Muchas veces necesito incluir algunos cálculos de datos simples en un documento de Word^{(Word document)} y una tabla es la mejor opción. Siempre puede intentar insertar una hoja de cálculo de Excel^{(Excel spreadsheet)} completa en su documento de Word^{(Word doc)} , pero eso a veces es excesivo.

En este artículo, voy a hablar sobre cómo puede usar fórmulas dentro de tablas en Word . Solo hay un puñado de fórmulas que puede usar, pero es suficiente para obtener totales, conteos, números redondos, etc. Además, si ya está familiarizado con Excel , usar las fórmulas en Word será pan comido.

Insertar fórmulas en tablas de Word

Comencemos creando una tabla de prueba^{(test table)} simple . Haga clic^(Click) en la pestaña Insertar y luego haga clic en ^(Insert)Tabla^(Table) . Elija cuántas filas y columnas desea de la cuadrícula.

Una vez que se haya insertado su tabla, continúe y agregue algunos datos. Acabo de hacer una tabla muy simple con un par de números para mi ejemplo.

Ahora sigamos adelante e insertemos una fórmula. En el primer ejemplo, voy a sumar los tres primeros valores de la primera fila (10 + 10 + 10). Para hacer esto, haga clic dentro de la última celda de la cuarta columna, haga clic en Diseño^(Layout)  en la cinta y luego haga clic en Fórmula^(Formula) en el extremo derecho.

Esto abrirá el cuadro de diálogo Fórmula^{(Formula dialog)} con un valor predeterminado de = SUMA (IZQUIERDA)^(SUM(LEFT)) .

Si simplemente hiciera clic en Aceptar, verá el valor que estamos buscando en la celda (30).

Hablemos de la fórmula. Al^(Just) igual que Excel , una fórmula comienza con un signo igual, seguido por un nombre de función y argumentos^{(function name and arguments)} entre paréntesis. En Excel , solo especifica referencias de celda o rangos con nombre como A1, A1:A3, etc., pero en Word , tiene estos términos posicionales que puede usar.

En el ejemplo, IZQUIERDA^(LEFT) significa todas las celdas que están a la izquierda de la celda en la que se ingresa la fórmula. También puede usar DERECHA^(RIGHT) , ARRIBA^(ABOVE) y ABAJO^(BELOW) . Puede usar estos argumentos posicionales con SUM , PRODUCT , MIN , MAX , COUNT y AVERAGE^{(COUNT and AVERAGE)} .

Además, puede usar estos argumentos en combinación. Por ejemplo, podría escribir =SUM(LEFT, RIGHT) y agregaría todas las celdas que están a la izquierda y derecha^{(left and right)} de esa celda. =SUM(ABOVE, RIGHT) sumaría todos los números que están arriba de la celda ya la derecha. Te dan la imagen.

Ahora hablemos de algunas de las otras funciones y cómo podemos especificar celdas de una manera diferente. Si quisiera encontrar el número máximo en la primera columna, podría agregar otra fila y luego usar la función =MAX(ABOVE) para obtener 30. Sin embargo, hay otra forma de hacerlo. También podría simplemente ir a cualquier celda y escribir ^{(cell and type)}=MAX(A1:A3) , que hace referencia a las tres primeras filas de la primera columna.

Esto es realmente conveniente porque puede colocar las fórmulas en cualquier lugar de la tabla. También puede hacer referencia a celdas individuales como escribir =SUM(A1, A2, A3) , lo que le dará el mismo resultado. Si escribe =SUM(A1:B3) , sumará A1, A2, A3, B1, B2 y B3. Usando estas combinaciones, puede hacer referencia a cualquier dato que desee.

Si desea ver una lista de todas las funciones que puede usar en su fórmula de Word^{(Word formula)} , simplemente haga clic en el cuadro Pegar función^{( Paste Function)} .

Puede usar declaraciones IF , operadores AND y OR y más. ^(OR)Veamos un ejemplo de una fórmula más compleja.

En el ejemplo anterior, tengo =SI( SUMA^(SUM) (A1:A3) > 50, 50, 0), lo que significa que si la suma de A1 a A3 es mayor que 50, muestra 50; de lo contrario, muestra 0. Vale la pena señalar que todas estas funciones realmente solo funcionan con números. No puede hacer nada con texto o cadenas^{(text or strings)} y tampoco puede generar ningún texto o cadena^{(text or string)} . Todo tiene que ser un número.

Aquí hay otro ejemplo usando la función AND^{(AND function)} . En este ejemplo, digo que si tanto la suma como el valor máximo de A1 a A3 son mayores que 50, entonces es verdadero, de lo contrario, es falso. Verdadero^(True) se representa con un 1 y Falso^(False) con un 0.

Si escribe una fórmula y tiene un error, verá un mensaje de error^{(error message)} de sintaxis .

Para corregir la fórmula, simplemente haga clic con el botón derecho en el error y elija Editar campo^{(Edit Field)} .

Esto abrirá el cuadro de diálogo Campo . ^(Field)Aquí sólo tienes que hacer clic en el botón Fórmula .^(Formula)

Aparecerá el mismo cuadro de diálogo de edición de Fórmula^(Formula) con el que hemos estado trabajando desde el principio. Eso es todo lo que hay que hacer para insertar fórmulas en Word . También puede consultar la documentación en línea^{(online documentation)} de Microsoft que explica cada función en detalle.

En general, no se parece en nada al poder de Excel , pero es suficiente para algunos cálculos básicos de hojas de cálculo dentro de Word . Si tiene alguna pregunta, no dude en comentar. ¡Disfrutar!

How to Create and Use Formulas in Tables in Word

There are a lot оf times when I need to include some simple data calculations in a Word document and a table iѕ the best option. You can always try to insert an entire Excel spreadsheet into your Word doc, but that’s overkill sometimes.

In this article, I’m going to talk about how you can use formulas inside tables in Word. There are only a handful of formulas you can use, but it’s enough to get totals, counts, round numbers, etc. Also, if you are already familiar with Excel, then using the formulas in Word will be a piece of cake.

Insert Formulas into Word Tables

Let’s start out by creating a simple test table. Click on the Insert tab and then click on Table. Choose how many rows and columns you want from the grid.

Once your table has been inserted, go ahead and add in some data. I’ve just made a really simple table with a couple of numbers for my example.

Now let’s go ahead and insert a formula. In the first example, I’m going to add the first three values in the first row together (10 + 10 + 10). To do this, click inside the last cell in the fourth column, click on Layout in the ribbon and then click on Formula at the far right.

This will bring up the Formula dialog with a default of =SUM(LEFT).

If you were to simply click OK, you will see the value we are looking for in the cell (30).

Let’s talk about the formula. Just like Excel, a formula starts with an equals sign, followed by a function name and arguments in parenthesis. In Excel, you only specify cell references or named ranges like A1, A1:A3, etc., but in Word, you have these positional terms you can use.

In the example, LEFT means all cells that are to the left of the cell in which the formula is entered. You can also use RIGHT, ABOVE and BELOW. You can use these positional arguments with SUM, PRODUCT, MIN, MAX, COUNT and AVERAGE.

In addition, you can use these arguments in combination. For example, I could type in =SUM(LEFT, RIGHT) and it would add all the cells that are to the left and right of that cell. =SUM(ABOVE, RIGHT) would add all numbers that are above the cell and to the right. You get the picture.

Now let’s talk about some of the other functions and how we can specify cells in a different manner. If I wanted to find the maximum number in the first column, I could add another row and then use the =MAX(ABOVE) function to get 30. However, there is another way you can do this. I could also simply go into any cell and type in =MAX(A1:A3), which references the first three rows in the first column.

This is really convenient because you can put the formulas anywhere you want in the table. You can also reference individual cells like writing =SUM(A1, A2, A3), which will give you the same result. If you write =SUM(A1:B3), it will add A1, A2, A3, B1, B2, and B3. Using these combinations, you can pretty much reference any data you like.

If you want to see a list of all the functions you can use in your Word formula, just click on the Paste Function box.

You can use IF statements, AND and OR operators and more. Let’s see an example of a more complex formula.

In the example above, I have =IF(SUM(A1:A3) > 50, 50, 0), which means that if the sum from A1 to A3 is greater than 50, show 50, otherwise show 0. It’s worth noting that all of these functions really only work with numbers. You can’t do anything with text or strings and you can’t output any text or string either. Everything has to be a number.

Here’s another example using the AND function. In this example, I am saying that if both the sum and max value of A1 to A3 is greater than 50, then true otherwise false. True is represented by a 1 and False by 0.

If you type in a formula and it’s got an error in it, you’ll see a syntax error message.

To fix the formula, just right click on the error and choose Edit Field.

This will bring up the Field dialog. Here you just have to click on the Formula button.

This will bring up the same Formula editing dialog that we’ve been working with since the beginning. That’s about all there is to inserting formulas into Word. You can also check out the online documentation from Microsoft that explains each function in detail.

Overall, it’s nothing even close to the power of Excel, but it’s enough for some basic spreadsheet calculations right inside Word. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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