Realizar las mismas acciones una y otra vez no solo es aburrido, sino que también puede ser una pérdida de tiempo y una pérdida de productividad^{(productivity)} . Esto es especialmente cierto para los usuarios principiantes de Excel^{(beginner Excel users)} , que pueden no darse cuenta de que es fácil automatizar tareas comunes grabando una macro. Pero, ¿qué es una macro  de Excel ?

Las macros de Excel^(Excel) le permiten automatizar muchas de las tareas comunes que realizará, desde insertar fórmulas hasta formatear datos. No necesita ser programador para crearlos, ya que Excel puede registrar sus acciones a medida que las realiza. Si desea saber cómo grabar una macro en Excel , deberá seguir los pasos a continuación.

¿Qué es una macro de Excel?^{(What Is an Excel Macro?)}

Una macro de Excel es un conjunto de instrucciones grabadas, creadas manualmente en VBA^{(created manually in VBA)} (Visual Basic for Applications ) o grabadas automáticamente con la herramienta Grabadora de macros de Excel. ^{(Macro Recorder )}Una macro le permite guardar cualquier cantidad de acciones comunes, como eliminar columnas en blanco, cambiar el formato del texto o insertar nuevas fórmulas en un libro de trabajo.

Estas acciones guardadas se pueden ejecutar con el clic de un botón o usando un atajo de teclado específico. Cada macro tiene un atajo específico que puede usar para repetir rápidamente la acción.

Si usa Excel para grabar una macro, reducirá el tiempo que lleva crear o editar una hoja de cálculo, acelerando su flujo de trabajo en el proceso.

Cómo grabar una macro en Excel^{(How to Record a Macro in Excel)}

La forma más fácil de crear una nueva macro en Microsoft Excel es grabarla con la herramienta Grabadora de macros^{(Macro Recorder )} , que puede usar en Excel en Windows o Mac . Desafortunadamente, no es posible grabar una macro en Excel Online . 

1. Para grabar una nueva macro en Excel , abra un libro de trabajo nuevo o existente. En la pestaña Desarrollador^(Developer) en la barra de la cinta, seleccione el botón Grabar macro^{(Record Macro)} . Alternativamente, presione las Alt + T + M + R en su teclado.

1. En la ventana Grabar macro^{(Record Macro)} , puede establecer un nombre para su macro para identificar su propósito en el cuadro Nombre de macro^{(Macro name)} , así como proporcionar una descripción para otros usuarios en el cuadro Descripción^{(Description )} . También puede agregar una tecla de método abreviado (como Ctrl + T ) para asignar la nueva macro a un método abreviado de teclado.

1. En el menú desplegable Almacenar macro en , puede establecer dónde desea guardar la macro una vez que se haya grabado, como ^{(Store macro in)}Este^{(This Workbook )} libro de trabajo (para guardarlo en el libro de trabajo abierto), Nuevo^{(New Workbook )} libro de trabajo (para guardarlo en un nuevo libro de trabajo ) o Libro de macros personal^{(Personal Macro Workbook )} (para permitirle usarlo en varios libros de trabajo). Seleccione el botón Aceptar^(OK) para comenzar a grabar una vez que haya confirmado sus elecciones.

1. Una vez que seleccione Aceptar^(OK) , la Grabadora de macros de Excel^{(Excel Macro Recorder)} estará en modo de grabación. Se registrará cada acción que realice, desde hacer clic en un botón hasta editar una celda. Realice las acciones que desea grabar como una macro en este punto, luego seleccione el botón Detener grabación^{(Stop Recording )} en la pestaña Desarrollador una vez que haya terminado.^(Developer)

Ejecutar, editar o eliminar macros existentes de Microsoft Excel^{(Running, Editing or Deleting Existing Microsoft Excel Macros)}

Dependiendo de la ubicación para guardar que seleccionó en la ventana Grabar macro , su ^{(Record Macro)}macro grabada estará lista para ejecutarse en su libro de trabajo abierto o en un libro de trabajo recién abierto.

1. Para ejecutar, editar o eliminar la macro que ha creado, seleccione Developer > Macros en la barra de la cinta.

1. En la ventana Macro , aparecerá una lista de macros disponibles para ejecutar en su libro de trabajo abierto. Para ejecutar la macro, selecciónela de la lista, luego seleccione el botón Ejecutar^(Run) . También puede usar el método abreviado de teclado que seleccionó cuando creó la macro para ejecutarla.

1. Para realizar cambios en la macro grabada, seleccione el botón Editar^{(Edit )} . Esto abrirá el editor de Excel VBA , lo que permitirá a los usuarios avanzados editar el código de VBA^{(edit the VBA code)} y cambiar la forma en que se ejecuta la macro. A los principiantes de VBA^{(VBA beginners)} les puede resultar más fácil simplemente eliminar la macro y grabarla nuevamente.

1. Para eliminar la macro, selecciónela de la lista y luego seleccione el botón Eliminar^{(Delete )} .

1. Excel le pedirá que confirme que desea eliminar la macro. Seleccione Sí^(Yes) para confirmar esto. Una vez eliminada, deberá volver a grabar la macro siguiendo los pasos enumerados anteriormente.

Guardar archivos de Excel con macros grabadas^{(Saving Excel Files with Recorded Macros)}

Los libros de trabajo de Excel^(Excel) normalmente se guardan en formato de archivo XLSX^{(XLSX file format )} (o XLS para libros de trabajo creados en Excel 2007 y versiones anteriores). Este tipo de archivo admite la mayoría de los datos de Excel , pero excluye cualquier macro de Excel guardada .

Para guardar un archivo de Excel con macros grabadas, deberá usar el formato de archivo XLSM en su lugar.^(XLSM)

1. Para guardar un archivo de Excel como un libro habilitado para macros, seleccione File > Save As > Browse . 

1. En la ventana Guardar como , seleccione ^{(Save As )}Excel Macro-Enabled Workbook (*.xlsm) en el menú desplegable. Elija una ubicación para guardar el archivo, luego seleccione el botón Guardar^(Save) para guardarlo.

1. Cuando abre el archivo de Excel habilitado para macros en otra PC o ^(Excel)Mac , es posible que primero deba autorizar a Excel para ejecutar cualquier macro incluida. Seleccione el botón Habilitar macros^{(Enable Macros)} para hacer esto.

Compartir archivos de Excel con macros grabadas^{(Sharing Excel Files with Recorded Macros)}

Las macros de Excel^(Excel) son útiles, pero también incluyen posibles riesgos de seguridad. Si abre un archivo de Excel que contiene macros de una fuente que no reconoce o en la que no confía, entonces está permitiendo que ese archivo ejecute código peligroso en su PC.

Debido a esto, los proveedores de correo electrónico en línea como Gmail bloquean automáticamente a los usuarios para que no envíen archivos XLSM (libro de ^(XLSM)Excel habilitado para macros ) a otros usuarios. Si esto sucede, es posible que pueda usar servicios para compartir archivos como Google Drive para compartirlos en línea con otros usuarios.

Si desea compartir su archivo de Excel habilitado para macros con otro usuario cercano, también puede buscar métodos de transferencia de archivos locales^{(local file transfer methods)} para compartirlo con otra PC o Mac , o con otros dispositivos como teléfonos inteligentes.

Los archivos de Excel^(Excel) habilitados para macros pueden estar empaquetados con virus u otro malware, por lo que si abre un archivo de Excel en el que no confía, es posible que deba buscar malware^{(scan for malware)} después para asegurarse de que su PC no esté comprometida. O escanee el archivo^{(scan the file itself)} antes de abrirlo.

Consejos y trucos avanzados de Excel^{(Advanced Excel Tips and Tricks)}

Grabar una macro es solo un truco de Excel^{(Excel trick)} que puede ayudarlo a ahorrar tiempo, pero existen otras funciones de Excel que también pueden hacerlo más productivo. Los^(Power) usuarios avanzados pueden estar interesados ​​en usar Excel para recopilar datos en línea^{(using Excel to scrape data online)} , mientras que los analistas de datos pueden tener curiosidad sobre cómo usar COUNTIFS, SUMIFS y AVERAGEIFS^{(how to use COUNTIFS, SUMIFS and AVERAGEIFS)} para un análisis extenso de datos.

Si prefiere trabajar en equipo o tiene problemas con una fórmula de Excel complicada , también puede colaborar en hojas de cálculo de Excel^{(collaborate on Excel spreadsheets)} usando un libro de trabajo compartido. Sin embargo, es posible que Google Sheets sea una mejor opción^{(Google Sheets is a better option)} para la colaboración en línea, con muchas de las mismas funciones y características.

How to Record a Macro in Excel

Performing the same actions over and over again isn’t just boring, but it can also be a wastе of time and a drain on your productivity. This is especially true for beginner Excel users, who might not realise that it’s easy to automate common tasks by recording a macro. But what is an Excel macro? 

Excel macros allow you to automate many of the common tasks you’ll perform, from inserting formulas to formatting data. You don’t need to be a programmer to create them, as Excel can record your actions as you perform them. If you want to know how to record a macro in Excel, you’ll need to follow the steps below.

What Is an Excel Macro?

An Excel macro is a recorded set of instructions, created manually in VBA (Visual Basic for Applications) or recorded automatically using Excel’s Macro Recorder tool. A macro allows you to save any number of common actions, such as deleting blank columns, changing text formatting, or inserting new formulae into a workbook.

These saved actions can then be run with the click of a button or by using a specific keyboard shortcut. Each macro has a specific shortcut that you can use to quickly repeat the action.

If you use Excel to record a macro, you’ll reduce the time it takes to create or edit a spreadsheet, speeding up your workflow in the process.

How to Record a Macro in Excel

The easiest way to create a new macro in Microsoft Excel is to record it using the Macro Recorder tool, which you can use in Excel on Windows or Mac. Unfortunately, it isn’t possible to record a macro in Excel Online. 

1. To record a new macro in Excel, open a new or existing workbook. In the Developer tab on the ribbon bar, select the Record Macro button. Alternatively, press the Alt + T + M + R keys on your keyboard.

1. In the Record Macro window, you can set a name for your macro to identify its purpose in the Macro name box, as well as provide a description for other users in the Description box. You can also add a shortcut key (such as Ctrl + T) to assign the new macro to a keyboard shortcut.

1. In the Store macro in drop-down menu, you can set where you’d like to save the macro once it’s recorded, such as This Workbook (to save it to the open workbook), New Workbook (to save it to a new workbook), or Personal Macro Workbook (to allow you to use it in multiple workbooks). Select the OK button to begin recording once you’ve confirmed your choices.

1. Once you select OK, the Excel Macro Recorder will be in recording mode. Each action you perform, from clicking a button to editing a cell, will be recorded. Perform the actions you wish to record as a macro at this point, then select the Stop Recording button in the Developer tab once you’re done.

Running, Editing or Deleting Existing Microsoft Excel Macros

Depending on the save location you selected in the Record Macro window, your recorded Macro will be ready to run in your open workbook or in a newly opened workbook.

1. To run, edit, or delete the macro you’ve created, select Developer > Macros from the ribbon bar.

1. In the Macro window, a list of available macros to run in your open workbook will be listed. To run the macro, select it from the list, then select the Run button. You can also use the keyboard shortcut you selected when you created the macro to run it instead.

1. To make changes to the recorded macro instead, select the Edit button. This will open the Excel VBA editor, allowing advanced users to edit the VBA code and change how the macro runs. VBA beginners may find it easier to simply delete the macro and record it again.

1. To delete the macro, select it from the list, then select the Delete button.

1. Excel will ask you to confirm that you want to delete the macro. Select Yes to confirm this. Once deleted, you’ll need to record the macro again using the steps listed above.

Saving Excel Files with Recorded Macros

Excel workbooks are typically saved in the XLSX file format (or XLS for workbooks created in Excel 2007 and older). This file type supports most Excel data, but excludes any saved Excel macros.

To save an Excel file with recorded macros, you’ll need to use the XLSM file format instead.

1. To save an Excel file as a macro-enabled workbook, select File > Save As > Browse. 

1. In the Save As window, select Excel Macro-Enabled Workbook (*.xlsm) from the drop-down menu. Choose a location to save the file, then select the Save button to save it.

1. When you open the macro-enabled Excel file on another PC or Mac, you may need to authorize Excel to run any included macros first. Select the Enable Macros button to do this.

Sharing Excel Files with Recorded Macros

Excel macros are useful, but they also include potential security risks. If you open an Excel file containing macros from a source that you don’t recognize or trust, then you’re allowing that file to run dangerous code on your PC.

Because of this, online email providers like Gmail automatically block users from sending XLSM (macro-enabled Excel workbook) files to other users. If this happens, you may be able to use file sharing services like Google Drive to share it online with other users.

If you want to share your macro-enabled Excel file with another user nearby, then you could also look at local file transfer methods to share it with another PC or Mac, or with other devices like smartphones.

Macro-enabled Excel files can be packaged with viruses or other malware, so if you open an Excel file that you don’t trust, you may need to scan for malware afterwards to ensure that your PC isn’t compromised. Or scan the file itself before opening it.

Advanced Excel Tips and Tricks

Recording a macro is just one Excel trick that can help you save time, but there are other Excel features that can make you more productive as well. Power users might be interested in using Excel to scrape data online, while data analysts might be curious about how to use COUNTIFS, SUMIFS and AVERAGEIFS for extensive data analysis.

If you prefer to work as a team, or you’re struggling with a complicated Excel formula, you can also collaborate on Excel spreadsheets using a shared workbook. You may find that Google Sheets is a better option for online collaboration, however, with many of the same functions and features.

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