Para aquellos que usan Excel regularmente, la cantidad de fórmulas y funciones integradas para resumir y manipular datos es asombrosa. Excel es literalmente usado por todos: desde estudiantes en una clase financiera hasta administradores de fondos de cobertura en Wall Street . Es extremadamente poderoso, pero al mismo tiempo muy simple.

Para aquellos que recién comienzan con Excel , uno de los primeros grupos de funciones que debe aprender son las funciones de resumen. Estos incluyen SUMA^(SUM) ,  PROMEDIO^(AVERAGE) , MÁX^(MAX) .,  MÍN^(MIN) . , MODA^(STDEV) , MEDIANA^(MEDIAN) , CONTEO^(COUNT) , DESVEST^(MODE) ., GRANDE^(LARGE) , PEQUEÑO y AGREGADO^{(SMALL and AGGREGATE)} . Estas funciones se utilizan mejor en datos numéricos.

En este artículo, le mostraré cómo crear una fórmula e insertar la función en una hoja de cálculo de Excel^{(Excel spreadsheet)} . Cada función en Excel toma argumentos^(arguments) , que son los valores que las funciones necesitan para calcular una salida.

Comprender fórmulas y funciones

Por ejemplo, si necesita sumar 2 y 2, la función sería SUMA ^(SUM ) y los argumentos serían los números 2 y 2 . Normalmente escribimos esto como 2 + 2, pero en Excel lo escribirías como =SUM(2+2) . Aquí puedes ver los resultados de esta simple suma de dos números literales.

Aunque esta fórmula no tiene nada de malo, en realidad no es necesaria. Simplemente podría escribir =2+2 en Excel y eso también funcionaría. En Excel , cuando usa una función como SUM , tiene más sentido usar argumentos. Con la función SUMA^(SUM) , Excel espera al menos dos argumentos, que serían referencias a celdas en la hoja de cálculo.

¿Cómo hacemos referencia a una celda dentro de la fórmula de Excel^{(Excel formula)} ? Bueno, eso es bastante fácil. Cada fila tiene un número y cada columna tiene una letra. A1 es la primera celda de la hoja de cálculo en la parte superior izquierda. B1 sería la celda a la derecha de A1. A2 es la celda directamente debajo de A1. Bastante fácil , ¿verdad?^(Easy)

Antes de escribir nuestra nueva fórmula, agreguemos algunos datos en las columnas A y B^{(columns A and B)} para trabajar. Continúe y escriba números aleatorios de A1 a A10 y B1^{(A10 and B1)} a B10 para nuestro conjunto de datos. Ahora ve a D1 y escribe ^{(D1 and type)}=SUM(A1,B1) . Debería ver que el resultado es simplemente el valor de A1 + B1 .

Hay un par de cosas a tener en cuenta al escribir una fórmula en Excel . En primer lugar, notará que cuando escribe el primer paréntesis de apertura ^{(opening parenthesis)}( después del nombre de la función)^{(function name)} , Excel le dirá automáticamente qué argumentos toma esa función. En nuestro ejemplo, muestra número1^(number1) , número2^(number2) , etc. Separa los argumentos con comas. Esto determinada función puede tomar un número infinito de valores ya que así es como funciona la función SUMA^{(SUM function)} .

En segundo lugar, puede escribir la referencia de celda^{(cell reference)} manualmente (A1) o puede hacer clic en la celda A1 después de escribir el paréntesis de apertura. Excel también resaltará la celda en el mismo color que la celda de referencia^{(cell reference)} para que pueda ver exactamente los valores correspondientes. Así que sumamos una fila, pero ¿cómo podemos sumar todas las demás filas sin escribir la fórmula nuevamente o copiar y pegar? Afortunadamente, Excel lo hace fácil.

Mueva el cursor^{(mouse cursor)} del mouse a la esquina inferior derecha de la celda D1 y notará que cambia de una cruz blanca a un signo más negro.

Ahora haga clic y mantenga presionado el botón del mouse. Arrastra el cursor hasta la última fila con los datos y luego suéltalo al final.

Excel es lo suficientemente inteligente como para saber que la fórmula debe cambiar y reflejar los valores en las otras filas en lugar de mostrarle el mismo A1 + B1 hasta el final. En su lugar, verá A2+B2 , A3+B3 y así sucesivamente.

También hay otra forma de usar SUM que explica otro concepto detrás de los argumentos en Excel . Digamos que quisiéramos resumir todos los valores de A1 a A12 , entonces, ¿cómo lo haríamos? Podríamos escribir algo como =SUM(A1, A2, A3, etc) , pero eso lleva mucho tiempo. Una mejor manera es usar un rango de Excel^{(Excel range)} .

Para sumar A1 a A12 , todo lo que tenemos que hacer es escribir =SUM(A1:A12) con dos puntos separando las dos referencias de celda en lugar de una coma. Incluso podría escribir algo como =SUM(A1:B12) y sumará todos los valores en A1 a A12 y B1 a B12^{(A1 thru A12 and B1 thru B12)} .

Esta fue una descripción general muy básica de cómo usar funciones y fórmulas en Excel , pero es suficiente para que pueda comenzar a usar todas las funciones de suma de datos.

Resumen de funciones

Usando el mismo conjunto de datos, vamos a usar el resto de las funciones de resumen para ver qué tipo de números podemos calcular. Comencemos con las funciones COUNT y COUNTA .

Aquí ingresé la función COUNT en D2 y la función COUNTA en E2, usando el rango A2:A12  como conjunto de datos^{(data set)} para ambas funciones. También cambié el valor en A9 a la cadena de texto ^{(text string)} hola^(hello) para mostrar la diferencia. COUNT solo cuenta las celdas que tienen números, mientras que COUNTA cuenta las celdas que contienen texto y números. Ambas funciones no cuentan las celdas en blanco. Si desea contar celdas en blanco, use la función COUNTBLANK .

A continuación están las funciones PROMEDIO^(AVERAGE) , MEDIANA^(MEDIAN) y MODA^(MODE) . El promedio se explica por sí mismo, la mediana es el número del medio en un conjunto de números y la moda es el número o números^{(number or numbers)} más comunes en un conjunto de números. En las versiones más recientes de Excel , tiene MODE.SNGL  y MODE.MULT porque podría haber más de un número que sea el número más común en un conjunto de números. Usé B2:B12 para el rango en el siguiente ejemplo.

Continuando, podemos calcular MIN , MAX y STDEV^{(MAX and STDEV)} para el conjunto de números B2: B12 . La función STDEV^{(STDEV function)} calculará qué tan lejos se dispersan los valores del valor promedio. En las versiones más recientes de Excel , tiene STDEV.P y STDEV.S , que se calcula en función de la población total o de una muestra, respectivamente.

Finalmente, otras dos funciones útiles son GRANDES^(LARGE) y PEQUEÑAS^(SMALL) . Toman dos argumentos: el rango de celdas^{(cell range)} y el k-ésimo valor más grande que desea devolver. Entonces, si quiere el segundo valor más grande en el conjunto, usaría 2 para el segundo argumento, 3 para el tercer número más grande, etc. SMALL funciona de la misma manera, pero le da el k-ésimo número más pequeño^{(smallest number)} .

Por último, hay una función llamada AGGREGATE , que le permite aplicar cualquiera de las otras funciones mencionadas anteriormente, pero también le permite hacer cosas como ignorar filas ocultas, ignorar valores de error, etc. Probablemente no necesite usarla con tanta frecuencia. , pero puede obtener más información^{(learn more about it)} aquí en caso de que lo necesite.

Esa es una descripción general básica de algunas de las funciones de resumen más comunes en Excel . Si tiene alguna pregunta, no dude en publicar un comentario. ¡Disfrutar!

Use Summary Functions to Summarize Data in Excel

For those who use Excel regularly, the numbеr of built-in fоrmulas and functions to ѕummarize аnd manipulate data is staggering. Excel is litеrally used by everyone: from students in a financial class to hedge fund managers on Wall Street. It’s extremely powerful, but at the same time very simple.

For those just getting started with Excel, one of the first group of functions you should learn are the summary functions. These include SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL and AGGREGATE. These functions are best used on numerical data.

In this article, I’ll show you how to create a formula and insert the function into an Excel spreadsheet. Each function in Excel takes arguments, which are the values the functions needs to calculate an output.

Understanding Formulas & Functions

For example, if you need to add 2 and 2 together, the function would be SUM and the arguments would be the numbers 2 and 2. We normally write this as 2 + 2, but in Excel you would write it as =SUM(2+2). Here you can see the results of this simple addition of two literal numbers.

Even though there is nothing wrong with this formula, it really isn’t necessary. You could just type =2+2 in Excel and that would work also. In Excel, when you use a function like SUM, it makes more sense to use arguments. With the SUM function, Excel is expecting at least two arguments, which would be references to cells on the spreadsheet.

How do we reference a cell inside the Excel formula? Well, that’s pretty easy. Every row has a number and every column has a letter. A1 is the first cell on the spreadsheet at the top left. B1 would be the cell to the right of A1. A2 is the cell directly below A1. Easy enough right?

Before we write our new formula, let’s add some data in columns A and B to work with. Go ahead and type random numbers from A1 to A10 and B1 to B10 for our data set. Now go to D1 and type in =SUM(A1,B1). You should see the result is simply the value of A1 + B1.

There are a couple of things to note while typing a formula in Excel. Firstly, you’ll notice that when you type the first opening parenthesis ( after the function name, Excel will automatically tell you what arguments that function takes. In our example, it shows number1, number2, etc. You separate arguments with commas. This particular function can take an infinite number of values since that is how the SUM function works.

Secondly, either you can type in the cell reference manually (A1) or you can click on the cell A1 after you typed the open parenthesis. Excel will also highlight the cell in the same color as the cell reference so you can see the corresponding values exactly. So we summed one row together, but how can we sum all the other rows without typing the formula again or copying and pasting? Luckily, Excel makes this easy.

Move your mouse cursor to the bottom right corner of cell D1 and you’ll notice it changes from a white cross to a black plus sign.

Now click and hold your mouse button down. Drag the cursor down to the last row with the data and then let go at the end.

Excel is smart enough to know that the formula should change and reflect the values in the other rows rather than just showing you the same A1 + B1 all the way down. Instead, you’ll see A2+B2, A3+B3 and so on.

There is also another way to use SUM that explains another concept behind arguments in Excel. Let’s say we wanted to sum up all the values from A1 to A12, then how would we go about it? We could type something like =SUM(A1, A2, A3, etc), but that is very time consuming. A better way is to use an Excel range.

To sum A1 to A12, all we have to do is type =SUM(A1:A12) with a colon separating the two cell references instead of a comma. You could even type something like =SUM(A1:B12) and it will sum all values in A1 thru A12 and B1 thru B12.

This was a very basic overview of how to use functions and formulas in Excel, but it’s enough so that you can start using all of the data summation functions.

Summary Functions

Using the same set of data, we’re going to use the rest of the summary functions to see what kind of numbers we can calculate. Let’s start with the COUNT and COUNTA functions.

Here I have entered the COUNT function into D2 and the COUNTA function into E2, using A2:A12 range as the data set for both functions. I also changed the value in A9 to the text string hello to show the difference. COUNT only counts the cells that have numbers whereas COUNTA counts cells that contain text and numbers. Both functions do not count blank cells. If you want to count blank cells, use the COUNTBLANK function.

Next up are the AVERAGE, MEDIAN and MODE functions. Average is self-explanatory, median is the middle number in a set of numbers and mode is the most common number or numbers in a set of numbers. In newer versions of Excel, you have MODE.SNGL and MODE.MULT because there could be more than one number that is the most common number in a set of numbers. I used B2:B12 for the range in the example below.

Moving on, we can calculate the MIN, MAX and STDEV for the set of numbers B2:B12. The STDEV function will calculate how widely values are dispersed from the average value. In newer versions of Excel, you have STDEV.P and STDEV.S, which calculates based on the entire population or based on a sample, respectively.

Finally, another two useful functions are LARGE and SMALL. They take two arguments: the cell range and the k-th largest value you want to return. So if you want the second largest value in the set, you would use 2 for the second argument, 3 for the third largest number, etc. SMALL works the same way, but gives you the k-th smallest number.

Lastly, there is a function called AGGREGATE, which allows you to apply any of the other functions mentioned above, but also lets you do things like ignore hidden rows, ignore error values, etc. You probably won’t need to use it that often, but you can learn more about it here in case you do need it.

So that’s a basic overview of some of the most common summary functions in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

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