Las listas desplegables en Excel son herramientas poderosas. Le permiten proporcionar a los usuarios una flecha desplegable que, cuando se selecciona, les proporciona una lista de opciones.

Esto puede reducir los errores de ingreso de datos porque evita que los usuarios tengan que escribir las respuestas directamente. Excel incluso le permite extraer los elementos de esas listas desplegables de un rango de celdas.

Sin embargo, no se detiene allí. Con algunas formas creativas de configurar la validación de datos para las celdas desplegables, incluso puede crear múltiples listas desplegables vinculadas, donde los elementos que están disponibles en una segunda lista^{(available in a second list)} dependen de la sección que el usuario hizo en la primera lista.

¿Para qué sirven las listas desplegables enlazadas ^(Good)múltiples^(Linked) ?

Tenga en cuenta que la mayoría de los formularios en línea completan listas desplegables secundarias según lo que responda en la lista desplegable anterior. Esto significa que puede hacer que sus hojas de entrada de datos de Excel sean tan avanzadas como los formularios en línea. Se modificará a sí mismo en función de las respuestas del usuario. 

Por ejemplo, supongamos que está utilizando una hoja de cálculo de Excel para recopilar información de la computadora de sus usuarios que necesitan reparaciones de la computadora^{(computer repairs)} . 

Las opciones de entrada podrían verse así:

• Parte de la computadora^{(Computer Part)} : monitor, mouse , teclado^(Keyboard) , sistema base^{(Base System)}
• Tipo de parte:
  • Monitor : vidrio, carcasa^(Housing) , cable de alimentación^{(Power Cord)} , electrónica interna^{(Internal Electronics)}
  • Ratón^(Mouse) : rueda, luz LED^{(LED Light)} , cable^(Cord) , botones^(Buttons) , carcasa
  • Teclado^(Keyboard) : Teclas, Carcasa^(Housing) , Membrana^(Membrane) , Cordón^(Cord) , Electrónica Interna^{(Internal Electronics)}
  • Sistema base^{(Base System)} : carcasa, botones^(Buttons) , puertos^(Ports) , alimentación^(Power) , electrónica interna^{(Internal Electronics)} , sistema operativo^{(Operating System)}

Como puede ver en este árbol, la información que debe estar disponible para seleccionar "Tipo de pieza" depende de qué pieza de computadora^{(Computer Part)} seleccione el usuario en la primera lista desplegable.

En este ejemplo, su hoja de cálculo puede comenzar con un aspecto similar a este:

Si crea varias listas desplegables vinculadas, puede usar el elemento seleccionado de la lista desplegable en B1 para controlar el contenido de la lista desplegable en B2.

Echemos un vistazo a cómo puede configurar esto. Además, siéntase libre de descargar nuestra hoja de ejemplo de Excel con el siguiente ejemplo.

Cree su hoja de origen de la lista desplegable^{(List Source Sheet)}

La forma más limpia de configurar algo como esto es crear una nueva pestaña en Excel donde puede configurar todos los elementos de su lista desplegable.

Para configurar estas listas desplegables vinculadas, cree una tabla donde el encabezado en la parte superior son todas las partes de la computadora que desea incluir en la primera lista desplegable. Luego enumere todos los elementos (tipos de partes) que deben ir debajo de ese encabezado.

A continuación, querrá seleccionar y nombrar cada rango para que cuando configure la Validación de datos^{(Data Validation)} más adelante, pueda seleccionar el correcto.

Para hacer esto, seleccione todos los elementos debajo de cada columna y nombre ese rango seleccionado igual que el encabezado. Para nombrar una tabla, simplemente escriba el nombre en el campo sobre la columna "A".

Por ejemplo, seleccione las celdas A2 a A5 y nombre ese rango como "Monitor".

Repita este proceso hasta que tenga todos los rangos nombrados apropiadamente. 

Una forma alternativa de hacer esto es usar la función Crear^(Create) a partir de selección^(Selection) de Excel . Esto le permite nombrar todos los rangos como el proceso manual anterior, pero con un solo clic.

Para hacer esto, simplemente seleccione todos los rangos en la segunda hoja que creó. Luego, seleccione Fórmulas^(Formulas) en el menú y seleccione Crear a partir de la selección^{(Create from Selection)} en la cinta.

Aparecerá una ventana emergente. Asegúrese de que solo esté seleccionada la Fila superior^{(Top row)} y luego seleccione Aceptar^(OK) .

Esto usará los valores del encabezado en la fila superior para nombrar cada uno de los rangos debajo de él. 

Configure su primera lista desplegable

Ahora es el momento de configurar sus múltiples listas desplegables vinculadas. Para hacer esto:

1. De vuelta en la primera hoja, seleccione la celda en blanco a la derecha de la primera etiqueta. Luego, seleccione Datos^(Data) en el menú y seleccione Validación de datos^{(Data Validation)} en la cinta.

2. En la ventana Validación de datos que se abre, seleccione ^{(Data Validation)}Lista^(List) en Permitir^(Allow) y, en Origen^(Source) , seleccione el icono de flecha hacia arriba. Esto le permitirá seleccionar el rango de celdas que desea usar como fuente para esta lista desplegable.

3. Seleccione la segunda hoja donde configuró los datos de origen de la lista desplegable y luego seleccione solo los campos de encabezado. Estos se utilizarán para completar la lista desplegable inicial en la celda que ha seleccionado.

4. Seleccione la flecha hacia abajo en la ventana de selección para expandir la ventana Validación de datos^{(Data Validation)} . Verá el rango que ha seleccionado ahora en el campo Fuente^(Source) . Seleccione Aceptar^(OK) para finalizar.

5. Ahora, de vuelta en la hoja principal, notará que la primera lista desplegable contiene cada uno de los campos de encabezado de la segunda hoja.

Ahora que su primera lista desplegable está terminada, es hora de crear su próxima lista desplegable vinculada.

Configure su primera lista desplegable

Seleccione la segunda celda para la que desea cargar los elementos de la lista según lo que esté seleccionado en la primera celda.

Repita el proceso anterior para abrir la ventana Validación de datos . ^{(Data Validation)}Seleccione Lista^(List) en el menú desplegable Permitir . ^(Allow)El campo Fuente^(Source) es lo que extraerá los elementos de la lista según lo que esté seleccionado en la primera lista desplegable.

Para hacer esto, ingrese la siguiente fórmula:

=INDIRECT($B$1)

¿Cómo funciona la función INDIRECTO^(INDIRECT) ?

Esta función devuelve una referencia de Excel válida (en este caso a un rango), desde una cadena de texto. En este caso, la cadena de texto es el nombre del rango pasado por la primera celda ($B$1). Entonces, INDIRECTO toma el nombre del rango y luego proporciona la validación de datos desplegable con el rango correcto asociado con ese nombre.

Nota^(Note) : si configura la validación de datos para este segundo menú desplegable sin seleccionar un valor del primer menú desplegable, verá un mensaje de error. Puede seleccionar Sí^(Yes) para ignorar el error y continuar.

Ahora, pruebe sus nuevas listas desplegables enlazadas múltiples. Use el primer menú desplegable para seleccionar una de las partes de la computadora. Cuando seleccione el segundo menú desplegable, debería ver los elementos de la lista apropiados para esa parte de la computadora. Estos fueron los tipos de partes en la columna de la segunda hoja^{(on the second sheet)} que llenó para esa parte.

Uso de múltiples^{(Multiple Linked)} listas desplegables vinculadas en Excel

Como puede ver, esta es una forma genial de hacer que sus hojas de cálculo sean mucho más dinámicas. Al completar las listas desplegables posteriores en respuesta a lo que los usuarios seleccionan en otras celdas^{(select in other cells)} , puede hacer que sus hojas de cálculo respondan mucho mejor a los usuarios y que los datos sean mucho más útiles.

Juegue con los consejos anteriores y vea qué tipo de listas desplegables enlazadas interesantes puede crear en sus hojas de cálculo. Comparta^(Share) algunos de sus propios consejos interesantes en la sección de comentarios a continuación.

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Drop-down lists in Excel аre powerful tools. They let you provide users with a drop-down arrow that, when selected, рrovides them with a list of choices.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

Related posts

• Cómo insertar rápidamente varias filas en Excel

• Cómo combinar datos en varios archivos de Excel

• Cómo eliminar líneas en blanco en Excel

• Cómo usar la función Hablar celdas de Excel

• Cómo insertar una hoja de cálculo de Excel en un documento de Word

• Cómo usar el análisis What-If de Excel

• Cómo mover columnas en Excel

• Diferencias entre Microsoft Excel Online y Excel para escritorio

• Use Spike para cortar y pegar varios elementos de texto en Word

• Por qué debería usar rangos con nombre en Excel

• Hojas de cálculo de Google vs Microsoft Excel: ¿cuáles son las diferencias?

• 5 formas de convertir texto a números en Excel

• Cómo corregir errores #N/A en fórmulas de Excel como BUSCARV

• Agrupar filas y columnas en una hoja de cálculo de Excel

• Cómo insertar CSV o TSV en una hoja de cálculo de Excel

• Cómo combinar varios documentos de Word juntos

• 4 formas de convertir Excel a Google Sheets

• Conexión de Excel a MySQL

• Cómo usar Flash Fill en Excel

• 2 formas de usar la función de transposición de Excel