Si está acostumbrado a usar versiones anteriores de Excel , las opciones de formato condicional en Excel 2007 , 2010 y 2013 lo sorprenderán. Entonces, ¿por qué querrías molestarte en usar el formato condicional? Bueno, aquí hay un par de razones por las que me encanta usar esta característica de Excel :

1. Para que sus datos sean más atractivos visualmente.

2. Para que sus hojas de cálculo sean más fáciles de entender de un vistazo.

3. Identificar ciertos tipos de números para ayudar en la resolución de problemas^{(problem solving)} .

4. Para ayudarlo a sacar conclusiones de sus datos.

5. Mostrar visualmente al usuario lo que es "bueno" o "malo" usando verde y rojo.

Ahora, puede usar el formato condicional para formatear cada celda en un rango según sus propios criterios (y hay muchas opciones de formato para elegir). Por ejemplo, si tiene una hoja de ganancias^{(profit sheet)} y desea codificar con colores todas las ganancias superiores a $ 200 en verde, todas las ganancias inferiores a $ 200 en amarillo y todas las pérdidas en rojo, entonces puede usar el formato condicional para hacer todo el trabajo rápidamente por usted. .

Formato condicional en Excel

El formato condicional le permite formatear cantidades significativas de datos de forma rápida y sencilla, sin dejar de distinguir diferentes tipos de datos. Puede crear reglas para las opciones de formato que permitirán que Microsoft Excel se formatee automáticamente. Realmente solo tienes que seguir tres sencillos pasos.

Paso 1:^{(Step 1:)} seleccione las celdas que desea formatear.

Paso 2:^{(Step 2:)} Haga clic en el botón Formato condicional en el ^{(Conditional Formatting)}menú Inicio^{(Home menu)} , sección Estilos^{(Styles section)} .

Paso 3:^{(Step 3:)} selecciona tus reglas. Hay reglas de resaltado de celdas^{(Highlight Cells Rules)} y reglas Top/Bottom Rules  en la parte superior que le permiten hacer comparaciones con valores. Para este ejemplo, impusimos tres reglas. La primera era que cualquier valor superior a $200 era verde.

Vale la pena señalar que solo la sección Reglas de resaltado de celdas^{(Highlight Cells Rules section)} también se puede usar para comparar un conjunto de datos con otro conjunto de datos. Todo lo demás solo usará el conjunto de datos que ha resaltado y comparará los valores entre sí. Por ejemplo, cuando uso la regla Mayor que^{(Greater Than rule)} , puedo comparar valores de A1 a A20 con un número específico o puedo comparar A1 a A20 con B1 a B20 .

La misma lógica se aplicó a la segunda y tercera reglas. La segunda regla era que cualquier valor entre $0 y $200 se formateaba en amarillo. La tercera regla era que cualquier valor inferior a $0 se formateaba en rojo. Así es como se ve una parte de la hoja de cálculo terminada.

Si no le gustan estas opciones de formato, Excel tiene muchas opciones nuevas de formato condicional^{(Conditional Formatting)} que puede usar. Por ejemplo, puede insertar iconos como flechas de colores ( Conjuntos de iconos^{(Icon Sets)} ), gráficos de barras como en el segundo ejemplo ( Barras de datos^{(Data Bars)} ) o incluso una gama de colores seleccionados automáticamente como en el último ejemplo ( Escalas de colores^{(Color Scales)} ). Estas tres opciones solo comparan valores del mismo conjunto de datos. Si selecciona A1 a A20 , solo comparará esos valores entre sí.

Si luego decide que no desea que sus celdas tengan un formato condicional, todo lo que tiene que hacer es borrar el formato. Para hacer esto, seleccione el botón Formato condicional y seleccione ^{(Conditional Formatting button and select)} Borrar reglas^{(Clear Rules)} . Luego, seleccione si desea borrar las reglas solo de las celdas seleccionadas o de toda la hoja de cálculo.

Además, si ha creado varias reglas, es posible que olvide qué reglas ha aplicado a qué celdas. Dado que puede aplicar muchas reglas al mismo conjunto de celdas, puede volverse bastante confuso, especialmente si otra persona creó la hoja de cálculo. Para ver todas las reglas, haga clic en el botón Formato condicional^{(Conditional Formatting button)} y luego haga clic en Administrar reglas.^{(Manage Rules.)}

Cuando tiene más de una regla aplicada al mismo rango de celdas, las reglas se evalúan en orden de mayor a menor precedencia. De forma predeterminada, la regla más reciente agregada tendrá la prioridad más alta. Puede cambiar eso haciendo clic en la regla y luego usando los botones de flecha hacia arriba y hacia abajo para cambiar el orden. Además, puede hacer clic en el menú desplegable en la parte superior y ver las reglas solo para la selección actual o para cada hoja del libro.

También hay una casilla de verificación llamada Stop If True , que no entraré en detalles aquí porque es bastante complicada. Sin embargo, puede leer esta publicación de Microsoft que lo explica con gran detalle.

Nuevas opciones de formato condicional Excel 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

Casi todo es igual en Excel 2010 cuando se trata del formato condicional^{(Conditional Formatting)} que se incluyó en Excel 2007 . Sin embargo, hay una característica nueva que realmente lo hace mucho más poderoso.

Anteriormente mencioné que la sección Reglas de resaltado de celdas^{(Highlight Cells Rules)} le permite comparar un conjunto de datos con otro conjunto de datos en la misma hoja de cálculo. En 2010, ahora puede hacer referencia a otra hoja de cálculo en el mismo libro. Si intenta hacer esto en Excel 2007 , le permitirá seleccionar los datos de otra hoja de trabajo, pero le dará un mensaje de error^{(error message)} cuando intente hacer clic en Aceptar al final.

En Excel 2010 , ahora puede hacer esto, pero es un poco complicado, así que lo explicaré paso a paso. Digamos que tengo dos hojas de trabajo y en cada hoja tengo datos de B2 a B12 para algo así como ganancias. Si quiero ver qué valores en B2 a B12 de la hoja 1^{(sheet 1)} son mayores que los valores B2 a B12 de ^(B12)la hoja 2^{(sheet 2)} , primero seleccionaría los valores B2 a B12 en ^(B12)la hoja 1^{(sheet 1)} y luego haría clic en Great Than en Highlight Cells Rules.

Ahora haga clic en el botón de referencia de celda^{(cell reference button)} que he mostrado arriba. El cuadro cambiará y el icono del cursor^{(cursor icon)} se convertirá en una cruz blanca. Ahora siga adelante y haga clic en la hoja 2^{(sheet 2)} y seleccione  SOLO^(ONLY)  la celda B2. NO seleccione todo^(NOT)  el rango de B2 a B12 .

Verá que el cuadro ahora tiene un valor de =Sheet2!$B$2 . Vamos a necesitar cambiar esto a =Sheet2!$B2 . Básicamente, simplemente deshágase del $  que viene antes del 2. Esto mantendrá la columna fija, pero permitirá que el número de fila^{(row number)} cambie automáticamente. Por alguna razón, no solo le permitirá seleccionar todo el rango.

Haga clic^(Click) en el botón de referencia de celda^{(cell reference button)} nuevamente y luego haga clic en Aceptar. Ahora, los valores de la hoja 1^{(sheet 1)} que sean mayores que la hoja 2^{(sheet 2)} se formatearán de acuerdo con las opciones de formato que haya elegido.

¡ Esperemos^(Hopefully) que todo tenga sentido! Al observar Excel 2013 , no parece haber ninguna característica nueva en lo que respecta al formato condicional. Como último consejo, si cree que las reglas predeterminadas no coinciden con lo que está tratando de lograr, puede hacer clic en la  opción ^{(option and start)}Nueva regla^{(New Rule)} y comenzar desde cero. Lo bueno de crear una nueva regla es que puede usar una fórmula para determinar qué celdas formatear, lo cual es muy poderoso.

Aunque el formato condicional parece relativamente fácil y simple en la superficie, puede volverse bastante complejo según sus datos y sus necesidades. Si tiene alguna pregunta, no dude en publicar un comentario. ¡Disfrutar!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

Іf you are used to using older versions of Exсel, the conditional formatting options in Excel 2007, 2010, and 2013 will amazе you. So why would you want to bother using conditional formatting? Well, here are a cоuple оf reasons why I love using this feature of Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

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