Si usa mucho Excel , probablemente se haya encontrado con una situación en la que tiene un nombre en una sola celda y necesita separar el nombre en diferentes celdas. Este es un problema muy común en Excel y probablemente pueda hacer una búsqueda en Google y descargar^{(Google search and download)} 100 macros diferentes escritas por varias personas para que lo hagan por usted.

Sin embargo, en esta publicación, le mostraré cómo configurar una fórmula para que pueda hacerlo usted mismo y comprender realmente lo que está sucediendo. Si usa mucho Excel, probablemente sea una buena idea aprender algunas de las funciones más avanzadas para que pueda hacer cosas más interesantes con sus datos.

Si no le gustan las fórmulas y desea una solución más rápida^{(quicker solution)} , desplácese hacia abajo hasta la sección Texto en columnas^{(Text to Columns)} , que le enseña cómo usar una función de Excel^{(Excel feature)} para hacer lo mismo. Además, la función de texto a columnas también es mejor si tiene más de dos elementos en una celda que necesita separar. Por ejemplo, si una columna tiene 6 campos combinados, entonces el uso de las fórmulas a continuación^{(formulas below)} se volverá realmente desordenado y complicado.

Nombres separados en Excel

Para empezar, veamos cómo se suelen almacenar los nombres en una hoja de cálculo de Excel^{(Excel spreadsheet)} . Las dos formas más comunes que he visto son firstname lastname con solo un espacio y lastname , firstname con una coma que los separa. Cada vez que he visto una inicial del segundo nombre, generalmente es el apellido de la ^(firstname) inicial ^(midinitial) del^(lastname) segundo nombre, como se muestra a continuación :

Usando algunas fórmulas simples y combinando un par de ellas, puede separar fácilmente el nombre, el apellido y la inicial del segundo nombre en celdas separadas en Excel . Comencemos por extraer la primera parte del nombre. En mi caso, vamos a usar dos funciones: izquierda y búsqueda^{(left and search)} . Lógicamente esto es lo que tenemos que hacer:

Busque^(Search) en el texto de la celda un espacio o una coma^{(space or comma)} , busque la posición y luego elimine todas las letras a la izquierda de esa posición.

Aquí hay una fórmula simple que hace el trabajo correctamente: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1) , donde NN es la celda que tiene el nombre almacenado. El -1 está ahí para eliminar el espacio adicional o la coma^{(space or comma)} al final de la cadena.

Como puede ver, comenzamos con la función de la izquierda^{(left function)} , que toma dos argumentos: la cadena y la cantidad de caracteres que desea tomar desde el principio de la cadena. En el primer caso, buscamos un espacio usando comillas dobles y poniendo un espacio en el medio. En el segundo caso, buscamos una coma en lugar de un espacio. Entonces, ¿cuál es el resultado de los 3 escenarios que he mencionado?

Obtuvimos el nombre de la fila 3^{(row 3)} , el apellido de la fila 5^{(row 5)} y el nombre de la fila 7^{(row 7)} . ¡Genial! Entonces, dependiendo de cómo se almacenen sus datos, ahora ha extraído el nombre o el apellido. Ahora para la siguiente parte. Esto es lo que tenemos que hacer lógicamente ahora:

– Busque^(Search) en el texto de la celda un espacio o una coma^{(space or comma)} , encuentre la posición y luego reste la posición de la longitud total de la cadena. Así es como se vería la fórmula:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

Así que ahora usamos la función correcta. Esto también toma dos argumentos: la cadena y la cantidad de caracteres que desea capturar comenzando desde el final de la cadena hacia la izquierda. Entonces queremos la longitud de la cadena menos la posición del espacio o la coma^{(space or comma)} . Eso nos dará todo a la derecha del primer espacio o coma^{(space or comma)} .

¡ Genial^(Great) , ahora tenemos la segunda parte del nombre! En los primeros dos casos, ya casi ha terminado, pero si hay una inicial del medio en el nombre, puede ver que el resultado aún incluye el apellido con la inicial del medio. Entonces, ¿cómo obtenemos el apellido y nos deshacemos de la inicial del medio? ¡Fácil! Simplemente^(Just) ejecute la misma fórmula nuevamente que usamos para obtener la segunda sección del nombre.

Así que solo estamos haciendo otro bien y esta vez aplicando la fórmula en la celda combinada de la inicial del medio y el apellido^{(name cell)} . Encontrará el espacio después de la inicial del medio y luego tomará la longitud menos la posición del número^{(space number)} de caracteres del espacio al final de la cadena.

¡Así que ahí lo tienes! ¡Ahora ha dividido el nombre y el apellido en columnas separadas usando algunas fórmulas simples en Excel ! Obviamente, no todos tendrán su texto formateado de esta manera, pero puedes editarlo fácilmente para adaptarlo a tus necesidades.

Texto a columnas

También hay otra manera fácil de separar el texto combinado en columnas separadas en Excel . Es un destacado llamado Text to Columns y funciona muy bien. También es mucho más eficiente si tiene una columna que tiene más de dos datos.

Por ejemplo, a continuación tengo algunos datos en los que una fila^{(one row)} tiene 4 datos y la otra fila tiene 5 datos. Me gustaría dividir eso en 4 columnas y 5 columnas, respectivamente. Como puede ver, tratar de usar las fórmulas anteriores no sería práctico.

En Excel , primero seleccione la columna que desea separar. Luego, continúe y haga clic en la pestaña Datos y luego haga clic en ^(Data)Texto en columnas^{( Text to Columns)} .

Esto abrirá el asistente Texto a columnas^{(Columns wizard)} . En el paso 1^{(step 1)} , eliges si el campo es delimitado o de ancho fijo. En nuestro caso, elegiremos Delimited .

En la siguiente pantalla, elegirá el delimitador. Puede elegir entre tabulador, punto y coma, coma, espacio o escribir uno personalizado^{(custom one)} .

Finalmente, elige el formato de datos para la columna. Normalmente, General funcionará bien para la mayoría de los tipos de datos. Si tiene algo específico como fechas, elija ese formato.

Haga clic en Finalizar^(Finish) y observe cómo sus datos se separan mágicamente en columnas. Como puede ver, una fila se convirtió en cinco columnas y la otra en cuatro columnas. La función Texto en columnas^{(Columns feature)} es muy potente y puede facilitarle mucho la vida.

Si tiene problemas para separar nombres que no están en el formato que tengo arriba, publique un comentario con sus datos e intentaré ayudarlo. ¡Disfrutar!

How to Separate First and Last Names in Excel

If you use Excеl a lot, you have probably run across a situation where you have a name in a single cell and you need to separate the name into different cells. This is a very common issue in Excel and you can prоbably do a Google search and download 100 different macros written by νarious рeoрle to dо it for you.

However, in this post, I’ll show you how to setup a formula so you can do it yourself and actually understand what is going on. If you use Excel a lot, it’s probably a good idea to learn some of the more advanced functions so that you can do more interesting things with your data.

If you don’t like formulas and want a quicker solution, scroll down to the Text to Columns section, which teaches you how to use an Excel feature to do the same thing. In addition, the text to columns feature is also better to use if you have more than two items in a cell you need to separate. For example, if one column has 6 fields combined together, then using the formulas below will become really messy and complicated.

Separate Names in Excel

To get started, let’s see how names are usually stored in a Excel spreadsheet. The most common two ways I have seen are firstname lastname with just a space and lastname, firstname with a comma separating the two. Whenever I have seen a middle initial, it’s usually firstname midinitial lastname like below:

Using some simple formulas and combining a couple of them together, you can easily separate the first name, last name and middle initial into separate cells in Excel. Let’s start with extracting the first part of the name. In my case, we’re going to use two functions: left and search. Logically here’s what we need to do:

Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then take out all the letters to the left of that position.

Here’s a simple formula that gets the job done correctly: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1), where NN is the cell that has the name stored in it. The -1 is there to remove the extra space or comma at the end of the string.

As you can see, we start out with the left function, which takes two arguments: the string and the number of characters you want to grab starting from the beginning of the string. In the first case, we search for a space by using double quotes and putting a space in-between. In the second case, we are looking for a comma instead of a space. So what is the result for the 3 scenarios I have mentioned?

We got the first name from row 3, the last name from row 5 and the first name from row 7. Great! So depending on how your data is stored, you have now extracted either the first name or the last name. Now for the next part. Here’s what we need to do logically now:

– Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then subtract the position from total length of the string. Here’s what the formula would look like:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

So now we use the right function. This takes two arguments also: the string and the number of characters you want to grab starting from the end of the string going left. So we want the length of the string minus the position of the space or comma. That will give us everything to the right of the first space or comma.

Great, now we have the second part of the name! In the first two cases, you’re pretty much done, but if there is a middle initial in the name, you can see that the result still includes the last name with the middle initial. So how do we just get the last name and get rid of the middle initial? Easy! Just run the same formula again that we used to get the second section of the name.

So we are just doing another right and this time applying the formula on the combined middle initial and last name cell. It will find the space after the middle initial and then take the length minus the position of the space number of characters off the end of the string.

So there you have it! You have now split the first name and last name into separate columns using a few simple formulas in Excel! Obviously, not everyone will have their text formatted in this way, but you can easily edit it to suit your needs.

Text to Columns

There is also another easy way you can separate combined text into separate columns in Excel. It’s a featured called Text to Columns and it works very well. It’s also much more efficient if you have a column that has more than two pieces of data.

For example, below I have some data where one row has 4 pieces of data and the other row has 5 pieces of data. I would like to split that into 4 columns and 5 columns, respectively. As you can see, trying to use the formulas above would be impractical.

In Excel, first select the column you want to separate. Then, go ahead and click on the Data tab and then click on Text to Columns.

This will bring up the Text to Columns wizard. In step 1, you choose whether the field is delimited or fixed width. In our case, we’ll choose Delimited.

On the next screen, you will choose the delimiter. You can pick from tab, semicolon, comma, space or type a custom one in.

Finally, you choose the data format for the column. Normally, General will work just fine for most types of data. If you have something specific like dates, then choose that format.

Click Finish and watch how your data is magically separated into columns. As you can see, one row turned into five columns and the other one into four columns. The Text to Columns feature is very powerful and can make your life a lot easier.

If you are having problems separating names not in the format I have above, post a comment with your data and I’ll try to help. Enjoy!

Related posts

• Añadir un Regression Trendline lineal a un Excel Scatter Plot

• Cómo hacer un Histogram en Excel

• Cómo de forma segura Password Protect un Excel File

• Cómo crear un Flowchart en Word and Excel

• Cómo Create Labels en Word de un Excel Spreadsheet

• Cómo Automatically Backup un Word Document a onedrive

• Use Excel para calcular una tasa de interés efectiva a partir de una tasa de interés nominal

• Cómo usar minigráficos en Excel

• Cómo encontrar y calcular el rango en Excel

• Cómo cambiar entre hojas de trabajo en Excel

• 13 OneNote Tips & Tricks para organizar mejor sus notas

• Cómo encontrar valores coincidentes en Excel

• Cómo filtrar datos en Excel

• Cómo realizar un seguimiento de los cambios en Excel

• Use la ventana de observación de Excel para monitorear celdas importantes en un libro de trabajo

• Cómo crear un Distribution List en Outlook

• Cómo usar la función YEARFRAC en Excel

• Cómo agregar barras de error en Excel

• Cómo ocultar hojas, celdas, columnas y fórmulas en Excel

• Cómo hacer una lista de verificación en Excel