¿^(Are) Está buscando una forma de realizar un seguimiento de los cambios realizados en una hoja de cálculo de Excel^{(Excel spreadsheet)} ? Hay muchos casos en los que debe distribuir un archivo a varias personas y realizar un seguimiento de los cambios realizados. Es posible que desee realizar un seguimiento de cuándo se realizó el cambio, quién realizó el cambio, en qué celda se produjo el cambio y qué datos se modificaron.

Excel tiene funciones de seguimiento integradas que pueden manejar todos los casos anteriores. Puede revisar fácilmente todos los cambios directamente en la hoja de trabajo y también puede aceptar o rechazar cada cambio. Hay algunos puntos para recordar acerca de las funciones de seguimiento de Excel :

1. Activar el seguimiento no significa que pueda revertir la hoja de cálculo a un estado anterior deshaciendo los cambios. Es básicamente un archivo de^{(log file)} registro que registra todo y eso es todo. Puede ir manualmente y ver qué datos se eliminaron o agregaron, pero tendrá que realizar los cambios en la hoja de cálculo usted mismo.

2. Activar el seguimiento no significa que se registrarán todos los cambios que realice. Se realiza un seguimiento de todos los datos almacenados en una celda, pero no de otros cambios como el formato. Otros cambios de los que no se realiza un seguimiento incluyen ocultar/mostrar filas y columnas, comentarios y valores de celda que cambian debido a un recálculo de fórmula.

3. El historial de cambios^{(Change history)} solo se conserva durante 30 días de forma predeterminada. Si realiza cambios en una hoja de cálculo de Excel^{(Excel worksheet)} y luego vuelve a abrir el libro 45 días después, podrá ver el historial de cambios^{(change history)} de los 45 días hasta que cierre el libro. Cuando lo cierre, desaparecerá cualquier historial de cambios^{(change history)} que tenga más de 30 días. Eso significa que la próxima vez que lo abra, no podrá ver el cambio que había realizado 45 días antes.

4. Siempre que active el seguimiento, el libro de trabajo se convierte en un libro de trabajo compartido. Esto significa que varios usuarios realizarán cambios en el documento.

Ahora que conoce algunos conceptos básicos sobre cómo funciona el seguimiento en Excel , hablemos sobre cómo habilitarlo, cambiar la configuración y realizar un seguimiento de los cambios.

Habilitación del seguimiento

Avancemos y activemos el seguimiento primero. Abra Excel y haga clic^{(Excel and click)} en la pestaña Revisar^(Review)  en la cinta. En el extremo derecho, debería ver una opción llamada Seguimiento de cambios ^{(Track Changes )} en la sección Cambios^(Changes) .

Haga clic en el botón y seleccione  Resaltar cambios^{(Highlight Changes)} . Obtendrá un cuadro de diálogo^{(dialog box)} donde ahora debe marcar la opción "Rastrear cambios durante la edición". Esto también comparte su libro de trabajo”^{(“Track changes while editing. This also shares your workbook”)} .

Tiene varias opciones aquí, incluyendo  Cuándo^(When) , Quién^(Who) y Dónde^(Where) . Para When , All significa que se resaltarán todos los cambios. También tiene la opción de resaltar cambios desde la última vez que guardó el documento, desde una fecha específica o cambios que aún no se han revisado.

Si marca  Quién^(Who) , puede optar por realizar un seguimiento de los cambios realizados por cualquier persona o los cambios^{(anyone or changes)} realizados por todos menos usted. La opción Dónde^(Where)  le permite realizar un seguimiento de los cambios solo para una parte específica de la hoja de cálculo. Simplemente^(Just) haga clic en el botón a la derecha y seleccione el rango de celdas del que desea realizar un seguimiento.

Finalmente, puede desmarcar la opción Resaltar cambios en la pantalla^{(Highlight changes on screen)} si no quiere que otros sepan que está rastreando los cambios. De manera predeterminada, una vez que comience a rastrear y seleccione esta opción, cualquier celda modificada mostrará una pequeña flecha en la parte superior izquierda para indicar que se modificó.

Además, si hace clic en una celda modificada (con Resaltar cambios en la pantalla^{(Highlight changes on screen)} activado), obtendrá una pequeña ventana emergente que^{(popup window)} muestra de qué valor se cambió y a qué hora. Si anula la selección de la opción Resaltar^(Highlight) cambios en la pantalla^{(screen option)} , ese pequeño triángulo negro no aparecerá^{(t show)} .

Entonces, lo que puede hacer, por ejemplo, es ocultar los cambios en la pantalla al no marcar la casilla, enviar su archivo a todos los que tengan que realizar cambios en él y, cuando lo recupere, simplemente vaya a Seguimiento de cambios^{(Track Changes)} y vuelva a verificar la caja.

Configurar seguimiento

El siguiente paso es echar un vistazo a la configuración de seguimiento y ajustarla para que se ajuste a sus necesidades. Para hacer esto, haga clic en el botón Compartir libro^{(Share Workbook)} de trabajo que está directamente a la izquierda del botón Control de cambios^{(Track Changes)} . Haga clic en la pestaña Avanzado^(Advanced) cuando aparezca el cuadro de diálogo Compartir libro de trabajo.^{(Share Workbook)}

Aquí puede cambiar la cantidad de días para mantener el historial de cambios a algo distinto de 30 días. De forma predeterminada, los cambios se actualizan cuando se guarda el archivo, pero puede hacerlo para que se realice automáticamente cada pocos minutos. Por último, puede elegir cómo quiere tratar los conflictos: ya sea preguntándoselo o simplemente dejando que el último cambio al guardar el archivo gane^{(file win)} .

Visualización de cambios

Una vez que haya habilitado el seguimiento y realizado algunos cambios, puede hacer clic en el botón Seguimiento de cambios^{(Track Changes button)} nuevamente, hacer clic en Resaltar cambios^{(Highlight Changes)} y notará que el cuadro Listar cambios en una nueva hoja^{( List changes on a new sheet)} ya no está atenuado.

Compruébalo y haz clic en Aceptar. Se^{(OK. A)} agregará una nueva hoja de trabajo llamada Historial^(History) que le permitirá ver todos los cambios que se han realizado en ese libro de trabajo.

En algún momento deberá aprobar o rechazar los cambios. Puede revisar todos los cambios y luego seleccionar y elegir cuáles desea conservar o descartar.

Simplemente haga clic en Seguimiento de cambios^{(Track Changes)} nuevamente y elija Accept/Reject Changes . Seleccione las opciones para elegir qué cambios desea aceptar o rechazar. Si desea revisar todos los cambios, simplemente deje Cuando^(When) está marcado y asegúrese de que esté configurado en No revisado^{(Not Reviewed)} .

Haga clic en Aceptar y Excel^{(Click OK and Excel)} comenzará a mostrarle cada cambio realizado y le dará la opción de Aceptar^(Accept) o Rechazar^(Reject) . También puede Aceptar todos^{(Accept All)} o Rechazar todos los^{(Reject All)} cambios si lo desea.

Si rechaza un cambio, volverá inmediatamente a lo que estaba originalmente en esa celda. Vale la pena señalar que si otra celda hace referencia al contenido de la celda rechazada, ese valor también cambiará cuando el valor de la celda^{(cell value)} referenciada vuelva. Esto puede hacer que las fórmulas se rompan, etc., así que tenga cuidado.

¡Eso es todo! Ahora puede realizar un seguimiento de los cambios realizados en su hoja de cálculo de Excel^{(Excel spreadsheet)} fácilmente mediante el uso de esta función integrada. Si tiene alguna pregunta, publique un comentario. ¡Disfrutar!

How to Track Changes in Excel

Are you looking for a way to track chаnges made to an Excel spreadsheet? Therе are many cases where you have to distribute a file to multiple people and keep track of what changes were made. You might want to track when the change waѕ made, who made the change, what cell thе change occυrred in and what data was changed.

Excel has built-in tracking features that can handle all of the above cases. You can easily review all of the changes directly on the worksheet and you can also accept or reject each change. There are a few points to remember about the tracking features of Excel:

1. Turning on tracking does not mean that you can revert the spreadsheet back in time to a previous state by undoing the changes. It’s basically a log file that records everything and that’s it. You can manually go and see what data was deleted or added, but you’ll have to make the changes to the spreadsheet yourself.

2. Turning on tracking doesn’t mean every single change you make will be recorded. Any data stored in a cell is tracked, but other changes like formatting are not. Other changes that are not tracked include hiding/unhiding rows and columns, comments, and cell values that change to due a formula recalculation.

3. Change history is only kept for 30 days by default. If you make changes to an Excel worksheet and then open the workbook again 45 days later, then you’ll be able to see the change history for all 45 days until you close the workbook. When you close it, any change history older than 30 days will be gone. That means the next time you open it, you won’t be able to see that change you had made 45 days earlier.

4. Whenever your turn on tracking, the workbook becomes a shared workbook. This means that multiple users will be making changes to the document.

Now that you know some basics of how tracking works in Excel, let’s talk about how to enable it, change settings and keep track of changes!

Enabling Tracking

Let’s go ahead and turn on tracking first. Open Excel and click on the Review tab on the ribbon. At the far right, you should see an option called Track Changes under the Changes section.

Click the button and choose Highlight Changes. You’ll get a dialog box where you now need to check off the option “Track changes while editing. This also shares your workbook”.

You have several options here including When, Who, and Where. For When, All means every change will be highlighted. You also have the option of highlighting changes from the last time you saved the document, since a specific date, or changes that have not yet been reviewed.

If you check Who, you can choose to track changes made by anyone or changes made by everyone except you. The Where option allows you to track changes only for a specific portion of the spreadsheet. Just click the button at the right and select the range of cells you want to keep track of.

Finally, you can un-check the Highlight changes on screen option if you do not want others to know you are tracking changes. By default, once you start tracking and this option is selected, any changed cell will show a small arrow at the top left to indicate it was changed.

Also, if you click on a changed cell (with Highlight changes on screen turned on), you’ll get a little popup window showing what the value was changed from and changed to and at what time. If you deselect the Highlight changes on screen option, that little black triangle won’t show up.

So what you can do, for example, is hide the changes on the screen by not checking the box, send out your file to everyone who has to make changes to it, and when you get it back, just go to Track Changes and recheck the box.

Configure Tracking

The next step is to take a look at the settings for tracking and adjust them to fit your needs. To do this, click on the Share Workbook button that is directly to the left of the Track Changes button. Click on the Advanced tab when the Share Workbook dialog pops up.

Here you can change the number of days for keeping change history to something other than 30 days. By default, changes are updated when the file is saved, but you can make it so that it is automatically done every few minutes. Lastly, you can choose how you want to deal with conflicts: either by being asked or simply letting the last change when saving the file win.

Viewing Changes

Once you have enabled tracking and made a few changes, you can click on the Track Changes button again, click on Highlight Changes and you’ll notice that the List changes on a new sheet box is no longer grayed out.

Check that and click OK. A new worksheet called History will be added that will let you view all the changes that have been made to that workbook.

At some point you’ll need to either approve or reject the changes. You can review all the changes and then pick and choose which ones you want to keep or discard.

Simply click on Track Changes again and choose Accept/Reject Changes. Select the options to choose which changes you want to accept or reject. If you want to review all changes, just leave When checked and make sure it is set to Not Reviewed.

Click OK and Excel will begin to show you each change that was made and give you the option to Accept or Reject. You can also Accept All or Reject All changes if you like.

If you reject a change, it will immediately revert back to what was originally in that cell. It’s worth noting that if another cell references the contents of the rejected cell, then that value will also change when the referenced cell value reverts back. This can cause formulas to break, etc, so be careful.

That’s it! Now you can track any changes made to your Excel spreadsheet easily by using this built-in feature. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

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