Un escenario hipotético es bastante fácil de entender ;^{(– put)} en pocas palabras, su pregunta es: “If this happens, what happens to my numbers, or bottom line? In other words, if we do $20,000 worth of sales over the next few months, how much profit will we show?” En su forma más básica, esto es para lo que está diseñado el análisis What-If^{(What-If Analysis)} : proyecciones.

Como ocurre con casi todo lo demás en Excel , esta característica es robusta. Le permite realizar todo, desde proyecciones hipotéticas relativamente simples hasta escenarios altamente sofisticados. Y, como suele ser el caso con las funciones de Excel , no hay forma de que pueda cubrir todas las posibilidades en este breve tutorial.

En cambio, hoy veremos los conceptos básicos y le proporcionaré algunos conceptos hipotéticos relativamente fáciles para que pueda comenzar.

Hacer proyecciones básicas^{(Making Basic Projections)}

Como probablemente sepa, en las manos adecuadas, el conjunto correcto de números puede manipularse para decir casi cualquier cosa. Sin duda, ha escuchado esto expresado en todo tipo de formas, como basura adentro, basura afuera. ^{(Garbage in, garbage out.)}O tal vez las Proyecciones sean tan buenas como sus presunciones.^{(Projections are only as good as their presumptions. )}

Excel proporciona muchas, muchas formas de configurar y utilizar el análisis de hipótesis. Entonces, veamos un método de proyección^{(projection method)} bastante simple y directo , tablas de datos. ^{(Data Tables.)}Este método le permite ver cómo el cambio de una o dos variables, como, por ejemplo, la cantidad de impuestos que paga, afecta el resultado final de su empresa.

Otros dos conceptos significativos son Goal Seek y ^{(Goal Seek)}Scenario Manager de Excel . Con Goal Seek , intenta proyectar lo que tiene que suceder para que logre un objetivo predeterminado, como, por ejemplo, obtener una ganancia de un millón de dólares, y Scenario Manager le permite crear y administrar su propia colección de What-If (y otros) escenarios.

El método de las tablas de datos: una variable^{(The Data Tables Method – One Variable)}

Para comenzar, creemos una nueva tabla y nombremos nuestras celdas de datos. ¿Por qué? Bueno, esto nos permite usar nombres en nuestras fórmulas, en lugar de coordenadas de celda. Esto no solo puede ser útil, mucho más exacto y preciso, cuando se trabaja con tablas grandes, sino que algunas personas (incluyéndome a mí) lo encuentran más fácil.

En cualquier caso, comencemos con una variable y luego pasemos a dos.

• Abra una hoja de cálculo en blanco en Excel.
• Cree la siguiente tabla sencilla.

Tenga en cuenta que para crear el título de la tabla en la Fila 1^{(Row 1)} , fusioné las celdas A1 y B1^{(A1 and B1)} . Para hacerlo, seleccione las dos celdas, luego, en la cinta Inicio^(Home) , haga clic en la flecha hacia abajo Combinar y centrar y seleccione ^{(Merge & Center )}Combinar celdas^{(Merge Cells)} .

• Bien^(Okay) , ahora nombremos las celdas B2 y B3^{(B2 and B3)} . Haga clic con el botón derecho en la celda ^{(Right-click cell)} B2 y elija Definir nombre^{(Define Name)} para abrir el cuadro de diálogo Nuevo nombre^{(New Name dialog)} .

Como puede ver, New Name es sencillo. En cuanto al menú desplegable Ámbito , esto le permite nombrar la ^(Scope)celda en relación^{(cell relative)} con todo el libro de trabajo, o solo la hoja de trabajo activa. En este caso, los valores predeterminados están bien.

• Haga clic en Aceptar^(OK) .
• Nombre la celda B3 Growth_2019 , que también es el valor predeterminado, en este caso, haga clic en Aceptar^(OK) .
• Cambiar el nombre de la celda C5 Ventas_2019^(Sales_2019)

Ahora observe que si hace clic en cualquiera de estas celdas que nombró, el nombre, en lugar de la coordenada de la celda^{(cell coordinate)} , aparece en el cuadro Nombre^(Name) (delineado en rojo a continuación) en la esquina superior izquierda sobre la hoja de trabajo.

Para crear nuestro escenario What-If^{(What-If scenario)} , necesitamos escribir una fórmula en C5 (ahora Sales_2019 ). Esta pequeña hoja de proyección^{(projection sheet)} le permite ver cuánto dinero ganará por porcentaje de crecimiento.

En este momento, ese porcentaje es 2. Para obtener diferentes respuestas basadas en diferentes porcentajes de crecimiento, cuando terminemos la hoja de cálculo, simplemente cambiará el valor en la celda B3 (ahora, Crecimiento_2019^{(Growth_2019)} ). Pero me estoy adelantando.

• Ingrese^(Enter) la siguiente fórmula en la celda C5 (resaltada en rojo en la imagen a continuación):

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019)

Cuando termine de ingresar la fórmula, debe obtener el número proyectado en la celda C5. Ahora puede proyectar sus ventas en función de un porcentaje de crecimiento simplemente cambiando el valor en la celda B3.

Sigue adelante e inténtalo. Cambie el valor de la celda B3 a 2.25%.Ahora intente, 5% . ¿Estás captando la idea? Simple sí, pero ¿puedes ver las posibilidades?

El método de la tabla de datos: dos variables^{(The Data Table Method – Two Variables)}

¿No sería fantástico vivir en un mundo donde todos tus ingresos son ganancias, no tienes gastos? Por desgracia^(Alas) , ese no es el caso; por lo tanto, nuestras hojas de cálculo What-If no siempre son tan optimistas.

Nuestras proyecciones también deben tener en cuenta nuestros gastos. En otras palabras, tu proyección tendrá dos variables: ingresos y gastos^{(income and expenses)} .

Para configurar eso, comencemos agregando otra variable a la hoja de cálculo que creamos anteriormente.

• Haz clic en la celda A4 y escribe Gastos 2019^{(Expenses 2019)} , así:

• Escriba 10.00% en la celda B4.
• Haga clic con el botón derecho en la celda C4 y seleccione Definir nombre^{(Define Name)} en el menú emergente.
• En el cuadro de diálogo Nuevo nombre^{(New Name dialog)} , haga clic en el campo Nombre^(Name) y escriba Expenses_2019.

Fácil^(Easy) hasta ahora, ¿verdad? Todo lo que queda por hacer es modificar nuestra fórmula para incluir el valor en la celda C4, así:

• Modifique la fórmula en la celda C5 de la siguiente manera (agregue *Expenses_2019 al final de los datos entre paréntesis).

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019*Expenses_2019)

Como estoy seguro de que puede imaginar, su What-If's puede ser mucho más elaborado, dependiendo de varios factores, incluidos los datos que incluye, sus habilidades para escribir fórmulas, etc.

En cualquier caso, ahora puedes realizar proyecciones desde dos perspectivas, Ingresos ( Crecimiento^(Growth) ) y Gastos^(Expenses) . Continúe y cambie los valores en las celdas B3 y B4^{(B3 and B4)} . Ingrese sus propios números y déle un giro a su pequeña hoja de trabajo What-If.

Estudios Adicionales^{(Additional Studies)}

Al igual que con casi todo lo demás que puede hacer en Excel , puede llevar esta función de análisis^{(Analysis feature)} hipotético a algunos escenarios bastante elaborados. De hecho, podría escribir varios artículos sobre escenarios de proyección y ni siquiera acercarme a cubrir el tema en detalle.

Mientras tanto, aquí hay algunos enlaces a algunos guiones y escenarios hipotéticos más elaborados.^(What-If)

• Análisis^{(What-If Analysis)} hipotético : este instructivo bien ilustrado analiza, entre otras cosas, el Administrador de escenarios^{(Scenario Manager)} de Excel , donde puede crear y administrar su propia colección de escenarios^(What-If) hipotéticos (y otros).
• Introducción a What-If Analysis^{(Introduction to What-If Analysis)} : aquí está la introducción del sitio de soporte de Microsoft Office^{(Microsoft Office Support site)} a What-If Analysis. Hay mucha información aquí con enlaces a una gran cantidad de útiles instrucciones hipotéticas.
• Cómo usar Goal Seek en Excel para el análisis What-If^{(How to use Goal Seek in Excel for What-If analysis)} : aquí hay una introducción a la función Goal Seek What-If Analysis^{(Analysis feature)} de Excel .

How To Understand What-If Analysis In Microsoft Excel

A what-if scenario is fairly easy to understand – put simply, уour question is, “If this happens, what happens to my numbers, or bottom line? In other words, if we do $20,000 worth of sales over the next few months, how much profit will we show?” At its basest form, this is what What-If Analysis is designed to do – projections.

As with most everything else in Excel, this feature is robust. It allows you to perform everything from relatively simple What-If projections to highly sophisticated scenarios. And, as is usually the case with Excel features, there’s no way I can cover all the possibilities in this short tutorial.

Instead we’ll look at the basics today, and I’ll provide you with a few relatively easy What-If concepts to get you started.

Making Basic Projections

As you probably know, in the right hands, the right set of numbers can be manipulated to say just about anything. You’ve undoubtedly heard this expressed in all sorts of ways, such as Garbage in, garbage out. Or perhaps Projections are only as good as their presumptions.

Excel provides many, many ways to set up and use What-If Analysis. So let’s look at a fairly simple and straightforward projection method, Data Tables. This method enables you to see how changing one or two variables, such as, say, how much taxes you pay, affects your business’s bottom line.

Two other significant concepts are Goal Seek and Excel’s Scenario Manager. With Goal Seek, you try to project what has to happen for you to achieve a predetermined objective, such as, say, making a million-dollar profit, and Scenario Manager allows you to create and manage your own collection of What-If (and other) scenarios.

The Data Tables Method – One Variable

To get started, let’s create a new table and name our data cells. Why? Well, this allows us to use names in our formulas, rather than cell coordinates. Not only can this be useful – much more exact and accurate – when working with large tables, but some people (including me) find it easier.

In any case, let’s start with one variable and then move on to two.

• Open a blank worksheet in Excel.
• Create the following simple table.

Note that to create the table title in Row 1, I merged cells A1 and B1. To do so, select the two cells, then, on the Home ribbon, click the Merge & Center down-arrow and choose Merge Cells.

• Okay, now let’s name cells B2 and B3. Right-click cell B2 and choose Define Name to bring up the New Name dialog box.

As you can see, New Name is straightforward. As for the Scope drop-down, this lets you name the cell relative to the entire workbook, or just the active worksheet. In this case, the defaults are fine.

• Click OK.
• Name cell B3 Growth_2019, which is also the default, in this case, so click OK.
• Rename cell C5 Sales_2019

Now notice that if you click any of these cells you named, the name, instead of the cell coordinate, shows up in the Name box (outlined in red below) in the upper-left corner above the worksheet.

To create our What-If scenario, we need to write a formula in C5 (now Sales_2019). This little projection sheet allows you to see how much money you’ll make by percentage of growth.

Right now, that percentage is 2. To get different answers based on varying percentages of growth, when we finish the spreadsheet, you’ll simply change the value in cell B3 (now, Growth_2019). But I’m getting ahead of myself.

• Enter the following formula in cell C5 (outlined in red in the image below):

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019)

When you finish entering the formula, you should get the projected number in cell C5. You can now project your sales based on a percentage of growth by simply changing the value in cell B3.

Go ahead and try it. Change the value in cell B3 to 2.25%. Now try, 5%. Are you getting the idea? Simple yes, but can you see the possibilities?

The Data Table Method – Two Variables

Wouldn’t it be terrific to live in a world where all your income is profit – you have no expenses! Alas, that’s not the case; therefore, our What-If spreadsheets aren’t always so rosy.

Our projections also need to take into account our expenses. In other words, your projection will have two variables: income and expenses.

To set that up, let’s start by adding another variable to the spreadsheet we created earlier.

• Click in cell A4 and type Expenses 2019, like this:

• Type 10.00% in cell B4.
• Right-click in cell C4 and select Define Name from the pop-up menu.
• In the New Name dialog box, click in the Name field and type Expenses_2019.

Easy so far, right? All that’s left to do is modify our formula to include the value in cell C4, like this:

• Modify the formula in cell C5 as follows (add *Expenses_2019 at the end of the parenthetical data.)

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019*Expenses_2019)

As I’m sure you can imagine, your What-If’s can be much more elaborate, depending on several factors, including the data you include, your formula-writing skills, and so on.

In any case, now you can make projections from two perspectives, income (Growth) and Expenses. Go ahead and change the values in cells B3 and B4. Plugin your own numbers and give your little What-If worksheet a spin.

Additional Studies

As with almost everything else you can do in Excel, you can take this What-If Analysis feature to some rather elaborate scenarios. In fact, I could write several articles on projection scenarios and not even come close to covering the topic in detail.

Meanwhile, here are a few links to some more elaborate What-If scripts and scenarios.

• What-If Analysis: This well-illustrated how-to looks at, among other things, Excel’s Scenario Manager, where you can create and manage your own collection of What-If (and other) scenarios.
• Introduction to What-If Analysis: Here’s the Microsoft Office Support site’s introduction to What-If Analysis. There’s lots of information here with links to a slew of useful What-If instructions.
• How to use Goal Seek in Excel for What-If analysis: Here’s an introduction to Excel’s Goal Seek What-If Analysis feature.

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