En un artículo escrito en 2018, Robert Half , una empresa especializada en recursos humanos y la industria financiera, escribió que el 63% of financial firms continue to use Excel de forma primaria. Por supuesto, eso no es 100% y en realidad se considera to be a decline in usage! Pero teniendo en cuenta que el software es un software de hoja de cálculo y no está diseñado únicamente como ^{(spreadsheet software)}software de la industria^{(industry software)} financiera , el 63 % sigue siendo una parte importante de la industria y ayuda a ilustrar la importancia de Excel .

Aprender a usar Excel no^{(Excel doesn)} tiene por qué ser difícil. Dar un paso a la vez lo ayudará a pasar de un novato a un experto (o al menos más cerca de ese punto), a su ritmo.

Como una vista previa de lo que vamos a cubrir en este artículo, piense en hojas de trabajo, funciones y fórmulas básicas que se pueden usar, y navegar por una hoja de trabajo o un libro de trabajo^{(worksheet or workbook)} . Por supuesto, no cubriremos todas las funciones posibles de Excel,^{(Excel function)} pero cubriremos lo suficiente como para darle una idea de cómo abordar las demás. 

Definiciones basicas^{(Basic Definitions)}

Realmente es útil si cubrimos algunas definiciones. Lo más probable es que hayas escuchado estos términos (o ya sepas cuáles son). Pero los cubriremos para asegurarnos y estar listos para el resto del proceso de aprender a usar Excel .

Libros de trabajo frente a hojas de trabajo^{(Workbooks vs. Worksheets)}

Los documentos de Excel^{(Excel document)} se denominan Libros^(Workbooks) de trabajo y cuando crea un documento de Excel^{(Excel document)} por primera vez (el libro de trabajo), muchas (no todas) las versiones de Excel incluirán automáticamente tres pestañas, cada una con su propia hoja de trabajo en blanco. Si su versión de Excel no^{(Excel doesn)} hace eso, no se preocupe, aprenderemos a crearlos.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

Las hojas de trabajo son las partes reales donde ingresa los datos. Si es más fácil pensar en ello visualmente, piense en las hojas de trabajo como esas pestañas. Puede agregar pestañas o eliminar pestañas haciendo clic derecho y eligiendo la opción de eliminar. Esas hojas de cálculo son las hojas de cálculo reales con las que trabajamos y están alojadas en el archivo del libro de trabajo^{(workbook file)} .

El lazo^{(The Ribbon)}

La cinta^(Ribbon) se extiende por la aplicación de Excel^{(Excel application)} como una fila de accesos directos, pero accesos directos que se representan visualmente (con descripciones de texto). Esto es útil cuando quiere hacer algo en poco tiempo y especialmente cuando necesita ayuda para determinar qué quiere hacer.  

Hay una agrupación diferente de botones de cinta según la sección/grupo que elija de las opciones del menú superior (es decir , Inicio^(Home) , Insertar^(Insert) , Datos^(Data) , Revisar^(Review) , etc.) y las opciones visuales presentadas se relacionarán con esas agrupaciones. 

Accesos directos de Excel^{(Excel Shortcuts)}

Los accesos directos son útiles para navegar rápidamente por el software de Excel^{(Excel software)} , por lo que es útil (pero no absolutamente esencial) aprenderlos. Algunos de ellos se aprenden viendo los accesos directos enumerados en los menús de las versiones anteriores de la aplicación Excel^{(Excel application)} y luego probándolos por sí mismo.  

Otra forma de aprender atajos de Excel es ver una lista de ellos en el ^(Excel)sitio web de los desarrolladores de Excel^{(website of the Excel developers)} . Incluso si su versión de Excel no^{(Excel doesn)} muestra los accesos directos, la mayoría de ellos aún funcionan.

Fórmulas frente a funciones^{(Formulas vs. Functions)}

Las funciones son capacidades integradas de Excel y se usan en fórmulas. Por ejemplo, si quisiera insertar una fórmula que calculara la suma de números en diferentes celdas de una hoja de cálculo, podría usar la función SUMA^(SUM) () para hacer precisamente eso.  

Más sobre esta función (y otras funciones) un poco más adelante en este artículo.

Barra de formulas^{(Formula Bar)}

La barra de fórmulas^{(formula bar)} es un área que aparece debajo de la cinta^(Ribbon) de opciones . Se utiliza para fórmulas y datos. Ingresa los datos en la celda y también aparecerán en la barra de fórmulas^{(formula bar)} si tiene el mouse en esa celda.  

Cuando hacemos referencia a la barra de fórmulas^{(formula bar)} , simplemente indicamos que debemos escribir la fórmula en ese lugar mientras tenemos seleccionada la celda adecuada (lo que, nuevamente, sucederá automáticamente si selecciona la celda y comienza a escribir).

Ejemplo de creación y formato de una hoja de trabajo^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

Hay muchas cosas que puede hacer con su hoja de cálculo de Excel^{(Excel Worksheet)} . Le daremos algunos pasos de ejemplo a medida que avanzamos en este artículo para que pueda probarlos usted mismo.

El primer libro de trabajo^{(The First Workbook)}

Es útil comenzar con un Libro^(Workbook) de trabajo en blanco . Por lo tanto, continúe y seleccione Nuevo^(New) . Esto puede variar, según su versión de Excel , pero generalmente se encuentra en el área Archivo^(File) .

Nota: La imagen de arriba dice Abrir^(Open) en la parte superior para ilustrar que puede acceder al Nuevo^(New) (lado izquierdo, señalado con la flecha verde) desde cualquier lugar. Esta es una captura de pantalla del Excel más nuevo .

Cuando haga clic en Nuevo^(New) , lo más probable es que obtenga algunas plantillas de ejemplo. Las plantillas en sí pueden variar entre las versiones de Excel , pero debería obtener algún tipo de selección.  

Una forma de aprender a usar Excel es jugar con esas plantillas y ver qué las hace funcionar. Para nuestro artículo, comenzamos con un documento en blanco y jugamos con datos y fórmulas, etc.  

Así que adelante, seleccione la opción de documento^{(document option)} en blanco . La interfaz variará de una versión a otra, pero debe ser lo suficientemente similar para hacerse una idea. Un poco más adelante también descargaremos otra hoja de Excel de^{(Excel sheet)} muestra .

Insertar los datos^{(Inserting the Data)}

Hay muchas formas diferentes de obtener datos en su hoja de cálculo (también conocida como hoja de trabajo). Una forma es simplemente escribir lo que quiere donde lo quiere. Elija la celda en particular y simplemente comience a escribir.

Otra forma es copiar datos y luego pegarlos en su hoja de cálculo^{(Spreadsheet)} . Por supuesto, si está copiando datos que no están en formato de tabla, puede ser un poco interesante saber dónde aterriza en su documento. Pero, afortunadamente, siempre podemos editar el documento y volver a copiarlo^{(document and recopy)} y pegarlo en otro lugar, según sea necesario.

Puede probar el copy/paste method ahora seleccionando una parte de este artículo, copiándolo y luego pegándolo en su hoja de cálculo en blanco.

Después de seleccionar la parte del artículo y copiarla, vaya a su hoja de cálculo y haga clic^{(spreadsheet and click)} en la celda deseada donde desea comenzar a pegar y hágalo. El método que se muestra arriba es usar el menú contextual y luego seleccionar "Pegar" en forma de icono.

Es posible que obtenga un error al usar el método de pegado^{(paste method)} integrado de Excel , incluso con los otros métodos integrados de Excel también. Afortunadamente, la advertencia de error^{(error warning)} (arriba) lo ayuda a orientarlo en la dirección correcta para obtener los datos que copió en la hoja.

Al pegar los datos, Excel hace un buen trabajo al interpretarlos. En nuestro ejemplo, copié los primeros dos párrafos de esta sección y Excel^{(section and Excel)} los presentó en dos filas. Como había un espacio real entre los párrafos, Excel también lo reprodujo (con una fila en blanco). Si está copiando una tabla, Excel hace un trabajo aún mejor al reproducirla en la hoja.

Además, puede usar el botón en la cinta^(Ribbon) para pegar. Para las personas visuales, esto es realmente útil. Se muestra en la imagen de abajo^{(image below)} .

Algunas versiones de Excel (especialmente las versiones anteriores) le permiten importar datos (lo que funciona mejor con archivos similares o CSV, valores separados por comas, archivos). Algunas versiones más nuevas de Excel no tienen esa opción, pero aún puede abrir el otro archivo (el que desea importar), usar seleccionar todo^{(select all)} y luego copiarlo y pegarlo^{(copy and paste)} en su hoja de cálculo de Excel^{(Excel spreadsheet)} .  

Cuando la importación está disponible, generalmente se encuentra en el menú Archivo . ^(File)En la(s) nueva(s) versión(es) de Excel , puede ser redirigido a más de una interfaz gráfica de usuario^{(user interface)} al hacer clic en Archivo^(File) .  Simplemente^(Simply) haga clic en la flecha en la parte superior izquierda para volver a su hoja de trabajo.

hipervínculo^{(Hyperlinking)}

La creación de hipervínculos^{(Hyperlinking)} es bastante fácil, especialmente cuando se utiliza la cinta^(Ribbon) de opciones . Encontrará el botón de hipervínculo^{(hyperlink button)} en el menú Insertar^(Insert) en las versiones más recientes de Excel . También se puede acceder a través de un atajo como comando-K^(command-K) .

Formateo de datos (ejemplo: números y fechas)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

A veces es útil formatear los datos. Esto es especialmente cierto con los números. ¿Por qué? A veces, los números caen automáticamente en un formato general (más o menos predeterminado) que se parece más a un formato de texto. Pero a menudo, queremos que nuestros números se comporten como números.  

El otro ejemplo serían las fechas, a las que podemos querer formatear para asegurarnos de que todas nuestras fechas aparezcan consistentes, como 20200101 o 01/01/20 o cualquier formato que elijamos para nuestro formato de fecha^{(date format)} .

Puede acceder a la opción para formatear sus datos de un par de maneras diferentes, que se muestran en las imágenes a continuación.

Una vez hayas accedido, digamos, al formato Número^(Number) , tendrás varias opciones. Estas opciones aparecen cuando utiliza el método de clic derecho. Cuando usa la cinta^(Ribbon) de opciones, sus opciones están allí mismo, en la cinta^(Ribbon) de opciones . Todo depende de cuál te resulte más fácil.  

Si ha estado usando Excel por un tiempo, el método de clic derecho, con el cuadro de diálogo de formato de número^{(number format dialog box)} resultante (que se muestra a continuación) puede ser más fácil de entender. Si es más nuevo o más visual, el método Ribbon^{(Ribbon method)} puede tener más sentido (y mucho más rápido de usar). Ambos le brindan opciones de formato de número .^{(number formatting)}

Si escribe algo que se parezca a una fecha, las versiones más recientes de Excel son lo suficientemente agradables como para reflejarlo en la cinta^(Ribbon) de opciones , como se muestra en la imagen a continuación.

Desde la cinta^(Ribbon) puede seleccionar formatos para su fecha. Por ejemplo, puede elegir una fecha corta o una fecha larga. Adelante, pruébalo y mira tus resultados.

Formato de presentación (Ejemplo: Alinear texto)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

También es útil comprender cómo alinear sus datos, ya sea que desee que todo se alinee a la izquierda o a la derecha (o justificado, etc.). También se puede acceder a esto a través de la cinta^(Ribbon) de opciones .

Como puede ver en las imágenes de arriba, la alineación del texto (es decir, derecha, izquierda, etc.) está en la segunda fila de la opción Cinta^{(Ribbon option)} . También puede elegir otras opciones de alineación (es decir, arriba, abajo) en la cinta^(Ribbon) .  

Además, si se da cuenta, es posible que la alineación de cosas como los números no se vea bien cuando se alinea a la izquierda (donde el texto se ve mejor), pero se ve mejor cuando se alinea a la derecha. La alineación es muy similar a la que vería en una aplicación de procesamiento de texto^{(word processing application)} .

Columnas filas^{(Columns & Rows)}

Es útil saber cómo trabajar, así como ajustar el ancho y las dimensiones^{(adjust the width and dimensions)} de columnas y filas^{(columns and rows)} . Afortunadamente, una vez que le coges el tranquillo, es bastante fácil de hacer.  

Hay dos partes para agregar o eliminar filas o columnas. La primera parte es el proceso de selección^{(selection process)} y la otra es hacer clic con el botón derecho y elegir la opción de insertar o eliminar.  

¿Recuerda los datos que copiamos de este artículo y pegamos en nuestra hoja de Excel^{(Excel sheet)} en blanco en el ejemplo anterior? Probablemente ya no lo necesitemos, por lo que es un ejemplo perfecto para el proceso de eliminación de filas.

¿Recuerdas^(Remember) nuestro primer paso? Necesitamos seleccionar las filas. Continúe y haga clic en el número de fila (a la izquierda de la ^{(row number)}celda^{(left cell)} superior izquierda ) y arrastre hacia abajo con el mouse hasta la fila inferior que desea eliminar. En este caso, estamos seleccionando tres filas.  

Luego, la segunda parte de nuestro procedimiento es hacer clic en Eliminar filas^{(Delete Rows)} y ver cómo Excel elimina esas filas.

El proceso para insertar una fila es similar pero no tiene que seleccionar más de una fila.  Excel determinará dónde hace clic es donde desea insertar la fila.  

Para iniciar el proceso, haga clic en el número de fila^{(row number)} que desea que esté debajo de la nueva fila. Esto le dice a Excel que seleccione la fila completa por usted. Desde el lugar donde se encuentra, Excel insertará la fila encima de eso. Para hacerlo , haga clic con el botón derecho y seleccione ^{(right-clicking and choosing)} Insertar filas.^{(Insert Rows.)}

Como puede ver arriba, escribimos 10 en la fila 10. Luego, después de seleccionar 10 (fila 10), hacer clic con el botón derecho y elegir Insertar filas^{(Insert Rows)} , el número 10^{(number 10)} bajó una fila. Resultó que el 10 ahora está en la fila 11.  

Esto demuestra cómo se colocó la fila insertada encima de la fila seleccionada. Continúe y pruébelo usted mismo, para que pueda ver cómo funciona el proceso de inserción^{(insertion process)} .

Si necesita más de una fila, puede hacerlo seleccionando más de una fila y esto le dice a Excel cuántos desea y esa cantidad se insertará encima del número de fila^{(row number)} seleccionado.  

Las siguientes imágenes muestran esto en un formato visual, incluido cómo el 10 bajó tres filas, el número de filas insertadas. 

Insertar y eliminar columnas es básicamente lo mismo, excepto que está seleccionando desde la parte superior (columnas) en lugar de la izquierda (filas).

Filtros y Duplicados^{(Filters & Duplicates)}

Cuando tenemos muchos datos con los que trabajar, ayuda si tenemos un par de trucos bajo la manga para trabajar más fácilmente con esos datos.  

Por ejemplo, supongamos que tiene un montón de datos financieros pero solo necesita ver datos específicos. Una forma de hacerlo es usar un "Filtro" de Excel.

Primero, encontremos una hoja de cálculo de Excel^{(Excel Worksheet)} que presente una gran cantidad de datos, de modo que tengamos algo para probar esto (sin tener que escribir todos los datos nosotros mismos). Puede descargar una muestra de este tipo de Microsoft^{(download just such a sample from Microsoft)} . Tenga en cuenta que ese es el enlace directo a la descarga, por lo que el archivo de ejemplo de Excel^{(Excel example)} debería comenzar a descargarse de inmediato cuando haga clic en ese enlace.

Ahora que tenemos el documento, veamos el volumen de datos. Un poco, ¿no? Nota: la imagen de arriba se verá un poco diferente de lo que tiene en su archivo de muestra^{(sample file)} y eso es normal. 

Supongamos que solo desea ver datos de Alemania^(Germany) . Use la opción "Filtro" en la cinta^(Ribbon) (en "Inicio"). Se combina con la opción "Ordenar" hacia la derecha (en las versiones  más nuevas de Excel ).

Ahora, dígale a Excel qué opciones desea. En este caso, estamos buscando datos sobre Alemania^(Germany) como país seleccionado.

Notará que cuando selecciona la opción de filtro^{(filter option)} , aparecen pequeñas flechas desplegables en las columnas. Cuando se selecciona una flecha, tiene varias opciones, incluida la opción "Filtros de texto" que usaremos. Tiene la opción de ordenar de forma ascendente o descendente.  

Tiene sentido por qué Excel los combina en la cinta^(Ribbon) de opciones, ya que todas estas opciones aparecen en la lista desplegable. Seleccionaremos "Igual a..." en "Filtros de texto".

Después de seleccionar lo que queremos hacer (en este caso Filter ), proporcionemos la información/criterios. Nos gustaría ver todos los datos de Alemania^(Germany) , así que eso es lo que escribimos en el cuadro. Luego, haga clic en "Aceptar".

Notarás que ahora solo vemos datos de Alemania^(Germany) . Los datos han sido filtrados. Los otros datos siguen ahí. Simplemente está oculto a la vista. Llegará un momento en el que querrá interrumpir el filtro y ver todos los datos.  Simplemente regrese^{(Simply return)} al menú desplegable y elija borrar el filtro, como se muestra en la imagen a continuación.

A veces tendrá conjuntos de datos que incluyen datos duplicados. Es mucho más fácil si solo tiene datos singulares. Por ejemplo, ¿por qué querría exactamente el mismo registro de datos financieros dos veces^{(data record twice)} (o más) en su hoja de cálculo de Excel^{(Excel Worksheet)} ?  

A continuación^(Below) se muestra un ejemplo de un conjunto de datos^{(data set)} que tiene algunos datos que se repiten (se muestra resaltado en amarillo).

Para eliminar duplicados (o más, como en este caso), comience haciendo clic en una de las filas que representa los datos duplicados (que contiene los datos que se repiten). Esto se muestra en la imagen de abajo.

Ahora, visite la pestaña o sección "Datos" y desde allí, puede ver un botón en la cinta^(Ribbon) que dice "Eliminar duplicados". Haz clic en eso.

La primera parte de este proceso le presenta un cuadro de diálogo^{(dialog box)} similar al que ve en la imagen de abajo.  No ^(Don)dejes que^{(t let)} esto te confunda. Simplemente le pregunta qué columna mirar al identificar los datos duplicados.  

Por ejemplo, si tuviera varias filas con el mismo nombre y apellido pero básicamente un galimatías en las otras columnas (como copiar/pegar de un sitio web, por ejemplo) y solo necesita filas únicas para el nombre y el apellido, seleccionaría esas columnas para que el galimatías que puede no estar duplicado no se tenga en cuenta al eliminar el exceso de datos.  

En este caso, dejamos la selección como "todas las columnas" porque habíamos duplicado las filas manualmente, así que sabíamos que todas las columnas eran exactamente iguales en nuestro ejemplo. (Puede hacer lo mismo con el archivo de ejemplo de Excel y probarlo^{(Excel example file and test)} ).

Después de hacer clic en "Aceptar" en el cuadro de diálogo^{(dialog box)} anterior , verá el resultado y, en este caso, se identificaron tres filas como coincidentes y se eliminaron dos de ellas.

Ahora, los datos resultantes (que se muestran a continuación) coinciden con los datos con los que comenzamos antes de agregar y eliminar^{(addition and removal)} duplicados.

Acabas de aprender un par de trucos. Estos son especialmente útiles cuando se trata de conjuntos de datos más grandes. Continúe y pruebe algunos otros botones que ve en la cinta^(Ribbon) y vea lo que hacen. También puede duplicar su archivo de ejemplo de Excel^{(Excel example)} si desea conservar el formulario original. Cambie el nombre del archivo que descargó y vuelva a descargar otra copia. O duplica el archivo en tu computadora.  

Lo que hice fue duplicar la pestaña con todos los datos financieros (después de copiarla en mi otro archivo de ejemplo^{(example file)} , el que empezamos estaba en blanco) y con la pestaña duplicada^{(duplicate tab)} tenía dos versiones para jugar a voluntad. Puede probar esto haciendo clic con el botón derecho en la pestaña y seleccionando " ^{(tab and choosing “)}Duplicar^(Duplicate) ".

Formato condicional^{(Conditional Formatting)}

Esta parte del artículo se incluye en la sección sobre la creación del libro^(Workbook) de trabajo debido a sus beneficios de visualización. Si le parece un poco complicado o está buscando funciones y fórmulas, salte esta sección y vuelva a ella cuando lo desee.

El formato^(Formatting) condicional es útil si desea resaltar ciertos datos. En este ejemplo, usaremos nuestro archivo de ejemplo de Excel^{(Excel Example file)} (con todos los datos financieros) y buscaremos las " Ventas brutas^(Gross) " que superen los $25,000. 

Para hacer esto, primero tenemos que resaltar el grupo de celdas que queremos evaluar. Ahora, tenga en cuenta que no desea resaltar toda la columna o fila^{(column or row)} . Solo desea resaltar solo las celdas que desea evaluar. De lo contrario, las otras celdas (como los encabezados) también se evaluarán y se sorprenderá de lo que hace Excel con esos encabezados (como ejemplo).

Entonces, tenemos nuestras celdas deseadas resaltadas y ahora hacemos clic en la sección/grupo "Inicio" y luego en "Formato condicional".

Cuando hacemos clic en "Formato condicional" en la cinta^(Ribbon) , tenemos algunas opciones. En este caso, queremos resaltar las celdas que superan los $ 25,000 para que así hagamos nuestra selección, como se muestra en la imagen a continuación.

Ahora veremos un cuadro de diálogo^{(dialog box)} y podemos escribir el valor en el cuadro. Escribimos 25000. No tiene que preocuparse por las comas ni nada^{(commas or anything)} y, de hecho, funciona mejor si solo escribe el número sin procesar.

Después de hacer clic en "Aceptar", veremos que los campos se colorean automáticamente según nuestra elección (a la derecha) en nuestro cuadro de diálogo^{(dialog box)} "Mayor que" arriba . En este caso, “Relleno rojo claro con texto rojo oscuro^{(Dark Red Text)} ). Podríamos haber elegido una opción^{(display option)} de visualización diferente también.

Este formato condicional es una excelente manera de ver, de un vistazo, datos que son esenciales para un proyecto u otro. En este caso, podríamos ver los “Segmentos” (como se los denomina en el archivo de Ejemplo de Excel^{(Excel Example file)} ) que han podido superar los $25,000 en Ventas Brutas .^(Gross)

Trabajar con fórmulas y funciones^{(Working With Formulas and Functions)}

Aprender a usar funciones en Excel es muy útil. Son las entrañas básicas de las fórmulas. Si desea ver una lista de las funciones para tener una idea de lo que está disponible, haga clic en el menú/grupo "Insertar" y luego, en el extremo izquierdo, seleccione "Función/Funciones".

Aunque el propósito de este botón en la cinta de opciones de Excel^{(Excel Ribbon)} es insertar una función real (que también se puede lograr escribiendo en la barra de fórmulas^{(formula bar)} , comenzando con un signo igual y luego comenzando a escribir la función deseada), también podemos usar este para ver lo que hay disponible. Puede desplazarse por las funciones para tener una idea de lo que puede usar en sus fórmulas.  

Por supuesto, también es muy útil simplemente probarlos y ver qué hacen. Puede seleccionar el grupo que desea examinar eligiendo una categoría, como "Usado comúnmente" para obtener una lista más corta de funciones, pero una lista que se usa con frecuencia (y para la cual se tratan algunas funciones en este artículo).

Usaremos algunas de estas funciones en los ejemplos de las fórmulas que discutimos en este artículo.

El ^{(The Equals )}signo igual ^{( Sign)}=

El signo igual (=) es muy importante en Excel . Juega un papel esencial. Esto es especialmente cierto en los casos de fórmulas.  Básicamente^(Basically) , no tienes una fórmula sin precederla con un signo igual. Y sin la fórmula, son simplemente los datos (o texto) que ha ingresado en esa celda.  

Así que recuerda que antes de pedirle a Excel que calcule o automatice algo por ti, escribe un signo igual (=) en la celda.

Si incluye un signo $, eso le dice a Excel que no mueva la fórmula. Normalmente, el ajuste automático^{(auto adjustment)} de fórmulas (usando lo que se llama referencias de celda^{(cell reference)} relativas ), a los cambios en la hoja de trabajo, es algo útil, pero a veces es posible que no lo desee y con ese signo $, puede decirle eso a Excel . Simplemente inserte el $ delante de la letra y el número^{(letter and number)} de la celda de referencia^{(cell reference)} .  

Entonces, una referencia^{(cell reference)} de celda relativa de D25 se convierte en $ D $ 25. Si esta parte es confusa, no se preocupe. Puede volver a él (o jugar con él con un libro de Excel en blanco^{(Excel blank)} ).

The Awesome Ampersand >> &

El ampersand ( & ) es una pequeña y divertida "herramienta" de fórmulas que le permite combinar celdas. Por ejemplo, supongamos que tiene una columna para los nombres y otra columna para los apellidos y desea crear una columna para el nombre completo. Puede usar & para hacer precisamente eso.

Intentémoslo en una hoja de cálculo de Excel^{(Excel Worksheet)} . Para este ejemplo, usemos una hoja en blanco para no interrumpir ningún otro proyecto. Continúe y escriba su nombre en A1 y escriba su apellido en B1. Ahora, para combinarlos, haga clic con el mouse en la celda C1 y escriba^{(C1 cell and type)} esta fórmula:  =A1 & “ “ & B1 .  Use^(Please) solo la parte en cursiva y no el resto (como no usar el punto).  

¿Qué ves en C1? Debería ver su nombre completo completo con un espacio entre su nombre y apellido, como sería normal al escribir su nombre completo. La porción & “ “ &^{(“ “ & portion)} de la fórmula es lo que produjo ese espacio. Si no hubieras incluido " " habrías tenido tu nombre y apellido sin espacio entre ellos (adelante, pruébalo si quieres ver el resultado).

Otra fórmula similar usa CONCAT , pero aprenderemos sobre eso un poco más adelante. Por ahora, tenga en cuenta lo que el ampersand ( & ) puede hacer por usted, ya que este pequeño consejo es útil en muchas situaciones.

Función SUMA()^{(SUM() Function)}

La función SUM () es muy útil y hace exactamente lo que describe. Suma los números que le dices a Excel que incluya y te da la suma de sus valores. Puedes hacer esto de un par de maneras diferentes.

Comenzamos escribiendo algunos números para tener algunos datos con los que trabajar en el uso de la función. Simplemente usamos 1, 2, 3, 4, 5 y comenzamos en A1 y escribimos en cada celda hacia A5.

Ahora, para usar la función SUMA^(SUM) (), comience haciendo clic en la celda deseada, en este caso usamos A6, y escriba =SUM (en la barra de fórmulas^{(formula bar)} . En este ejemplo, deténgase cuando llegue al primer "(." Ahora, haga clic en A1 (la celda superior^{(top-most cell)} ) y arrastre el mouse hasta A5 (o la celda inferior^{(bottom-most cell)} que desea incluir) y luego regrese a la barra de fórmulas^{(formula bar)} y escriba el cierre “^{(closing “)} )”. o comillas y solo los paréntesis. 

La otra forma de usar esta función es escribir manualmente la información en la barra de fórmulas^{(formula bar)} . Esto es especialmente útil si tiene bastantes números y desplazarse para obtenerlos es un poco difícil. Inicie este método de la misma manera que lo hizo en el ejemplo anterior, con “=SUM(.”

Luego, escriba la referencia de celda^{(cell reference)} de la celda superior^{(top-most cell)} . En este caso, sería A1. Incluya dos puntos (:) y luego escriba la referencia^{(cell reference)} de celda de la celda más inferior^{(bottom-most cell)} . En este caso, sería A5.

Función PROMEDIO()^{(AVERAGE() Function)}

¿Qué pasaría si quisieras averiguar cuál es el promedio de un grupo de números? Puede hacerlo fácilmente con la función PROMEDIO^(AVERAGE) (). Notará, en los pasos a continuación, que es básicamente lo mismo que la función SUMA^(SUM) () anterior pero con una función diferente.  

Con eso en mente, comenzamos seleccionando la celda que queremos usar para el resultado (en este caso A6) y luego comenzamos a escribir con un signo igual (=) y la palabra PROMEDIO^(AVERAGE) . Notará que a medida que comienza a escribirlo, se le ofrecen sugerencias y puede hacer clic en PROMEDIO^(AVERAGE) en lugar de escribir la palabra completa, si lo desea.

Asegúrese de tener un paréntesis de apertura^{(opening parenthesis)} en su fórmula antes de agregar nuestro rango de celdas^{(cell range)} .  De lo contrario^(Otherwise) , recibirá un error.

Ahora que tenemos "=PROMEDIO(" escrito en nuestra celda A6^{(A6 cell)} (o la celda que esté usando para el resultado), podemos seleccionar el rango de celdas^{(cell range)} que queremos usar. En este caso, estamos usando A1 a A5.  

Tenga en cuenta que también puede escribirlo manualmente en lugar de usar el mouse para seleccionar el rango. Si tiene un conjunto de datos grande, escribir^{(data set typing)} en el rango probablemente sea más fácil que desplazarse para seleccionarlo. Pero, por supuesto, depende de ti.

Para completar el proceso, simplemente escriba el paréntesis de cierre “^{(closing parenthesis “)} )” y recibirá el promedio de los cinco números. Como puede ver, este proceso es muy similar al proceso SUM () y otras funciones. Una vez que domines una función, las otras serán más fáciles.

Función CONTAR.SI()^{(COUNTIF() Function)}

Digamos que queremos contar cuántas veces aparece un determinado número en un conjunto de datos^{(data set)} .  Primero^(First) , preparemos nuestro archivo para esta función para que tengamos algo que contar. Elimine cualquier fórmula que pueda tener en A6. Ahora, copie A1 a A5 y pegue^{(A5 and paste)} comenzando en A6 o simplemente escriba los mismos números en las celdas hacia abajo comenzando con A6 y el valor de 1 y luego A7 con 2, etc.

Ahora, en A11 comencemos^{(A11 let)} nuestra función/fórmula. En este caso, vamos a escribir “ =COUNTIF (.” Luego, seleccionaremos las celdas A1 a A10 .

Asegúrese de escribir o seleccionar "COUNTIF" y no una de las otras funciones similares a COUNT o no obtendremos el mismo resultado.

Antes de hacer lo que tenemos con nuestras otras funciones, y escribir el paréntesis de cierre "^{(closing parenthesis “)} )", debemos responder la pregunta de criterios y escribir eso, después de una coma "^{(comma “)} ", y antes del paréntesis "^{(parenthesis “)} )".

¿Qué se define por los “criterios”? Ahí es donde le decimos a Excel lo que queremos que cuente (en este caso). Tecleamos una coma y luego un “5” y luego el paréntesis de cierre^{(closing parenthesis)} para obtener el conteo del número de cincos (5) que aparecen en la lista de números. Ese resultado sería dos (2) ya que hay dos ocurrencias.

Función CONCAT o CONCANTENATE()^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

Similar a nuestro ejemplo usando solo el ampersand ( & ) en nuestra fórmula, puede combinar celdas usando la función CONCAT (). Adelante, pruébalo, usando nuestro mismo ejemplo.  

Escriba su nombre en A1 y su apellido en B1. Luego, en C1 escriba ^{(C1 type)} CONCAT (A1, “ “ , B1).

Verás que obtienes el mismo resultado que obtuvimos con el ampersand (&). Mucha gente usa el ampersand porque es más fácil y menos engorroso pero ahora ves que también tienes otra opción.

Nota: Esta función puede estar CONCANTENADA^{(CONCANTENATE)} en su versión de Excel .  Microsoft acortó el nombre de la función^{(function name)} a solo CONCAT y eso tiende a ser más fácil de escribir (y recordar) en las versiones posteriores del software. Afortunadamente, si comienza a escribir CONCA en su barra de fórmulas^{(formula bar)} (después del signo igual), verá qué versión usa su versión de Excel y podrá seleccionarla haciendo clic con el mouse.

Recuerde^(Remember) que cuando comience a escribirlo, para permitir que su versión de Excel revele la función correcta^{(correct function)} , solo escriba "CONCA" (o más corto) y no "CONCAN" (como el comienzo de CONCANTENATE ) o es posible que no vea Excel ' Sugerencia^{(s suggestion)} ya que ahí es donde las dos funciones comienzan a diferir.

No se sorprenda si prefiere usar el método de combinación^{(merge method)} con el signo ampersand (&) en lugar de CONCAT (). Eso es normal.

If/Then Formulas

Digamos que queremos usar una If/Then Formula para identificar el monto del descuento^(Discount) (una especie de segundo descuento) en una nueva columna en nuestro archivo de ejemplo de Excel^{(Excel file)} . En ese caso, primero comenzamos agregando una columna y la estamos agregando después de la Columna F^{(Column F)} y antes de la Columna G^{(Column G)} (nuevamente, en nuestro archivo de ejemplo^{(example file)} descargado ).

Ahora, escribimos la fórmula. En este caso, lo digitamos en F2 y es “=SI(E2>25000, “ DESCUENTO 2^{(DISCOUNT 2)} ”). Esto cumple con lo que busca la fórmula con una prueba (E2 mayor a 25k) y luego un resultado si el número en E2 pasa esa prueba (“ DESCUENTO 2^{(DISCOUNT 2)} ”). 

Ahora, copie F2 y péguelo^{(copy F2 and paste)} en las celdas que le siguen en la columna^{(F column)} F.

La fórmula se ajustará automáticamente para cada celda (referencia de celda relativa), con una referencia a la celda apropiada.  Recuerde^(Remember) que si no desea que se ajuste automáticamente, puede preceder la celda alfa^{(cell alpha)} con un signo de $ además del número, como A1 es $A$1. 

Puede ver, en la imagen de arriba, que aparece "DESCUENTO 2" en todas las celdas de la columna F2^{(F2 column)} . Esto se debe a que la fórmula le dice que mire la celda E2^{(E2 cell)} (representada por $E$2) y no las celdas relativas. Entonces, cuando la fórmula se copia a la siguiente celda (es decir, F3), todavía está mirando la celda E2^{(E2 cell)} debido a los signos de dólar. Entonces, todas las celdas dan el mismo resultado porque tienen la misma fórmula que hace referencia a la misma celda.

Además, si desea que aparezca un valor en lugar de la palabra "FALSO", simplemente agregue una coma y luego la palabra o el número^{(word or number)} que desea que aparezca (el texto debe estar entre comillas) al final de la fórmula, antes del paréntesis final.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Administrar sus proyectos de Excel^{(Managing Your Excel Projects)}

Afortunadamente, con la forma en que están diseñados los documentos de Excel , puede hacer bastante con sus libros de trabajo de Excel^{(Excel Workbooks)} . La capacidad de tener diferentes hojas de trabajo (pestañas) en su documento le permite tener contenido relacionado en un solo archivo. Además, si cree que está creando algo que puede tener fórmulas que funcionan mejor (o peor), puede copiar (opción de clic derecho) sus Hojas^(Worksheet) de trabajo (pestañas) para tener varias versiones de su Hoja^(Worksheet) de trabajo .  

Puede cambiar el nombre de sus pestañas y usar^{(use date)} códigos de fecha para saber qué versiones son las más nuevas (o las más antiguas). Este es solo un ejemplo de cómo puede usar esas pestañas para su ventaja al administrar sus proyectos de Excel.

Aquí hay un ejemplo de cómo cambiar el nombre de sus pestañas en una de las versiones posteriores de Excel . Comienza haciendo clic en la pestaña y obtienes un resultado similar a la imagen aquí: 

Si no recibe esa respuesta, está bien. Es posible que tenga una versión anterior de Excel , pero es algo intuitivo en la forma en que le permite cambiar el nombre de las pestañas. Puede hacer clic con el botón derecho en la pestaña y obtener una opción para "cambiar el nombre" en las versiones anteriores de Excel también y, a veces, simplemente escribir directamente en la pestaña.

Excel le brinda muchas oportunidades en su viaje para aprender a usar Excel . ¡Ahora es el momento de salir y usarlo! Diviértete^{(Have fun)} _

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

In an аrtiсle written in 2018, Robert Half, a company specіаlizing in human resources and the financial іndustry, wrote that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

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