Si busca crear e imprimir etiquetas^{(create and print labels)} de cualquier tipo, no busque más allá de Microsoft Word y Excel . Puede almacenar los datos de sus etiquetas en Excel y luego obtener esos datos en Word para guardar o imprimir sus etiquetas.

En esta guía, aprenderá cómo crear una hoja de cálculo de etiquetas en Excel que sea compatible con Word , configurar sus etiquetas y guardarlas o imprimirlas.

1. Ingrese los datos de sus etiquetas en una hoja de cálculo de Excel^{(1. Enter the Data for Your Labels in an Excel Spreadsheet)}

El primer paso es crear una hoja de cálculo de Excel con los datos de su etiqueta. Asignará un encabezado apropiado a cada campo de datos para que pueda recuperar los encabezados en Word .

Para el siguiente ejemplo, crearemos una hoja de cálculo con los siguientes campos:

• Primer nombre
• Apellido
• Dirección
• Ciudad
• Expresar
• Código postal

Para comenzar a crear su hoja de cálculo de Excel :

1. Inicie Microsoft Excel en su computadora Windows o Mac y cree una nueva hoja de cálculo.
2. En la pantalla de la hoja de cálculo de Excel, seleccione la primera celda de la primera fila y escriba First Name .

1. Seleccione la primera celda de la columna B y escriba ^(B)Apellido^{(Last Name)} . De manera similar, agregue Street Address , City , State y ZIP Code a las primeras filas de las columnas C , D , E y F , respectivamente.^(F)
2. Ahora agregue los datos debajo de cada encabezado que acaba de crear. Tu hoja de cálculo debería verse así:

1. Cuando haya terminado de agregar datos, guarde su hoja de cálculo seleccionando Archivo^(File) en la parte superior.
2. Seleccione Guardar^(Save) en la barra lateral izquierda.
3. Seleccione Examinar^(Browse) en el panel de la derecha.

1. Elija una carpeta para guardar su hoja de cálculo, ingrese un nombre para su hoja de cálculo en el campo Nombre de archivo^{(File name)} y seleccione Guardar^(Save) en la parte inferior de la ventana.

1. Cierra la ventana de Excel.

Su hoja de cálculo de Excel ya está lista.

2. Configurar etiquetas en Word^{(2. Configure Labels in Word)}

El segundo paso es configurar las dimensiones^{(configure the dimensions)} de tus etiquetas en Word . Hay varios diseños de etiquetas predefinidos entre los que puede elegir. Incluso puede crear su propia etiqueta con dimensiones personalizadas, si lo desea.

1. Inicie Microsoft Word en su computadora Windows o Mac y comience un nuevo documento en blanco.
2. En la pantalla de edición de documentos, seleccione la pestaña Mailings de la barra de herramientas superior.^(Mailings)
3. En la pestaña^(Mailings) Correos , seleccione Iniciar combinación^{(Start Mail Merge)} de correspondencia y luego elija Etiquetas^(Labels) en el menú.

1. En la ventana que se abre, seleccione un proveedor de etiquetas^{(Label vendors)} del menú desplegable Proveedores de etiquetas. Luego, seleccione un tipo de etiqueta de la lista Número de producto^{(Product number)} . Finalmente, seleccione Aceptar^(OK) .

1. Si desea crear una etiqueta personalizada, seleccione el botón Nueva etiqueta^{(New Label)} y especifique las dimensiones de su etiqueta en la siguiente ventana.

1. El diseño de su etiqueta ahora está configurado y mantenga este documento abierto en Word .

3. Llevar los datos de Excel al documento de Word^{(3. Bring the Excel Data Into the Word Document)}

Ahora que sus etiquetas están configuradas, importe los datos que guardó^{(import the data you saved)} en su hoja de cálculo de Excel a su documento de ^(Excel)Word . No necesita abrir Excel para hacer esto.

Para comenzar:

1. Mientras su documento de Word aún está abierto, seleccione la pestaña Correos^(Mailings) en la parte superior.
2. En la pestaña Correos, seleccione Seleccionar ^(Mailings)destinatarios^{(Select Recipients)} y elija Usar una lista existente^{(Use an Existing List)} . Le está diciendo a Word que quiere usar una lista predefinida para sus etiquetas.

1. En la ventana del Explorador de archivos^{(File Explorer)} que se abre, navegue hasta la carpeta que contiene la hoja de cálculo de Excel que creó anteriormente. Haga doble clic en^{(Double-click)} la hoja de cálculo para importarla a su documento de Word .

1. Word abrirá una ventana Seleccionar tabla . ^{(Select Table)}Aquí, seleccione la hoja que contiene los datos de la etiqueta.
2. Marque la opción La primera fila de datos contiene encabezados de columna^{(First row of data contains column headers)} y seleccione Aceptar^(OK) .

4. Agregue etiquetas de Excel a un documento de Word^{(4. Add Labels from Excel to a Word Document)}

Ahora especificará los campos que le gustaría usar en sus etiquetas.

Para hacer eso:

1. Asegúrese de estar todavía en el documento de etiquetas en Word .
2. Seleccione la pestaña Correos^(Mailings) en la parte superior y luego, en la sección Escribir e insertar campos^{(Write & Insert Fields)} , seleccione la opción Bloque de direcciones .^{(Address Block)}

1. En la ventana Insertar bloque de direcciones^{(Insert Address Block)} que se abre, seleccione el botón Coincidencia de campos^{(Match Fields)} .

1. Word abre una ventana de Campos de coincidencia . ^{(Match Fields)}Aquí, asegúrese de que cada campo en Requerido para el bloque de direcciones^{(Required for Address Block)} coincida con el campo apropiado en su hoja de cálculo. Por ejemplo, la Dirección 1^{(Address 1)} debe configurarse para usar la Dirección de la calle^{(Street Address)} de su hoja de cálculo, y así sucesivamente.

1. Seleccione Aceptar^(OK) para cerrar la ventana.
2. De vuelta en la ventana Insertar bloque de direcciones^{(Insert Address Block)} , puede ver una vista previa de su etiqueta. Asegúrese de que esta vista previa represente las etiquetas reales que desea crear. Luego, seleccione Aceptar^(OK) en la parte inferior de la ventana.

1. En su documento de Word , notará que la primera etiqueta ahora dice <<AddressBlock>> .
2. Seleccione la pestaña Envíos en la parte superior y luego seleccione ^(Mailings)Actualizar etiquetas^{(Update Labels)} .

1. Todas las etiquetas en su documento ahora deberían decir <<AddressBlock>> .

5. Crear etiquetas desde Excel en un documento de Word^{(5. Create Labels From Excel in a Word Document)}

Word ahora tiene todos los datos que necesita para generar sus etiquetas. Ahora finalizará el proceso y Word mostrará los datos reales de cada etiqueta:

1. En la pestaña Correos^(Mailings) de Word, seleccione la opción Finalizar y fusionar y elija ^{(Finish & Merge)}Editar documentos individuales^{(Edit Individual Documents)} en el menú.

1. En la ventana que se abre, elija Todo^(All) y seleccione Aceptar^(OK) .

1. Su documento de Word ahora debería mostrar todas sus etiquetas con sus datos individuales.

Ahora puede guardar este documento de etiquetas, generar un PDF a partir de él o imprimir físicamente el documento (etiquetas).

6. Guarde las etiquetas de Word creadas desde Excel como PDF^{(Save Word Labels Created from Excel as PDF)}

No tiene que usar una herramienta de terceros para guardar el documento de etiquetas de Word como PDF:

1. Seleccione la pestaña Archivo en la parte superior de la ventana de Word.^(File)
2. En la barra lateral de la izquierda, seleccione Guardar como^{(Save As)} .
3. Elija Examinar^(Browse) en el panel derecho.

1. Seleccione una carpeta para guardar su PDF , ingrese un nombre para su PDF en el campo Nombre de archivo^{(File name)} , elija PDF en el menú desplegable Guardar como tipo y seleccione ^{(Save as type)}Guardar^(Save) .

7. Imprima etiquetas de palabras creadas desde Excel^{(Print Word Labels Created From Excel)}

Puede imprimir sus etiquetas directamente desde Word . Asegúrese^(Make) de que su impresora esté conectada a su computadora^{(printer is connected to your computer)} cuando realice la impresión:

1. Seleccione la pestaña Archivo en la parte superior de la ventana de Word.^(File)
2. Seleccione Imprimir^(Print) en la barra lateral izquierda.

1. Elija una impresora del menú Impresora^(Printer) en el panel derecho y luego seleccione Imprimir^(Print) en la parte superior.

Y ya está todo listo.

Como puede ver arriba, Word y Excel lo ayudan a crear casi todo tipo de etiquetas en sus computadoras Windows y Mac . Si esto le ayudó a generar el tipo de etiquetas en Excel que deseaba, háganoslo saber en los comentarios a continuación.

How to Create Labels in Word from an Excel Spreadsheet

If you’re looking to create and print labels of any kind, look no further than Microsoft Word and Excel. You can store your label data in Excel and then fetch that data in Word to save or print your labels.

In this guide, you’ll learn how to create a label spreadsheet in Excel that’s compatible with Word, configure your labels, and save or print them.

1. Enter the Data for Your Labels in an Excel Spreadsheet

The first step is to create an Excel spreadsheet with your label data. You’ll assign an appropriate header to each data field so you can retrieve the headers in Word.

For the following example, we’ll create a spreadsheet with the following fields:

• First Name
• Last Name
• Street Address
• City
• State
• ZIP Code

To start creating your Excel spreadsheet:

1. Launch Microsoft Excel on your Windows or Mac computer and create a new spreadsheet.
2. On Excel’s spreadsheet screen, select the first cell in the first row and type First Name.

1. Select the first cell in the B column and type Last Name. Similarly, add Street Address, City, State, and ZIP Code to the C, D, E, and F columns’ first rows, respectively.
2. Now add the data beneath each header you just created. Your spreadsheet should look something like this:

1. When you’ve finished adding data, save your spreadsheet by selecting File at the top.
2. Select Save in the left sidebar.
3. Select Browse in the pane on the right.

1. Choose a folder to save your spreadsheet in, enter a name for your spreadsheet in the File name field, and select Save at the bottom of the window.

1. Close the Excel window.

Your Excel spreadsheet is now ready.

2. Configure Labels in Word

The second step is to configure the dimensions of your labels in Word. There are several predefined label layouts that you can choose from. You can even create your own label with custom dimensions, if you want.

1. Launch Microsoft Word on your Windows or Mac computer and start a new blank document.
2. On the document editing screen, select the Mailings tab from the top toolbar.
3. In the Mailings tab, select Start Mail Merge and then choose Labels from the menu.

1. In the window that opens, select a label vendor from the Label vendors dropdown menu. Then, select a label type from the Product number list, Finally, select OK.

1. If you’d like to create a custom label, select the New Label button and specify your label dimensions on the following window.

1. Your label layout is now configured, and keep this document open in Word.

3. Bring the Excel Data Into the Word Document

Now that your labels are configured, import the data you saved in your Excel spreadsheet into your Word document. You don’t need to open Excel to do this.

To start:

1. While your Word document is still open, select the Mailings tab at the top.
2. In the Mailings tab, select Select Recipients and choose Use an Existing List. You’re telling Word you want to use a predefined list for your labels.

1. In the File Explorer window that opens, navigate to the folder containing the Excel spreadsheet you created above. Double-click the spreadsheet to import it into your Word document.

1. Word will open a Select Table window. Here, select the sheet that contains the label data.
2. Tick mark the First row of data contains column headers option and select OK.

4. Add Labels from Excel to a Word Document

You will now specify the fields you’d like to use in your labels.

To do that:

1. Ensure you’re still on the labels document in Word.
2. Select the Mailings tab at the top, and then from the Write & Insert Fields section, select the Address Block option.

1. On the Insert Address Block window that opens, select the Match Fields button.

1. Word opens a Match Fields window. Here, make sure each field in the Required for Address Block matches with the appropriate field in your spreadsheet. For example, Address 1 should be set to use Street Address from your spreadsheet, and so on.

1. Select OK to close the window.
2. Back on the Insert Address Block window, you can see a preview of your label. Ensure this preview represents the actual labels you want to create. Then, select OK at the bottom of the window.

1. In your Word document, you’ll notice the first label now says <<AddressBlock>>.
2. Select the Mailings tab at the top and then select Update Labels.

1. All labels in your document should now say <<AddressBlock>>.

5. Create Labels From Excel in a Word Document

Word now has all the data it needs to generate your labels. You will now finish the process and Word will display the actual data for each label:

1. In the Mailings tab of Word, select the Finish & Merge option and choose Edit Individual Documents from the menu.

1. In the window that opens, choose All and select OK.

1. Your Word document should now display all your labels with their individual data.

You can now save this labels document, generate a PDF out of it, or physically print the document (labels).

6. Save Word Labels Created from Excel as PDF

You don’t have to use a third-party tool to save your Word’s label document as PDF:

1. Select the File tab at the top of the Word window.
2. From the sidebar on the left, select Save As.
3. Choose Browse on the right pane.

1. Select a folder to save your PDF in, enter a name for your PDF in the File name field, choose PDF from the Save as type dropdown menu, and select Save.

7. Print Word Labels Created From Excel

You can print your labels directly from Word. Make sure your printer is connected to your computer when you perform printing:

1. Select the File tab at the top of the Word window.
2. Select Print in the left sidebar.

1. Choose a printer from the Printer menu on the right pane, and then select Print at the top.

And you’re all set.

As you can see above, Word and Excel help you create nearly all kinds of labels on your Windows and Mac computers. If this helped you generate the type of labels in Excel that you wanted, let us know in the comments below.

Related posts

• Cómo utilizar Mail Merge en Word a Create Letters, Labels, Y Sobres

• Cómo crear un Flowchart en Word and Excel

• Cómo Create and Use AutoText en Microsoft Word

• Cómo crear formularios rellenables en Word

• Insertar una hoja de cálculo de Excel en un documento de Word

• Cómo encontrar valores coincidentes en Excel

• Cómo Group Worksheets en Excel

• Cómo agregar barras de error en Excel

• Cómo insertar una firma en un Microsoft Word Document

• Cómo entender el análisis hipotético en Microsoft Excel

• Autoajustar anchos de columna y alturas de fila en Excel

• Cómo mostrar marcas de formato en Word

• Cómo crear Gantt Charts en Microsoft Excel

• 12 consejos y trucos útiles de Microsoft Word

• Use la ventana de observación de Excel para monitorear celdas importantes en un libro de trabajo

• Vuelva el texto de bloqueo de mayúsculas a la normalidad en MS Word

• Cómo hacer un gráfico o cuadro simple en Excel

• Cómo crear un Drop Down List en Excel

• Cómo ocultar hojas, celdas, columnas y fórmulas en Excel

• Cómo realizar un seguimiento de los cambios en Word (en línea, móvil y escritorio)