuesto, todo comienza con la hoja de cálculo.

Disposición de sus datos^{(Laying Out Your Data)}

Si bien Excel le permite organizar sus hojas de cálculo de muchas maneras, al graficar datos, obtendrá los mejores resultados disponiéndolos de modo que cada fila represente un registro y cada columna contenga elementos de filas específicas o pertenecientes a ellas.

¿ Eh^(Huh) ? Tome la siguiente hoja de cálculo, por ejemplo.

La columna de la izquierda contiene una lista de impresoras láser. Excepto por la Fila 1^{(Row 1)} , que contiene las etiquetas de columna o encabezados, cada fila representa una impresora específica y cada celda subsiguiente contiene datos sobre esa máquina en particular.

En este caso, cada celda contiene datos de velocidad de impresión: Columna B, cuánto tiempo se tardó en imprimir la primera página de un trabajo de impresión^{(print job)} ; Columna C^{(Column C)} , cuánto tiempo se tardó en imprimir todas las páginas, incluida la primera página; Columna D^{(Column D)} , cuánto tiempo se tardó en batir todo el documento, sin la primera página.

Si bien esta es una hoja de cálculo algo básica, no importa cuán complejos sean sus datos, apegarse a este formato estándar ayuda a agilizar el proceso. Como verá, puede mapear las celdas en una pequeña parte de su hoja de cálculo o graficar todo el documento o la hoja de trabajo.

El gráfico típico de Excel consta de varias partes distintas, como se muestra en la imagen a continuación.

Trazando sus datos^{(Charting Your Data)}

Si no ha hecho esto antes, probablemente se sorprenda de lo fácil que es Excel para graficar sus hojas de cálculo. Como se mencionó, puede mapear toda la hoja de trabajo o puede seleccionar un grupo de columnas y filas^{(columns and rows)} para graficar.

Digamos^(Say) , por ejemplo, que en la hoja de trabajo en la que estábamos trabajando en la sección anterior querías graficar solo las dos primeras columnas de datos ( columnas B y C^{(columns B and C)} ), omitiendo la columna D. Esto implica un procedimiento simple de dos pasos:

• Seleccione los datos que desea graficar, incluidas las etiquetas en la columna de la izquierda y los encabezados^{(column and headers)} en las columnas que desea incluir en su gráfico, como se muestra a continuación.

• Presione ALT+F1 .

O, para graficar toda la hoja de cálculo, siga estos pasos.

• Seleccione^(Select) todos los datos en la hoja de cálculo, como se muestra en la imagen superior a continuación^{(image below)} . No^{(Do not )} seleccione toda la hoja, como se muestra en la segunda imagen a continuación, seleccione^{(image below—select)} solo las celdas que contienen datos.

• Presione ALT+F1 .

Excel hace un gran trabajo al elegir el tipo de gráfico^{(chart type)} apropiado para sus datos, pero si prefiere un tipo de gráfico diferente, como, por ejemplo, barras horizontales, o tal vez un esquema de color^{(color scheme)} diferente , tal vez incluso un diseño 3D con rellenos y fondos degradados. , el programa hace que todos estos efectos sean más fáciles de lograr.

Cambiar el tipo de gráfico^{(Changing Chart Type)}

Como con todo lo demás en Excel , hay varias formas de modificar el tipo de gráfico. Lo más fácil es, sin embargo, a.

• Seleccione el gráfico.
• En la barra de menú, haga clic en Diseño de gráfico^{( Chart Design)} .
• En la cinta Diseño de gráfico, elija Cambiar tipo de gráfico^{( Change Chart Type)} .

Esto abre el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico^{(Change Chart Type dialog)} , que se muestra aquí.

Como puede ver, existen numerosos tipos de gráficos y, al hacer clic en uno de ellos, se muestran varias variaciones en la parte superior del cuadro de diálogo^{(dialog box)} .

Además de cambiar los tipos de gráficos desde la cinta Diseño^{(Chart Design ribbon)} de gráficos , también puede realizar otras modificaciones, como combinaciones de colores, diseño o aplicar uno de los muchos estilos de gráficos prediseñados del programa. Los estilos de gráfico^(Chart) son, por supuesto, similares a los estilos de párrafo en Microsoft Word . Al igual que en MS Word , puede aplicar uno de los numerosos estilos tal cual, editar estilos existentes o crear uno propio.

Adición y eliminación de elementos del gráfico^{(Adding And Removing Chart Elements)}

Los elementos del gráfico son, por supuesto, los distintos componentes, como el título, la leyenda, los ejes X e Y^{(X and Y axis)} , etc., que forman el gráfico. Puede agregar y eliminar estos elementos haciendo clic en el símbolo más que aparece en el lado derecho del gráfico cuando lo selecciona.

Debajo del menú desplegable Elementos de gráfico se encuentra el menú desplegable ^{(Chart Elements)}Estilos de gráfico^{(Chart Styles)} , que se muestra al hacer clic en el icono de pincel^{(paintbrush icon)} a la derecha del gráfico.

Debajo de Estilos de gráficos, encontrará Filtros de gráficos^{( Chart Filters)} , que le permiten activar y desactivar (o filtrar) varios componentes de su gráfico, como se muestra aquí:

Si esas no son suficientes opciones de modificación, hay muchas otras en el Área de formato de gráfico^{(Format Chart Area)} a la derecha de la hoja de trabajo que le permite cambiar todos los aspectos de su gráfico, desde rellenos y fondos hasta líneas de cuadrícula, barras 3D, sectores circulares, sombras paralelas: puedo seguir, y seguir. Pero estoy seguro de que entiendes lo que está disponible.

Cuando hace clic en Opciones de texto^{( Text Options)} , por ejemplo, obtiene otro aluvión de efectos que puede aplicar al texto en sus gráficos. Las opciones son casi ilimitadas, hasta el punto de que, sin restricciones, podrías terminar creando cuadros y gráficos llamativos,^{(graphs –)} sin siquiera esforzarte tanto, lo que me lleva a una importante pauta de diseño^{(design guideline)} .

El hecho de que tenga todas estas fantásticas herramientas de diseño a su disposición no^{(disposal doesn)} significa que^{(t mean)} tenga que usarlas... o, bueno, no tantas al mismo tiempo. La idea es hacer que sus gráficos sean lo suficientemente atractivos para captar la atención de su audiencia, pero no tanto como para que el diseño en sí reste valor al mensaje que está tratando de transmitir. Después de todo, es el mensaje lo que es importante, no su destreza en el diseño^{(design prowess)} o el poder bruto de su software de diseño^{(design software)} de gráficos .

Una buena regla general es que, si parece demasiado ocupado y que distrae, probablemente lo sea; embrutecerlo un poco. No use demasiadas fuentes decorativas, si las hay, ya que no son fáciles de leer. Cuando utilice tablas y gráficos orientados a los negocios, concéntrese en lo^(what) que está tratando de decir y no tanto en cómo^(how) lo dice.

Mientras tanto, graficar datos tabulares puede hacer que sea mucho más fácil de entender y mucho más amigable que columna tras columna de texto y números^{(text and numbers)} .

Charting Your Excel Data

For some time now, charting data in Excel has become not only simple but also automated to the extent that you can easily go from a tabular spreadsheet to a comprehensive area, bar, line, or pie chart in no time with a few well-contemplated mouse clicks. Then as you edit the data in your spreadsheet, Excel automatically makes corresponding changes to your charts and graphs.

That’s not the end of the program’s charting magic, though. You can, for example, change the chart or graph type at any point, as well as edit color schemes, the perspective (2D, 3D, and so on), swap axis, and much, much more.

But, of course, it all starts with the spreadsheet.

Laying Out Your Data

While Excel allows you to arrange your spreadsheets in many ways, when charting data, you’ll get the best results laying it out so that each row represents a record and each column contains elements of or pertaining to specific rows.

Huh? Take the following spreadsheet, for example.

The far-left column contains a list of laser printers. Except for Row 1, which holds the column labels, or headers, each row represents a specific printer, and each subsequent cell holds data about that particular machine.

In this case, each cell holds print speed data: Column B , how long it took to print the first page of a print job; Column C, how long it took to print all pages, including the first page; Column D, how long it took to churn the entire document, sans the first page out.

While this is a somewhat basic spreadsheet, no matter how complex your data, sticking to this standard format helps streamline the process. As you’ll see coming up, you can map the cells in a small part of your spreadsheet or chart the entire document, or worksheet.

The typical Excel chart consists of several distinct parts, as shown in the image below.

Charting Your Data

If you haven’t done this before, you’ll probably be surprised at how easy Excel makes charting your spreadsheets. As mentioned, you can map the entire worksheet, or you can select a group of columns and rows to chart.

Say, for example, that in the worksheet we were working on in the previous section that you wanted to chart only the first two columns of data (columns B and C), leaving out column D. This entails a simple two-step procedure:

• Select the data you want to chart, including the labels in the left column and headers in the columns you wish to include in your chart, as shown below.

• Press ALT+F1.

Or, to chart the entire spreadsheet, follow these steps.

• Select all the data in the spreadsheet, as shown in the top image below. Do not select the entire sheet, as shown in the second image below—select only the cells containing data.

• Press ALT+F1.

Excel does a great job of choosing the appropriate chart type for your data, but if you prefer a different type of chart, such as, say, horizontal bars, or perhaps a different color scheme, maybe even a 3D layout with gradient fills and backgrounds, the program makes all these effects and more easy to achieve.

Changing Chart Type

As with everything else in Excel, there are several ways to modify your chart type. The easiest is, however, to.

• Select the chart.
• On the menu bar, click Chart Design.
• On the Chart Design ribbon, choose Change Chart Type.

This opens the Change Chart Type dialog box, shown here.

As you can see, there are numerous chart types, and clicking one of them displays several variations across the top of the dialog box.

In addition to changing chart types from the Chart Design ribbon, you can also make several other modifications, such as color schemes, layout, or applying one of the program’s many pre-designed chart styles. Chart styles are, of course, similar to paragraph styles in Microsoft Word. As in MS Word, you can apply one of the numerous styles as-is, edit existing styles, or create your own.

Adding And Removing Chart Elements

Chart elements are, of course, the various components, such as the title, the legend, the X and Y axis, and so on that make up your chart. You can add and remove these elements by clicking the plus symbol that appears on the right side of the chart when you select it.

Beneath the Chart Elements fly out is the Chart Styles fly out, which displays when you click the paintbrush icon to the right of the chart.

Beneath Chart Styles you’ll find Chart Filters, which lets you turn on and off (or filter) various components of your chart, as shown here:

If those aren’t enough modification options, there are a slew of others in the Format Chart Area to the right of the worksheet that lets you change all aspects of your chart, from fills and backgrounds to gridlines, to 3D bars, pie slices, drop shadows – I can go on, and on. But I’m sure you get the point as to what’s available.

When you click Text Options, for example, you get another barrage of effects you can apply to the text in your charts. The options are almost unlimited, to the extent that without some restraint, you could wind up creating some garish-looking charts and graphs – without even trying all that hard, which brings me to an important design guideline.

Just because you have all these fantastic design tools at your disposal doesn’t mean you have to use them….or, well, not so many of them at the same time. The idea is to make your graphics attractive enough to catch your audience’s attention, but not so busy that the design itself detracts from the message you’re trying to convey. It is, after all, the message that’s important, not your design prowess or the brute power of your graphics design software.

A good rule of thumb is that, if it looks too busy and distracting, it probably is; dumb it down some. Don’t use too many decorative fonts, if any, as they’re not easy to read. When using business-oriented charts and graphs, concentrate on what you’re trying to say and not so much on how you say it.

Meanwhile, charting tabular data can render it much easier to understand and much friendlier than column after column of text and numbers.

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