El uso de una lista desplegable en Excel puede reducir en gran medida el tiempo necesario para introducir datos en una hoja de cálculo^{(enter data into a spreadsheet)} . Afortunadamente, es muy fácil crear una lista desplegable en Excel . 

Hay algunos métodos para hacer esto, desde simples hasta avanzados. Aprenderás todas las formas de hacerlo en este artículo.

Crear una lista^{(Drop Down List)} desplegable en Excel : método^(Method) simple

La forma más fácil de crear una lista desplegable en Excel es ingresar la lista manualmente. Esto es ideal para situaciones en las que solo necesita una lista desplegable en una sola celda y no necesita actualizarla con frecuencia.

Por ejemplo, si está enviando a las personas un archivo en el que desea que completen algunos campos, y un campo tiene una lista simple de opciones, este método es ideal.

Para crear una lista desplegable usando el método simple:

1. Seleccione la celda o celdas donde desea crear su lista.

2. Seleccione Datos^(Data) en el menú y seleccione Validación de datos^{(Data Validation)} en la cinta.

3. Esto abrirá una ventana de Validación de datos . ^{(Data Validation)}Seleccione la lista desplegable en Permitir^(Allow) y seleccione Lista^(List) .

4. Esto le permite escribir los elementos que desea en su lista manualmente. Simplemente^(Just) escriba cada elemento en el campo Fuente^(Source) con cada elemento separado por comas.

5. Seleccione Aceptar^(OK) . Ahora verá que la celda que seleccionó tiene una flecha desplegable al lado. Cuando seleccione esta flecha, verá todos los elementos que escribió incluidos en esta lista.

Si bien este es el método más rápido para crear una lista desplegable en Excel , también es el más difícil de mantener. La modificación de la lista requiere volver a la configuración de validación y actualizar el campo Fuente^(Source) . 

Si crea una gran cantidad de este tipo de listas desplegables en Excel , podría requerir mucho trabajo modificarlas. Por eso es importante usar este método solo para celdas individuales y para listas que no espera cambiar. 

Crear una lista^{(Drop Down List)} desplegable en Excel : usando un rango

Si desea una solución más flexible, puede extraer elementos para su lista de un rango de otras celdas^{(a range of other cells)} en Excel. 

Para hacer esto:

1. Primero^(First) , enumere todos los elementos que desea en su lista en cualquier columna de celdas. Puede ingresarlos en la hoja de cálculo actual o en cualquier otra hoja.

2. Repita el proceso anterior para seleccionar la celda y abrir la ventana Validación de datos . ^{(Data Validation)}Establezca el campo Permitir en ^(Allow)Lista^(List) . Esta vez, en lugar de escribir cualquier cosa en el campo Fuente^(Source) , seleccione el icono de flecha hacia arriba a la derecha de este campo. Esta es la opción de selección de rango que le permite seleccionar el campo del que desea extraer los elementos de su lista.

3. Verá que la ventana Validación de datos^{(Data Validation)} se contrae para que pueda ver la hoja completa. Arrastre el puntero del mouse hacia abajo por todo el rango de celdas que incluyen todos los elementos de la lista que desea incluir. Cuando haya terminado de hacer esto, seleccione el icono de flecha hacia abajo a la derecha del campo de selección. Esto expandirá la ventana Validación de datos nuevamente.^{(Data Validation)}

4. Verá que el rango que seleccionó ahora aparece en el campo Fuente^(Source) . Simplemente^(Just) seleccione Aceptar^(OK) para aceptar esta configuración. 

5. Ahora, cuando seleccione la flecha desplegable a la derecha de la celda que configuró como una lista desplegable, verá todos los elementos incluidos del rango que acaba de seleccionar.

Lo bueno de este enfoque es que puede cambiar cualquiera de los elementos de esa lista simplemente modificando cualquier celda del rango. Cualquier cambio que realice allí actualizará todas las listas desplegables que creó donde seleccionó este rango como fuente.

Este método es mejor cuando desea formatear muchas celdas^{(format a lot of cells)} en un menú desplegable utilizando los mismos elementos de la lista. Puede hacer que el contenido de un solo rango controle los elementos de todas esas listas, y no importa cuántos haya.

Agregar elementos a su lista

Además de cambiar los elementos de su rango para actualizar sus listas, también puede agregar nuevos elementos. No podrá agregar un elemento al final del rango, porque su selección de rango está limitada por la primera y la última celda que haya seleccionado.

En su lugar, deberá insertar una nueva entrada en algún lugar en el medio del rango. Excel actualizará dinámicamente su selección de rango en la configuración de validación de datos para incluir el nuevo rango que aumentó en una celda.

Para hacer esto:

1. Haga clic con el botón derecho en cualquier celda de su rango de origen y seleccione Insertar^(Insert) en el menú desplegable.

2. En la pequeña ventana de selección, seleccione Desplazar celdas hacia abajo^{(Shift cells down)} y seleccione Aceptar^(OK) . Esto moverá todas las celdas en el rango hacia abajo en uno, insertando una celda en blanco donde ha seleccionado.

3. Escriba el nuevo elemento que desea agregar en la celda vacía que acaba de crear.

Ahora, cuando seleccione el ícono de la flecha hacia abajo^{(down arrow icon)} a la derecha de la celda de la lista desplegable que creó, verá el nuevo elemento que acaba de agregar en el rango.

Esta es una manera fácil de agregar nuevos elementos a su lista desplegable, pero requiere algunos pasos adicionales. Ciertamente, no es tan simple como agregar un nuevo elemento al final de su rango. 

Si desea hacer eso, solo tendrá que cambiar la forma en que configuró la validación de datos^{(data validation)} para su rango. Puede aprender cómo hacer esto en la siguiente sección.

Adición dinámica de elementos^(Items) a su lista

Para una forma más conveniente de agregar elementos a su lista desplegable simplemente escribiendo el nuevo elemento al final de su rango configurado, deberá usar la función ^(function)COMPENSACIÓN^(OFFSET) .

Con la celda de la lista desplegable seleccionada, seleccione Datos^(Data) del menú y Validación de datos^{(Data Validation)} de la cinta.

En la ventana Validación de datos^{(Data Validation)} , cambie el Origen a lo siguiente:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Cambie $E$1 y $E:$E en la fórmula^{(the formula)} para usar la letra de la columna donde ingresó su lista de artículos. Seleccione Aceptar^{(Select OK)} para confirmar esta nueva configuración de Validación de datos .^{(Data Validation)}

Así es como funciona la fórmula:

• Los argumentos 0 en la función OFFSET le dicen que no aplique ningún desplazamiento a columnas o filas.
• La salida de la función COUNTA le dice a la función OFFSET la altura del rango.
• La función CONTARA^(COUNTA) cuenta el número de celdas que no están vacías en la columna que contiene su rango.

Ahora, cada vez que agrega un nuevo valor a esa columna, el parámetro de altura de la función OFFSET aumenta en uno, y la función OFFSET devuelve el rango completo, actualizado para incluir su nueva entrada.

Para ver esto en acción, simplemente agregue una nueva entrada a su rango de artículos. Seleccione la flecha desplegable a la derecha de su celda desplegable y verá que su nueva entrada aparece en la lista desplegable.

Tenga en cuenta que es posible que deba usar la barra de desplazamiento a la derecha si su lista de elementos es larga.

Eliminar una lista desplegable en Excel

Finalmente, si alguna vez desea eliminar la opción desplegable de cualquiera de las celdas donde configuró esto, simplemente seleccione esa celda y abra la ventana Validación de datos nuevamente.^{(Data Validation)}

Cambie el menú desplegable Permitir a ^(Allow)Cualquier valor^{(Any value)} y seleccione Aceptar^(OK) . 

Una vez que cambie esta configuración, verá que la celda volverá a la normalidad.

Creación de listas desplegables en Excel

Crear una lista desplegable en Excel es fácil y tiene muchas opciones para elegir. El método que elija solo depende de cuántas celdas planee habilitar con una lista de elementos y qué tan flexible le gustaría que fuera la lista de elementos. Si planea cambiar los elementos de la lista con frecuencia, definitivamente use el enfoque dinámico.

How to Create a Drop Down List in Excel

Using a dropdown list in Excel can greatly reduсe the time it may take to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel. 

There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.

Create a Drop Down List in Excel: Simple Method

The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.

For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.

To create a drop down list using the simple method:

1. Select the cell or cells where you want to create your list.

2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.

3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.

4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.

5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.

While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field. 

If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change. 

Create a Drop Down List in Excel: Using a Range

If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel. 

To do this:

1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.

2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.

3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.

4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings. 

5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.

The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.

This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.

Adding Items to Your List

In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.

Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.

To do this:

1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.

2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.

3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.

Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.

This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range. 

If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.

Dynamically Adding Items to Your List

For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.

With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.

In the Data Validation window, change the Source to the following:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.

Here’s how the formula works:

• The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
• The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
• The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.

Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.

To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.

Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.

Removing a Drop Down List in Excel

Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.

Change the Allow dropdown to Any value and select OK. 

Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.

Creating Drop Down Lists in Excel

Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.

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